Intern tillsynsplanering

Hitta på sidan

Alla myndigheter med ansvar för tillsyn enligt miljöbalken ska enligt miljötillsynsförordningen 1 kap. 12 § årligen följa upp och utvärdera sin egen tillsyn.

Det kan därför finnas fördelar med att lägga upp tillsynsarbetet i projektform. Med projektform menar vi här inte att tillsynen av små avloppsanläggningar endast ska bedrivas under en begränsad tid, däremot att tillsynen kan ske i den administrativa formen av projekt. Projektformen ger bra förutsättningar för styrning, kontroll och uppföljning och ett tillsynsprojekt utgår lämpligen från årsplaneringen i tillsynsplanen Se även Naturvårdsverkets vägledning om uppföljning och utvärdering av tillsynen.

Projektledning och projektägare

Att arbeta i projektform innebär att det blir naturligt att utse såväl en projektledare/samordnare som en projektägare. Det blir tydligare för alla inblandade när det finns någon som har det övergripande operativa ansvaret för att tillsynsarbetet följer tillsynsplanen, respektive någon som äger tillsynsprojektet och som projektledaren och arbetsgruppen kan återkoppla till. Projektägare kan till exempel förvaltningschefen eller miljönämnden vara.

Sätt ramar, definiera problem och värdera åtgärder

I detta inledande skede handlar det om att avgöra vart tillsynsinsatser ska riktas och på vilket sätt. Exempelvis:

  • Resurser och tidsramar.
    • Har vi resurser för arbetet med skrivelser och beslut som behöver göras efter att avloppsanläggningarna har kontrollerats?
    • Vilket underlag behöver vi samla in under tillsynens gång för att kunna följa upp den?
    • Ska vi samordna tillsynsarbetet med annan tillsyn eller annat lokalt åtgärdsarbete?
  • Kommunikation
    • Hur ska tillsynen kommuniceras utåt?
    • Intern kommunikation
      • Tekniska nämnden. Kan det bli tal om kommunalt VA eller någon annan gemensamhetslösning i området där tillsyn är planerad?
      • Byggnadsnämnden. Kan tillsyn av små avloppsanläggningar i ett visst område medföra krav på en samhällsutveckling som till exempel byggnadsnämnden inte är beredd på? Hur ser kommunens fysiska planering ut?
    • Vilka andra aktörer behöver vi kontakta?

Planera kommunikationen

Ett sätt att i förväg tänka igenom tillsynen och hur kommunikation/ information ska ske med berörda aktörer är att upprätta en kommunikationsplan. Den kan se ut på många olika sätt, men områden som bör finnas med är målgrupper, budskap, aktiviteter och uppföljning, se avsnitt Exempel på kommunikationsplan.

Själva kommunikationsplaneringen är en process där man sorterar, strukturerar och prioriterar, vilket i sin tur gör att projektgruppen får en gemensam utgångspunkt för det fortsatta arbetet. Relevanta frågor att ställa sig är:

  • Vad vill vi uppnå med tillsynen? Mål och syfte.
  • På vilka sätt kan kommunikation bidra till att uppnå målet?
  • Vem är viktigast att kommunicera med? Det kan vara flera olika målgrupper.
  • Varför ska vi kommunicera med dem? Vad har målgrupperna för kunskap, åsikter och tankar, samt vilja att göra rätt. Behöver vi ge dem kunskap, få dem att känna eller tycka annorlunda eller få dem att faktiskt göra saker på ett annat sätt med kommunikationen?
  • Vad vill vi att de som vi kommunicerar med ska veta, känna och göra? Vad är vårt budskap?
  • Hur når vi dem? Vilka kanaler och aktiviteter?
  • När ska vi kommunicera med målgruppen?

Exempel på kommunikationsplan

För att kommunikationsplaneringen ska fungera som avsett behöver målgrupper och budskap identifieras och en aktivitetsplan tas fram, se tabell 11.

Tabell 10 Exempel på kommunikationsplan: Målgrupper och budskap

Vem?

Varför?

Vad?

