Handläggarens roll

Anpassa servicenivån till det enskilda fallet

Serviceskyldigheten är vidsträckt men inte obegränsad. Servicenivån måste anpassas till förutsättningarna i det enskilda fallet. Hjälp ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. I förvaltningslagens förarbeten (prop. 2016/17:180, s. 66-69) anges att det inte går att i lagtext närmare precisera hur omfattande hjälp en myndighet bör ge enskilda i olika typsituationer.

När myndigheten bedömer den enskildes behov av hjälp bör hänsyn tas till vilka resurser den enskilde har till sitt förfogande eller rimligen kan skaffa sig. Vidare bör allmänt sett större krav kunna ställas på näringsdrivande företag än vad som gäller för privatpersoner. En myndighet är dock aldrig skyldig att genomföra omfattande rättsutredningar för att kunna svara på frågor från enskilda. Även om resursbrist inte kan åberopas som ett skäl för att helt avstå att hjälpa den enskilde får myndigheten väga in sina resurser i bedömningen av hur mycket hjälp som är skäligt att ge i ett enskilt ärende. Detta i syfte att alla ska kunna få en rimlig och rättvis service.

Handläggaren ska alltså ge grundläggande stöd i både prövnings- och tillsynsärenden, exempelvis genom att informera och förklara lagstiftningen, ge information om hur verksamhetsutövaren kan skaffa sig ytterligare kunskap och även ge exempel på vilka avloppstekniker som har potential att klara den aktuella skyddsnivån på en viss plats. Den är dock alltid den sökande som väljer vad hen ansöker om och miljöförvaltningen måste då pröva ansökan.

I ett tillsynsärende där en avloppsanläggning behöver åtgärdas – men inte helt bytas ut- är det också verksamhetsutövarens ansvar att avgöra vilka specifika åtgärder som ska vidtas för att anläggningen ska få förutsättningar att uppfylla miljöbalkens krav. Här kan dock myndigheten hjälpa den enskilde att fatta beslut genom att till exempel kräva in utredning av vad bristerna beror på. Se även avsnitt Mindre brister.

Rådgivning och information ska komplettera myndighetsutövningen

Förvaltningslagens regler om serviceskyldighet gäller för all handläggning. Även i miljöbalken finns en särskild bestämmelse, 26 kap. 1 § andra stycket 2 miljöbalken, med krav på att myndigheten vid tillsyn ska hjälpa till och gäller vid tillsyn. Där framgår att tillsynsmyndigheten ska underlätta för en enskild att fullgöra sina skyldigheter genom information och liknande verksamhet. Även om detta krav särskilt har riktats mot tillsynsverksamheten bör handläggaren även i viss mån ta hänsyn till detta krav när man handlägger tillstånds/anmälningsärenden.

Ett främjande och förebyggande arbete får dock inte innebära att myndigheten gör de bedömningar och val som enligt gällande regler faller på verksamhetsutövaren. Myndigheten bör inte bistå en verksamhetsutövare med detaljerade råd, till exempel med att identifiera vilka åtgärder som är mest lämpliga eller vilken teknisk lösning som ska väljas. Råden bör istället stödja hur en verksamhetsutövare metodiskt kan gå till väga för att ta fram åtgärder som är lämpliga att vidta för att åstadkomma lagefterlevnad.

Tydlighet krävs om vad som ska ingå i ansökan/anmälan och vid komplettering

Handläggaren ska ge information om vilka uppgifter som behöver redovisas för att ansökan/anmälan ska kunna handläggas. Här kan det behövas ganska detaljerad information för att den sökande ska förstå vad som krävs. Skyldigheten att ge service, råd och information kan till exempel uppfyllas genom att miljöförvaltningen erbjuder individuella informationsmöten för den sökande i samband med att ansökan/anmälan skickas in. Om informationen når den sökande i ett tidigt skede kan det underlätta ansökningsprocessen och minska behovet av komplettering.

