Remiss och kommunikation vid prövning
När en ansökan om tillstånd kommer in är det miljöförvaltningen som har ansvaret för att leda utredningen och se till att nödvändigt beslutsunderlag kommer in (23 § förvaltningslagen) även om det är sökanden som ska ta fram underlaget till sin egen ansökan.
Remiss vid prövning
Miljöförvaltningen ska höra alla som är berörda, de som kan vara berörda och de som har viktiga upplysningar. Det inbegriper såväl enskilda som andra myndigheter. I 19 kap. 4 § miljöbalken finns en specialregel som gäller vid prövning av miljöfarlig verksamhet. Enligt denna ska kommunala nämnder på lämpligt sätt ge den som kan beröras av verksamheten tillfälle att yttra sig.
Förenklat kan processen beskrivas enligt följande
- Avgör vilka som ska höras för att de är eller kan vara berörda.
- Avgör om någon myndighet behöver tillfrågas särskilt om upplysningar.
- Skicka ansökan på remiss.
- Innan beslut tas ska alla berörda parter kommuniceras om något tillkommit i ärendet som kan påverka utgången av det.
Att parter ges möjlighet att yttra sig innebär att miljöförvaltningen får synpunkter på vad som sagts och framkommit i ärendet och på så sätt minskar risken för att beslut fattas på felaktiga grunder. Skyldigheten att kommunicera gäller även om det redan finns en befintlig avloppsanläggning på den aktuella fastigheten
Vem ska få ärenden om små avlopp på remiss?
För att veta vilka som ska få tillfälle att yttra sig i ett tillståndsärende så måste miljöförvaltningen först göra en bedömning av vilka som skulle kunna beröras. Exempelvis är någon som kan tillfogas skada eller utsättas för annan olägenhet genom den miljöfarliga verksamheten (avloppet) berörd. Även risken för skada ska beaktas. Miljöförvaltningen bör göra en extensiv bedömning, det vill säga om man är osäker på om någon berörs eller inte ska denne höras eftersom den personen kan komma att beröras.
Som regel bör grannar få den inkomna ansökan för yttrande, inte minst för att ta reda på om det till exempel finns dricksvattentäkter i påverkansområdet av en avloppsanläggning.
Exempel på omständigheter som gör att någon kan ses som berörd:
- om man har en dricksvattentäkt som kan påverkas av utsläppet från avloppsanläggningen
- anläggningen placeras så nära grannar att det finns risk för lukt eller annan olägenhet
- avloppsanläggningen avses placeras på annans mark och/eller om avledning av renat avloppsvatten ska ske över annans mark
Fastigheter som ligger närmast nedströms en anläggning får som huvudregel oftast anses berörda, se dom från MMD, M 981-13. Även fastigheter uppströms anläggningen kan behöva höras om de riskerar att påverkas, se Beslutsmodell för skydd av dricksvatten.
I de fall renat avloppsvatten ska avledas i dike över annans mark så är den markägaren berörd och bör höras innan beslut meddelas, se dom från MMD, M 1303–12. Detsamma gäller om utsläppet sker till ett känt markavvattningsföretag. Länsstyrelsen kan ha information om det finns ett markavvattningsföretag som berör diket/vattendraget där utloppet från avloppsanläggningen ska anslutas. Se även avsnitt Vattenverksamhet. Avses utsläppet ske till vägdike kan väghållaren vara berörd.
Om anläggningen helt eller delvis ska läggas på fastighet med annan markägare, oavsett om det finns servitut eller ej, så bör ägaren till den fastigheten alltid anses vara berörd. Se även avsnitt Civilrättsliga förhållanden.
Se även avsnittet Delgivning, sakägare och laga kraft om vem som ska delges beslutet och vem som har rätt att överklaga.
Interna remisser i kommunen
Att det finns möjlighet till en bra hantering av det avfall som uppstår i en anläggning, ingår i den prövning som miljöförvaltningen måste göra. Ansökan för både helt nya anläggningar och nya anläggningar som ersätter äldre bör därför, om det inte är uppenbart onödigt, skickas på remiss till den kommunala förvaltning som har ansvaret för avfallshantering. Syftet med en sådan remiss är att avgöra om hämtning av avfall är möjligt på den föreslagna platsen och att avfallet kan omhändertas.
Under remisshanteringen kan det framkomma information som den sökande behöver få i ett tidigt skede, exempelvis om fördyrade hämtningskostnader eller att hämtning inte är möjlig.
Det är kommunens avfallsansvariga som får göra en bedömning av framkomligheten innan ett avloppstillstånd beviljas, se avsnittet Avstånd för att klara avfallshantering.
Det är också viktigt att avfallsansvariga får yttra sig över möjligheten att hämta avfall om anläggningen har en fosforfälla eller någon annan form av prefabricerad efterpolering där innehållet i brunnen behöver bytas ut med ett visst intervall. Ett sådant byte av fosforadsorberande material eller liknande kan vara beroende av möjligheten att en kranbil kan köra fram och lyfta upp säcken.
Andra interna remisser inom kommunen kan handla om att avloppsanläggningen till exempel berör
- ett kommunalt kultur- eller naturreservat, se avsnitt Andra skyddade områden enligt 7 kap. miljöbalken
- ett vattenskyddsområde, se avsnitt Vattenskyddsområden
- ett strandskyddsområde, se avsnitt Strandskydd
- förorenade områden, se avsnitt Förorenade områden
- ett område med höga natur- eller kulturmiljövärden, se avsnitt Känsliga områden där formellt skydd saknas eller
- ett kommunalt VA-verksamhetsområde, befintligt eller under planering, se avsnitt I väntan på kommunal eller gemensam avloppsanläggning.
