Vägledningar för prövning och tillsyn av små avlopp 24 mars 2021

Hitta på sidan

Digitalisering av uppgifter om små avlopps­anläggningar

För att underlätta kommunernas prövning, tillsyn och rapportering av små avloppsanläggningar driver HaV ett digitaliseringsprojekt. Grundtanken är att arbetet med små avloppsanläggningar kan bli effektivare om alla aktörer på ett enklare och mer standardiserat sätt får tillgång till den information de behöver.

De stora vinsterna blir bland annat mindre manuell hantering av uppgifter, möjlighet att använda en nationell modell för riskbaserad tillsyn och belastningsberäkningar som stämmer bättre överens med verkligheten. Bättre belastningsberäkningar leder i sin tur till säkrare uppgifter i GIS-stödet vilket ger ett bättre underlag för bedömning vid prövning och tillsyn.

Frågor och svar om digitaliseringsprojektet finns längst ner på sidan.

Gemensam informationsmodell

Information om avloppsanläggningarna finns i kommunernas avloppsregister i ärendehanteringssystemen samt i deras arkiv. Avloppsregistren har hittills sett relativt olika ut hos alla kommuner vilket bland annat försvårat möjligheten att skapa förutsättningar för gemensamma e-tjänster och insamling av information. För att möta detta problem har HaV i samverkan med några kommuner tagit fram en gemensam nationell informationsmodell Excel, 488.4 kB.. Informationsmodellen, beskriver vilka uppgifter som minst bör finnas i kommunernas register för att prövning, tillsyn och rapportering av uppgifter ska fungera smidigt. Den gemensamma informationsmodellen innebär att det nu finns en rekommenderad miniminivå för vilken information som kommunernas avloppsregister bör innehålla.

I samverkan med HaV har användarföreningarna (genom Falkenberg, Västerås och Uddevalla kommun) för de tre största ärendehanteringssystemen Castor, Ecos och Vision beställt ett införande av den gemensamma informationsmodellen i systemen. Under 2021-2022 kommer informationsmodellen att implementeras i dessa ärendehanteringssystem som täcker mer än 90% av marknaden.

Delad e-tjänst för ansökan

Under 2021 har HaV stöttat tre kommuner i att ta fram en delad e-tjänst för ansökan. Att e-tjänsterna är delade innebär att samma faktiska e-tjänst kan användas av flera kommuner och att ansökningarna från dem skickas vidare in till den aktuella kommunens ärendehanteringssystem.

De delade e-tjänsterna kommer under början av 2022 att finnas tillgängliga på de av kommunerna tre mest använda e-tjänsteplattformarna. Gemensamma delade e-tjänster utgår från den gemensamma informationsmodellen och kan underlätta ansökningsprocessen både för sökande och för kommunerna.

För att få tillgång till dessa delbara e-tjänster som kommunkan man ta kontakt med digitaliserings-/e-tjänsteutvecklare på respektive kommun, se nedan.

Kontaktuppgifter går också att få genom att mejla vår funktionsbrevlåda:

smaavlopp@havochvatten.se

Gemensamma delade e-tjänster

E-tjänsteplattform

Kommun/miljöförbund

Abou

Karlskrona

Open e-Platform

Norrköping

Selfpoint

Ystad-Österlenregionens miljöförbund

Material för e-tjänst

Kravspecifikationer, användningsfall och annat material som kan underlätta att ta fram en e-tjänst för ansökan/anmälan av en liten avloppsanläggning.

Automatiserad rapportering av uppgifter

Genom standardiseringen av informationen i kommunernas register finns också möjlighet att dela informationen med andra aktörer på ett enklare sätt. Från och med 2022 kan kommunerna skicka den information som HaV och andra myndigheter behöver på ett automatiserat sätt direkt till HaV via ärendehanteringssystemet istället för att som tidigare fylla i enkäter. För att den automatiska rapporteringen ska fungera smidigt och vara träffsäker behöver alla avloppsanläggningar, uppgifter om teknik och koordinater finnas i registren.

Riskbaserad tillsyn

Små avloppsanläggningar och riskbaserad tillsyn är ett av fokusområdena i den nationella strategin för miljöbalkstillsyn 2022-2024 är.

Med många små avloppsanläggningar som har olika tekniska förutsättningar och där risken för påverkan varierar, samtidigt som tillsynsresurserna är begränsade, är det viktigt att tillsynen kan riktas dit där mest hälso- och miljönytta kan uppnås genom åtgärder. Detta kan uppnås genom riskbaserad tillsyn.

En nationell modell för riskbaserad tillsyn kommer i den uppdaterade versionen av vägledning för tillsyn som beräknas publiceras i början av 2022. Den gemensamma informationsmodellen är anpassad för att tillsynen ska kunna utföras riskbaserat.