Verksamhets-utövare

Verksamhetsutövarna ska veta att det är deras ansvar att ha en fungerande avloppsanläggning, varför det är viktigt och hur tillsyns- och tillståndsprocesserna går till. De ska vara säkra på att de gör rätt och att det är rättvist.

Fakta om regler, krav och tillsyns- och tillståndsprocesserna samt information om belastade vattendrag/dricksvattenstatus/
badvattenstatus eller annat relevant i närområdet.Bekräftelser på att verksamhetsutövarna gör rätt och att miljöförvaltningen arbetar rättvist samt vilket resultat tillsynen fick.

Entreprenörer

Entreprenörerna ska veta vilka krav kommunen ställer och vilket ansvar de har samt hur tillsyns- och tillståndsprocesserna går till.

Fakta om bland annat regler och tillsyns- och tillståndsprocesserna.

Service-organisationer för tekniskt avancerade anläggningar

Serviceorganisationerna ska veta hur tillsynsprocessen går till och vilken betydelse deras dokumentation av servicen har för tillsynen. De kan också ge miljöförvaltningen viktig information om till exempel uttag av representativa prover och liknande.

Fakta om bland annat regler och tillsyns- och tillståndsprocesserna.

Medier

Journalisterna ska veta vad som är på gång och varför.

Information om när tillsynen startar, vad resultatet blev och varför det är viktigt.

Miljönämnden

 

Miljönämnden ska veta vad som är på gång och varför. De ska känna förtroende för att förvaltningen gör sitt jobb och stötta när det behövs.

Information/dialog om när tillsynen startar, varför det är viktigt och vad resultatet sedan blev.

Teknisk förvaltning

Den tekniska förvaltningen ska veta vad som är på gång samt förstå behovet av att planera kommunens va-lösningar i samförstånd.

Dialog i ett mycket tidigt skede om att tillsyn är på gång samt efteråt få information om resultatet av tillsynen.

Övriga målgrupper kan vara andra myndigheter, andra kommuner och andra förvaltningar inom kommunen.

I aktivitetsplanen, se tabell 11, listas alla aktiviteter, när de ska göras, vilken målgrupp de riktar sig till och vem som är ansvarig för att driva aktiviteten.

Tabell 11 Exempel på aktivitetsplan

Hur?
(vilken aktivitet)

När?

Innehåll

Målgrupp

Ansvarig

Inför tillsynsprojektet

Skapa forum för dialog och gemensamma beslut inom kommunen

(fyll i vecka)

Hålla regelbundna möten. Viktigt att ha rutiner och föra anteckningar. Återkoppla status på alla genomförda tillsynsprojekt.

Teknisk förvaltning

(fyll i ansvarig)

Information på nämnd

(fyll i vecka)

Hur tillsynen av små avlopp prioriteras, hur till exempel, dricksvatten­status och status på yt- och grundvatten­förekomsterna är, hur tillsynsplanen ser ut och hur mycket små avlopps­­­anläggningar påverkar.

Miljö­­nämnden

(fyll i ansvarig)

Information på webbplats

(fyll i vecka)

Hur tillsynen av små avlopp prioriteras, hur till exempel, dricksvatten­status och status på yt- och grundvatten­förekomsterna är, hur tillsynsplanen ser ut och hur mycket små avlopps­­anläggningar påverkar.

Fakta om hur många små avlopps­anläggningar det finns i kommunen och hur många som nu är kontrollerade. Gärna en karta som berättar var tillsyn är på gång och var tillsyn är genomförd, samt hur många anläggningar som var bra eller dåliga.

Verksamhets­utövare
Medier

(fyll i ansvarig)

Information på webbplats

(fyll i vecka)

Fakta om vilka olika avloppstekniker som finns.

Entre­prenör
Verksamhets­utövare

(fyll i ansvarig)

Brevutskick 1


Direktadresserat brev med information om att tillsyn nu startar och hur det går till + frågeformulär. Bifogas:
– information om vilka krav som ställs på en anläggning

– infoblad som berättar om status för närliggande vattendrag etc.

– information om skötsel av avlopp

Hänvisa till webbplatsen där det ligger mer och tydligare information om hur man kan kontrollera och bedöma sitt avlopp.