Remiss till länsstyrelsen och Skogsstyrelsen
Om avloppsanläggningen berör till exempel
- ett statligt naturreservat, se avsnitt Andra skyddade områden enligt 7 kap. miljöbalken
- ett vattenskyddsområde där länsstyrelsen har tillsyn/prövning, se avsnitt Vattenskyddsområden
- ett Natura 2000-område, se avsnitt Natura 2000
- en känd fornlämning, se avsnitt Fornlämningar
- biotopskydd, se avsnitt Andra skyddade områden enligt 7 kap. miljöbalken
- ett område med höga natur- eller kulturmiljövärden, se avsnitt Känsliga områden där formellt skydd saknas.
bör miljöförvaltningen samråda med/remittera länsstyrelsen för att garantera att beslutsunderlaget blir tillräckligt.
I vissa fall kan det vara Skogsstyrelsen som har beslutat om biotopskydd och därför är rätt mottagare av en eventuell remiss (7 kap § 11 MB).
Kommunicering vid prövning
Den som är berörd och därmed också är part i ett tillståndsärende har rätt att fortsatt bli kommunicerad, efter den ursprungliga remissen, om nytt material eller nya uppgifter inkommer. Det är ingen skillnad om parten är en fysisk eller juridisk person och inte heller om det är en enskild eller offentlig part.
Bestämmelser om kommunicering finns för att värna enskildas rättssäkerhet. Kommunicering innebär att en myndighet aktivt både informerar en part om sådant material som har tillförts ärendet men också ger parten tillfälle att lämna synpunkter på innehållet i materialet. En part ska alltså inte själv behöva vara aktiv. Det är myndigheten som fattar beslutet som ska se till att parten får del av underlaget och att parten får möjlighet att bemöta det.
Kommunicering bidrar också till utredningen av ärendet, eftersom information och argument mellan dem som medverkar i ärendet kommer fram.
Hur kommunicering går till
Kommuniceringsskyldigheten består av två delar – den som kommuniceras ska underrättas om utredningsmaterialet samt få tid på sig att kunna lämna synpunkter.
I ärenden som rör prövning av tillstånd till små avloppsanläggningar sker kommuniceringen i första hand skriftligen. I undantagsfall kan det gå bra att ringa och berätta om nytt material eller uppgifter som inkommit. Den som ska kommuniceras ska dock få tid på sig att lämna synpunkter och handläggaren behöver dokumentera kommunicering i ärendet.
Att sökanden eller en annan part deltar vid ett platsbesök innebär inte att kommuniceringsskyldigheten kan begränsas. En del i kommuniceringen är också att ge tid för att hinna tänka och lämna synpunkter.
Se även avsnittet Delgivning, sakägare och laga kraft om vem som ska delges tillståndsbeslutet och vem som har rätt att överklaga.
Vad ska kommuniceras?
Material som är av betydelse för tillståndsärendets utgång ska kommuniceras. Det kan handla om till exempel utredningar eller remissyttranden som talar till fördel eller nackdel för parten i ärendet.
Underrättelse
Kommuniceringen görs i regel i form av en skrivelse (underrättelse) till parterna. Av skrivelsen bör framgå vilket material eller uppgifter som kommuniceringen avser.
Om myndigheten anser att ärendet behöver kompletteras i någon del kan det även vara lämpligt att i samband med kommuniceringen begära in ytterligare beslutsunderlag från verksamhetsutövaren
Hur lång svarstid krävs?
Förvaltningslagen reglerar inte hur lång svarstid som krävs för att en myndighet ska anses ha uppfyllt kommuniceringsplikten. Tiden kan anpassas bland annat efter ärendets art och materialets omfattning. Om det inte finns speciellt brådskande omständigheter bör tiden sättas till åtminstone två, men gärna tre veckor för att ge tillräcklig tid för att komma in med synpunkter.
Att inte kommunicera är ett formellt fel
Att inte kommunicera när detta krävs är ett formellt fel som kan leda till att överprövande instans upphäver beslutet och återförvisar ärendet för förnyad handläggning. Det är viktigt att i beslutet redogöra för att kommunicering skett så att det tydligt framgår för parterna. Det gäller även upplysningar om att inget svar har inkommit under kommuniceringen.
Om det är uppenbart obehövligt behöver inte kommunicering ske. Det kan exempelvis vara fråga om att någon får fullt bifall i ett ansökningsärende där det inte finns någon motpart. Det är inte heller meningsfullt att myndigheten i ett sådant fall kommunicerar material som har hämtats in från någon annan än parten och som till alla delar stödjer hans eller hennes framställning. Det måste i dessa fall stå klart för myndigheten att åtgärden inte kan tillföra något. Om det finns en tveksamhet kring detta ska parten kommuniceras på vanligt sätt enligt huvudregeln (se vidare i förarbetena till förvaltningslagen, prop. 2016/17:180 En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag s. 159 ff.
Sekretess
I ett ärende om prövning av små avlopp kan det förekomma uppgifter som omfattas av sekretess enligt bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen och detta måste beaktas.
I 10 kap. 3 § i denna lag gäller dock att sekretess inte hindrar att en enskild eller en myndighet som är part i ett mål eller ärende hos domstol eller annan myndighet och som på grund av sin partsställning har rätt till insyn i handläggningen, tar del av en handling eller annat material i målet eller ärendet.
En sådan handling eller ett sådant material får dock inte lämnas ut till parten i den utsträckning det av hänsyn till allmänt eller enskilt intresse är av synnerlig vikt att sekretessbelagd uppgift i materialet inte röjs. Bestämmelser om underrättelseskyldighet och partsinsyn gäller alltså med de förutsättningar som bland andra följer av 10 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen.