En förutsättning för att kunna riskklassa alla avloppsanläggningar i kommunen är att de finns i digitala register. Innan den riskbaserade tillsynen kan starta så behöver därför många kommuner arbeta med att få sina avloppsregister mer fullständiga.

Uppdatering av avloppsregisterna

För att kunna ta del av digitaliseringens fördelar både vad det gäller e-tjänster, automatiserad insamling av uppgifter och riskklassning av avloppsanläggningar behöver avloppsregistren oftast uppdateras. Viktigast är att alla anläggningar samt uppgifter om deras koordinater och teknik finns med i registren.

I Vägledning för effektiv tillsyn under rubriken ”Uppdatera avloppsregistret innan tillsyn” finns stöd för hur uppdatering av registren kan gå till.

Frågor och svar om HaV:s digitaliseringsprojekt

Registrering av objekt i avloppsregistret

Försök undan för undan få in så mycket av detaljerna som möjligt. Men börja med att säkerställa att alla objekten åtminstone finns registrerade samt att det finns koordinater och uppgift om teknik. Ta gärna hjälp av er systemleverantör för att göra massuppdateringar på vissa fält/attribut, det är i många fall mer effektivt än att justera tusentals objekt för hand.

Projektet med att nationellt få mer enhetliga och fullständiga register behöver ses på lång sikt. De stora vinsterna blir bland annat mindre manuell hantering av uppgifter, en riskbaserad tillsyn och belastningsberäkningar som stämmer bättre överens med verkligheten. Bättre belastningsberäkningar leder i sin tur till säkrare uppgifter i GIS-stödet vilket ger ett bättre underlag för bedömning vid prövning och tillsyn.

Vi är medvetna om att det kommer att innebära en del arbete de närmsta åren, men tanken är att göra det tillsammans på ett effektivt sätt. Ta därför gärna kontakt med er systemleverantör samt oss på HaV för att gemensamt diskutera hur ni på bästa sätt kan göra detta.

Alla attribut i den nationella informationsmodellen är sådana fält som definierats gemensamt på det nationella planet i nära samråd med kommunerna. Alla dessa attribut är sådana som anses viktiga för processen som helhet och därav av största vikt att man i dessa håller sig till de gemensamt överenskomna strukturerna, exempelvis i form av gemensamma värdelistor.

I informationsmodellens kolumn H anges vilka fält som används vid rapportering, dessa bör alla betraktas som obligatoriska. Självfallet finns det dock en förståelse för att det tar tid att uppdatera detaljerade uppgifter för redan befintliga anläggningar. Informationsmodellen finns här . Excel, 488.4 kB.

HaV:s informationsmodell utgår från själva avloppsanläggningarna, inte fastigheten, byggnaderna eller det belastande objektet till exempel toaletten. I detta fall handlar det alltså om två olika avloppsanläggningar, en som tar emot WC-avloppet och en annan som tar hand om BDT-avloppet.

Optimalt är att registrera detta som två separata anläggningsobjekt. För redan befintliga anläggningar finns dock också möjligheten att ha kvar det som ett avloppsobjekt och använda sig av belastningstypen WCBDT.

Även om man ur tillsynsperspektivet arbetar med hela fastigheter, så är det viktigt att särskilja de olika anläggningarna (på samma fastighet) från varandra då de ofta har olika riskprofiler och påverkan på miljön. Det kan därför bli problem med en framtida automatiserad riskklassning om dessa typer av avloppsanläggningar inte ligger som två objekt.

HaV förordar användandet av SWEREF 99 TM, men det står respektive kommun fritt att använda det koordinatsystem de själva önskar. I rapporteringen till HaV framgår det vilket koordinatsystem som använts för de små avloppen, så att vi kan göra en nationell geografisk representation av dem på individuell nivå. Det är förstås viktigt att man inom kommunen använder ett och samma koordinatsystem för alla avloppsobjekten, så att det inte är olika system för olika objekt.

Koordinater finns på många ställen, om än inte den exakta koordinaten för utsläppspunkten. Fastigheten har en koordinat som går att få fram via Lantmäteriet eller så kan den som ansökt ha angivit koordinater för sin provgrop för mätning av grundvattennivån. Förvaltningen som ansvarar för slamtömningen kan också ha koordinater för till exempel slamavskiljare. Koordinater går även att få fram via Länsstyrelsens GIS-stöd för små avloppsanläggningar.

Utsläppspunkten ska anges som punkten för den sista anläggningsdelen. I fallet ovan är täckdikningen inte en anläggningsdel och därför blir utsläppspunkten satt som reningsverkets sista del.

HaV anser att datumet för när utförandeintyget inkommit är så nära ett datum då en anläggning tagits i drift som vi kan komma.

