Intern tillsynsplanering

Sätt ramar, definiera problem och värdera åtgärder

I detta inledande skede handlar det om att avgöra vart tillsynsinsatser ska riktas och på vilket sätt. Exempelvis:

• Resurser och tidsramar.
  • Har vi resurser för arbetet med skrivelser och beslut som behöver göras efter att avloppsanläggningarna har kontrollerats?
  • Vilket underlag behöver vi samla in under tillsynens gång för att kunna följa upp den?
  • Ska vi samordna tillsynsarbetet med annan tillsyn eller annat lokalt åtgärdsarbete?
• Kommunikation
  • Hur ska tillsynen kommuniceras utåt?
  • Intern kommunikation
    • Tekniska nämnden. Kan det bli tal om kommunalt VA eller någon annan gemensamhetslösning i området där tillsyn är planerad?
    • Byggnadsnämnden. Kan tillsyn av små avloppsanläggningar i ett visst område medföra krav på en samhällsutveckling som till exempel byggnadsnämnden inte är beredd på? Hur ser kommunens fysiska planering ut?
  • Vilka andra aktörer behöver vi kontakta?

Planera kommunikationen

Ett sätt att i förväg tänka igenom tillsynen och hur kommunikation/ information ska ske med berörda aktörer är att upprätta en kommunikationsplan. Den kan se ut på många olika sätt, men områden som bör finnas med är målgrupper, budskap, aktiviteter och uppföljning, se avsnitt Exempel på kommunikationsplan.

Själva kommunikationsplaneringen är en process där man sorterar, strukturerar och prioriterar, vilket i sin tur gör att projektgruppen får en gemensam utgångspunkt för det fortsatta arbetet. Relevanta frågor att ställa sig är:

• Vad vill vi uppnå med tillsynen? Mål och syfte.
• På vilka sätt kan kommunikation bidra till att uppnå målet?
• Vem är viktigast att kommunicera med? Det kan vara flera olika målgrupper.
• Varför ska vi kommunicera med dem? Vad har målgrupperna för kunskap, åsikter och tankar, samt vilja att göra rätt. Behöver vi ge dem kunskap, få dem att känna eller tycka annorlunda eller få dem att faktiskt göra saker på ett annat sätt med kommunikationen?
• Vad vill vi att de som vi kommunicerar med ska veta, känna och göra? Vad är vårt budskap?
• Hur når vi dem? Vilka kanaler och aktiviteter?
• När ska vi kommunicera med målgruppen?

Exempel på kommunikationsplan

För att kommunikationsplaneringen ska fungera som avsett behöver målgrupper och budskap identifieras och en aktivitetsplan tas fram, se tabell 11.

Övriga målgrupper kan vara andra myndigheter, andra kommuner och andra förvaltningar inom kommunen.

I aktivitetsplanen, se tabell 11, listas alla aktiviteter, när de ska göras, vilken målgrupp de riktar sig till och vem som är ansvarig för att driva aktiviteten.

Sätt upp mål och indikatorer för uppföljning och utvärdering

Med många, kanske flera tusen, små avloppsanläggningar i en kommun är det mycket att hålla reda på för tillsynsmyndigheten. Generellt är det lättare att arbeta med planering och genomförande än uppföljning, men ska ett åtgärdsarbete bedrivas effektivt behövs en systematisk uppföljning. Att visa vad tillsynsarbetet uppnår är viktig återkoppling till alltifrån verksamhetsutövarna till den politiska styrningen i kommunen.

Avloppstillsyn i projektform över längre tid med uppsatta mål, definierad genomförandetid och uppföljning har visat sig bidra till en bättre målstyrning så att tillsynsplanen kan uppfyllas. Välfungerande mål ska vara Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsatta och Ansvarsfördelade, så kallade SMARTA mål.

Planera tidigt vad som ska följas upp så att uppgifter som behövs samlas in under projektets gång. Fundera på vilket syfte uppföljningen har och vad resultatet av uppföljningen ska användas till. Återkoppling till verksamhetsutövare eller den kommunala politiken - vad är det i så fall de vill veta? Vad behövs i så fall?

Bestäm till exempel hur registrering i tillsynsregistret ska ske för att det ska gå att följa upp hur tillsynen fortlöper. Indikatorer som visar på resultat av tillsynen skulle till exempel kunna vara hur många små avloppsanläggningar som har

• fått tillsyn och på vilket sätt tillsynen skett?
• fått krav på åtgärder samt vilken typ av åtgärder?
• åtgärdats?

För verksamhetsutövarna kan antal åtgärdade avloppsanläggningar vara intressant för att uppfatta tillsynen som rättvis och att alla bidrar. Det kan även vara bra att informera om andra åtgärder som pågår för att skapa engagemang. Det kan till exempel vara intressant att titta på provtagningar från eventuella badplatser och visa hur badvattenkvaliteten påverkats av att avloppen åtgärdats.

För den egna förvaltningen kan ett fokus på prioritering och på arbetsprocessen vara intressant, hur tillsynsarbetet kan förbättras. För kommunpolitiker kan en blandning av ovanstående vara det mest intressanta.

Glöm inte att dokumentera under projektets gång. För att underlätta utvärdering och återförande av vunna lärdomar kan det vara bra att löpande under hela projektet föra projektdagbok.