Verksamhets­utövare

(fyll i ansvarig)

Brevutskick 2

(fyll i vecka)

Brev med information om tid för inspektion till de verksamhets­utövare som inte svarat på frågeformulär.

Verksamhets­utövare

(fyll i ansvarig)

Nyhetstips

(fyll i vecka)

”Nu startar tillsyn på små avlopps­anläggningar” Hänvisa till webbplatsen.

Medier

(fyll i ansvarig)

Informations­möte

(fyll i vecka)

Möjlighet att träffa representanter från kommunen och ställa frågor. Hänvisa till webbplatsen.

Verksamhets­utövare

(fyll i ansvarig)

Informations­möte

(fyll i vecka)

Möjlighet att träffa representanter från kommunen och ställa frågor. Hänvisa till webbplatsen.

Entrepre­nörer

(fyll i ansvarig)

Under tillsynsprojektet

Nyhetstips

(fyll i vecka)

Följa med ut på ett tillsynsbesök

Medier

Miljö­­nämnden

(fyll i ansvarig)

Efter tillsynsprojektet

Brevutskick

(fyll i vecka)

Brev som berättar hur läget är efter ca ett år, till exempel ”så många nya avlopps­anläggningar finns det”. Information om skötsel och egenkontroll.

Verksamhets­utövare

(fyll i ansvarig)

Nyhetstips

(fyll i vecka)

Så blev det sen

Medier

(fyll i ansvarig)

Information på nämnd

(fyll i vecka)

Vad resultatet av tillsynen blev.

Miljö­­nämnden

(fyll i ansvarig)

Information på webben

(fyll i vecka)

Så ser ån ut /så mår dricksvattnet /så är badvatten­­­­kvaliteten etc. några år efter tillsynen.

Verksamhets­utövare

Medier

(fyll i ansvarig)

Sätt upp mål och indikatorer för uppföljning och utvärdering

Med många, kanske flera tusen, små avloppsanläggningar i en kommun är det mycket att hålla reda på för tillsynsmyndigheten. Generellt är det lättare att arbeta med planering och genomförande än uppföljning, men ska ett åtgärdsarbete bedrivas effektivt behövs en systematisk uppföljning. Att visa vad tillsynsarbetet uppnår är viktig återkoppling till alltifrån verksamhetsutövarna till den politiska styrningen i kommunen.

Avloppstillsyn i projektform över längre tid med uppsatta mål, definierad genomförandetid och uppföljning har visat sig bidra till en bättre målstyrning så att tillsynsplanen kan uppfyllas. Välfungerande mål ska vara Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsatta och Ansvarsfördelade, så kallade SMARTA mål.

Planera tidigt vad som ska följas upp så att uppgifter som behövs samlas in under projektets gång. Fundera på vilket syfte uppföljningen har och vad resultatet av uppföljningen ska användas till. Återkoppling till verksamhetsutövare eller den kommunala politiken - vad är det i så fall de vill veta? Vad behövs i så fall?

Bestäm till exempel hur registrering i tillsynsregistret ska ske för att det ska gå att följa upp hur tillsynen fortlöper. Indikatorer som visar på resultat av tillsynen skulle till exempel kunna vara hur många små avloppsanläggningar som har

  • fått tillsyn och på vilket sätt tillsynen skett?
  • fått krav på åtgärder samt vilken typ av åtgärder?
  • åtgärdats?

För verksamhetsutövarna kan antal åtgärdade avloppsanläggningar vara intressant för att uppfatta tillsynen som rättvis och att alla bidrar. Det kan även vara bra att informera om andra åtgärder som pågår för att skapa engagemang. Det kan till exempel vara intressant att titta på provtagningar från eventuella badplatser och visa hur badvattenkvaliteten påverkats av att avloppen åtgärdats.

För den egna förvaltningen kan ett fokus på prioritering och på arbetsprocessen vara intressant, hur tillsynsarbetet kan förbättras. För kommunpolitiker kan en blandning av ovanstående vara det mest intressanta.

Glöm inte att dokumentera under projektets gång. För att underlätta utvärdering och återförande av vunna lärdomar kan det vara bra att löpande under hela projektet föra projektdagbok.

Publicerad: 2022-09-05
Sidansvarig: Webbredaktion