Kommunikation vid tillsynsärenden
Det är tillsynsmyndighetens ansvar att se till att ärendena blir tillräckligt utredda så att besluten blir rättvisa och objektiva samt att verksamhetsutövarna känner förtroende för att handläggningen utförts korrekt. Detta framgår av 23 § förvaltningslagen.
Ett sätt att få in nödvändiga uppgifter är att begära att verksamhetsutövarna kommer in med dem, men har ärendet inletts på grund av att någon anmält problem med anläggningen kan de uppgifter denne inkommit med också vara värdefulla.
Vidare ska myndigheten enligt 25 § förvaltningslagen se till att alla parter i ärendet får ta del av allt material av betydelse av beslutet och få tillfälle att inom en bestämd tid får komma till tals innan ett beslut fattas – det är detta som är kommunikationsskyldigheten.
”Ingen ska dömas ohörd”
Grunden för kommuniceringen är 25 § förvaltningslagen av vilken det framgår att ett ärende inte får avgöras utan att den som är sökande, klagande eller annan part har underrättats om en uppgift som har tillförts ärendet genom någon annan och hen har fått tillfälle att yttra sig över den. Man brukar säga att den här bestämmelsen finns för att säkerställa att ingen ska dömas ohörd. Det är en viktig rättssäkerhetsfråga för verksamhetsutövaren att denne inte ska riskera ett ingripande från en myndighet utan att först få reda på vilket beslutsunderlag som finns och även få en möjlighet att tala för sin sak.
Att kommunicera innebär också att information utbyts och leder till ett bra beslutsunderlag, till exempel får myndigheten ta del av information om lokala förhållanden från verksamhetsutövaren. Det här är en garanti för att myndighetens beslut kommer att avgöras på ett korrekt och fullständigt underlag – verksamhetsutövaren kan hjälpa myndigheten att kontrollera att uppgifterna inte är felaktiga. Finns det till exempel oklarheter kring hur anläggningen är utformad, var den är placerad eller vad det finns för orsaker till att den har en brist, får verksamhetsutövaren genom kommuniceringen möjlighet att inkomma med förklaring och/eller kompletterande upplysningar.
I första hand ska kommunicering ske skriftligt
Kommunikationsskyldigheten består av två delar – verksamhetsutövaren ska underrättas om utredningsmaterialet – oftast inspektionsprotokollet om allt är infört där – och få tid på sig att kunna lämna synpunkter. Huvudregeln i ärenden som rör tillsyn av små avloppsanläggningar är att kommuniceringen sker skriftligt. I undantagsfall kan det gå bra att ringa och berätta om nytt material som inkommit –verksamhetsutövaren måste dock få tid på sig att lämna synpunkter och handläggaren behöver dokumentera kommuniceringen i ärendet.
Att verksamhetsutövaren deltar vid platsbesöket innebär inte att kommuniceringsskyldigheten kan begränsas. Miljöförvaltningen måste tänka på att en privatperson kan känna sig i underläge vid myndighetens kontroll och kan behöva lite tid på sig att begrunda det som framkommit. En del i kommuniceringsplikten är också att ge verksamhetsutövaren en tidsfrist för att hinna tänka och lämna synpunkter.
Vad ska kommuniceras?
Om det kommer in uppgifter som har tillförts ärendet från någon annan än verksamhetsutövaren så ska dessa kommuniceras. Det kan dock i undantagsfall vara bra att kommunicera även uppgifter från verksamhetsutövaren, speciellt om de varit många och/eller framstår som motsägelsefulla.
Kravet på kommunicering avser bara material som är av betydelse för ärendets utgång. Kravet innebär inte att myndigheten är skyldig att kommunicera sina bedömningar eller avsikter exempelvis genom ett förslag till beslut. HaV rekommenderar att man inte kommunicerar ”förslag till beslut” eftersom en sådan skrivelse lätt kan missuppfattas och tas för ett slutligt beslut.
Förvaltningen kan i samband med att inspektionsprotokoll och annat material kommuniceras redovisa hur den fortsatta handläggningen kommer att ske och även nämna den preliminära bedömningen utifrån inspektionsresultatet. Man kan uttrycka sig som ” Förvaltningen överväger att förbjuda fortsatt utsläpp på grund av de brister som framgår av bifogade protokoll. Innan beslut fattas ges ni möjlighet att yttra er.” Det kan även vara lämpligt att i samband med kommuniceringen begära in ytterligare beslutsunderlag från verksamhetsutövaren om det behövs.
Exempel på material som bör kommuniceras utöver inspektionsprotokoll är
- eventuella skrivelser med klagomål från grannar
- tjänsteanteckningar som gjorts vid samtal
- andra dokumenterade iakttagelser.
Det finns ärenden där högre instans efter överklagande upphävt förvaltningens beslut på grund av att utredningen varit bristfällig. Det är därför viktigt att dokumentera förhållandena så tydligt och uttömmande som möjligt. Bilder i inspektionsprotokollet kan vara ett bra komplement till text.
Hur lång svarstid ska man ge?
Det framgår inte i förvaltningslagen hur lång svarstid som krävs för att man ska ha uppfyllt kommunikationsplikten. Justitieombudsmannen, JO, brukar säga att ”tiden ska anpassas efter ärendets art, materialets omfattning och så vidare”. Myndigheten ska ju också tänka på att inte fördröja handläggningen i onödan, men om det inte finns speciellt brådskande omständigheter bör verksamhetsutövaren få åtminstone två, men gärna tre veckor på sig att komma in med synpunkter.
Undantag
I 25 § FL anges att man får fatta beslut utan att ha kommunicerat i vissa situationer. De undantagsfall som kan vara aktuella är om uppgiften saknar betydelse, om kommunicering av någon annan anledning är uppenbart obehövlig eller om det är aktuellt med brådskande ingripanden. Det är sällan sådana omständigheter finns i tillsynsärenden som rör små avloppsanläggningar.
Att inte kommunicera är ett formellt fel
Det är viktigt att redogöra i beslutet att kommunicering skett. Att inte kommunicera när detta krävs är ett formellt fel som kan leda till att överprövande instans upphäver beslutet och återförvisar ärendet för förnyad handläggning.
Underrättelse
Kommuniceringen görs i form av en skrivelse (underrättelse) till verksamhetsutövaren till vilken inspektionsprotokollet och/eller annat aktuellt material bifogas. Underrättelsen bör inte innehålla en formell bedömning av anläggningen, eftersom beslutsunderlaget ännu inte är komplett, se avsnitt Vad ska kommuniceras? Däremot bör underrättelsen innehålla information om hur tillsynsmyndigheten överväger att gå vidare med ärendet. Några exempel:
- ”Miljöförvaltningen överväger att förelägga er om att inkomma med information om grundvattenförhållanden på platsen för anläggningen eftersom växtligheten på platsen indikerar att det är sankt. En infiltration som ligger i vatten har inte en fullgod rening av avloppsvattnet. ”
- ”Miljöförvaltningen överväger att förelägga er om att inkomma med uppgifter om avloppsanläggningens drift och skötsel.”
- ”Miljöförvaltningen överväger att förbjuda er att släppa ut avloppsvatten till anläggningen på grund av de brister som framgår av bifogade inspektionsprotokoll.”
Det innebär att miljöförvaltningen behöver ha en preliminär uppfattning om vilka brister som finns, vad dessa kan leda till samt vilken ytterligare utredning som krävs för att beslutsunderlaget ska vara tillräckligt.