När en ny anläggning ersätter en gammal, så bör man på det gamla avloppsobjektet sätta ett datum då den tagits ur drift (urdrifttagandedatum). Det ska vara samma datum som när det nya avloppsanläggningen tas i drift (idrifttagandedatum) så att bara ett av avloppsobjekten har ’aktiv’ status och ligger till grund för belastningsberäkningar.

Automatiserad rapportering av uppgifter

I rapporteringsfunktionen ingår en sektion där man kan ange uppskattat antal avlopp som ej är registrerade, samt teknikfördelningen på dessa. Alltså på samma sätt som man tidigare rapporterat uppgifterna till oss på HaV via SMED:s webbenkät.

Systemet tar själv fram detaljerna för de avloppsanläggningar som finns registrerade och ni kompletterar med uppgiften att ni har ytterligare ett antal icke-registrerade avlopp samt en uppskattning av teknikfördelningen för dessa.

Beräkningarna kommer även fortsättningsvis att vara schabloniserade för de anläggningar som inte finns i register, medan de kommer vara mer precisa för de anläggningar som finns med. Jämfört med dagens metodik att schablonberäkna alla avloppsanläggningar så får vi redan från start en kvalitetshöjning. Målsättningen är förstås att undan för undan höja andelen avlopp med detaljerade uppgifter, för att ytterligare öka precisionen på beräkningarna.

HaV samlar enbart in uppgifter som behövs för att fylla syftet att bedriva nationell analys, rapportering samt tillsynsvägledning inom området. Att kommunerna är skyldiga att på begäran lämna den information som en tillsynsvägledande myndighet behöver för sin tillsynsvägledning framgår av 1 kap. 14 § Miljötillsynsförordningen. HaV har inom projektet gjort en grundlig genomgång av både befogenheter och skyldigheter med hänsyn till GDPR och andra dataskyddsregler.

HaV kan dock inte kräva att kommunerna använder sig av den digitala processen för rapportering. Vill man hellre rapportera in allt manuellt på samma sätt som tidigare via enkäter så är man fri att göra det. Informationsstrukturen kan vi dock ställa krav på, så den kommer i framtiden gälla även för enkätfunktionen som kommer att finnas i ärendehanteringssystemen.

Digitaliseringsprojektet är ett samarbetsprojekt mellan HaV och kommunerna där kommunerna varit delaktiga för att forma de olika delarna. Projektets mål är att underlätta för kommunerna.

Till att börja med årligen för tillsynsvägledning kring registervård. Sannolikt första gången runt mars/april 2022

Önskvärt är att registren har relativt kompletta uppgifter även för äldre anläggningar inför nästkommande nationella rapportering cirka år 2026.

Ja, rapporteringen gäller precis som tidigare alla små avloppsanläggningar dimensionerade för upp till och med 200 pe.

Alla avloppsobjekt som är dimensionerade för upp till och med 200 pe ska rapporteras till HaV (kryssrutan ibockad). Har man andra typer av objekt i sitt register, exempelvis torra lösningar eller VA-föreningar som är anslutna till det kommunala nätet, så behöver dessa ej rapporteras till HaV (kryssrutan urbockad).

E-tjänst för ansökan/anmälan

De går miste om att få in uppgifter på ett strukturerat sätt enligt den nationella informationsmodellen. Excel, 488.4 kB.

I kommande versioner av e-tjänsterna är tanken också att de ska vara mer komplett integrerade med verksamhetssystemen, det vill säga att uppgifterna kommer ända in till verksamhetssystemen utan behov av manuell inmatning.

I ett första steg kommer e-tjänsterna inte vara fullt integrerade (informationen kommer inte att automatiskt föras över till avloppsregistret) med verksamhetssystemen, så viss manuell handläggning kommer att krävas både vid inkommen ansökan och vid eventuella kompletteringar.

Planen för e-tjänsterna är dock att de i nästa version ska vara mer komplett integrerade med verksamhetssystemen vilket innebär att uppgifterna i ansökan automatiskt hamnar i rätt fält i ärendehanteringssystemet. Eventuellt kan dessa versioner också hantera kompletteringar mer automatiserat, men vissa scenarion kommer säkerligen också leda till ett fortsatt behov av manuell handläggning.

Riskbaserad tillsyn

Det stämmer att alla anläggningar behöver finnas i ett register för att riskklassningen ska gå smidigt. Alla uppgifter om anläggningarna behöver dock inte finnas registrerade eftersom avsikten är att modellen ska sätta standardvärden för de uppgifter om anläggningen som saknas. Ju mer uppgifter som finns i registren desto mer träffsäker kommer dock riskklassningen att bli. Det är därför viktigt att bedriva aktiv registervård så att registret över tid blir komplett.

En nationell riskklassificeringsmodell håller på att tas fram av HaV, mer information kring denna kommer efter årsskiftet 21/22.

Publicerad: 2021-03-24
Uppdaterad: 2021-11-23
Sidansvarig: Webbredaktion