När ansökan väl har kommit in kan det vara så att handläggaren egentligen anser att en annan typ av anläggning eller en helt annan placering bättre skulle uppfylla balkens krav, men det är den sökande som väljer vad och var hen vill anlägga och då är handläggaren bunden av detta val. I rollen som prövningshandläggare ingår enbart att pröva om den sökta anläggningen uppfyller miljöbalkens krav och om tillstånd kan medges utifrån de förutsättningar som finns redovisade i ansökan. Det är inte korrekt att begära in alternativa tekniklösningar eller placeringar från den enskilde.

Enligt HaV:s uppfattning är dock en begäran om att sökanden ska komplettera ansökan med förslag till skyddsåtgärder (vilket kan krävas med stöd av 22 kap. 1 § och 19 kap. 5 § MB) inte likställt med att begära in alternativa tekniklösningar eller placeringar. Mindre förändringar eller kompletteringar, såsom flytt av utsläppspunkt eller tillägg av efterpoleringssteg, kan till exempel vara skyddsåtgärder som behövs för att anläggningen ska vara tillåtlig med den ansökta placeringen eller tekniken.

Miljöförvaltningen kan också begära att den sökande redovisar varför denne anser det orimligt dyrt att välja en lösning som bättre skulle uppfylla kraven i hänsynsreglerna (till exempel 2 kap. 5-6 §§ MB) enligt förvaltningens uppfattning. Miljöförvaltningen behöver i så fall precisera vilken typ av lösning som skulle kunna vara teoretiskt möjlig på fastigheten och som bedöms ge bättre uppfyllelse av hänsynsreglerna och den sökande behöver inkomma med en kostnadsberäkning av detta alternativ och ett motiv till varför hen anser att den lösningen hen själv valt ändå ska tillåtas.

Av begäran om komplettering måste det på ett tydligt sätt framgå vilken utredning som den sökande ska komplettera ansökan med. Det är inte tillräckligt att begära in oprecisa uppgifter som exempelvis ”ni ska visa att den anläggning ni ansöker om uppfyller miljöbalkens krav”. Se även sidan Komplettering

Handläggarens roll är inte att ge specifika råd

Verksamhetsutövare, eller blivande sådana, efterfrågar ofta hjälp från handläggaren och man vill kunna diskutera sina frågor och planer. Många vill till exempel ha specifika besked om vilka avloppslösningar som passar bäst på den egna fastigheten eller vilka åtgärder som bäst vidtas för att en anläggning med brister ska kunna godtas. Handläggarens roll i en sådan situation är inte att ge specifika råd, exempelvis genom att rekommendera en producent eller leverantör av särskilda lösningar. Däremot bör en handläggare exempelvis kunna förklara vad som är känsligt i omgivningen och även generellt ange vilken typ av teknik som uppfyller miljöbalkens krav i den aktuella skyddsnivån. Det är viktigt att man som handläggare av en ansökan/anmälan anger att det bara är råd och exempel som anges, inget myndighetskrav, och att den slutgiltiga prövningen kan göras först när ansökan är komplett. Det är också viktigt att den sökande är medveten om att det är denne som ytterst ansvarar och väljer teknik när ansökan lämnas in. Tydlighet om vad som är råd och vad som är krav är av största vikt eftersom den enskilde ofta kan tolka allt som en handläggare säger som ett krav, även om detta inte var handläggarens avsikt. Otydlighet i handläggarens roll skulle även kunna leda till att handläggningen inte blir juridiskt korrekt och att skadeståndsanspråk riktas mot kommunen, se avsnittet Skadeståndsansvar.

Det är viktigt även ur ett jävsperspektiv att handläggaren inte ger alltför omfattande råd i samband med tillståndsprövningar. Det kan ofta vara samma handläggare som ger tillstånd till en anläggning och sedan ska granska anläggningen i tillsynen. Ger handläggaren alltför specifika råd i prövningsskedet ökar risken för att hamna i intressekonflikter vid tillsynsverksamheten.

Skadeståndsansvar

Det är betydelsefullt att handläggaren inte tolkar serviceskyldigheten på ett sådant sätt att man går utöver sin roll som myndighetsföreträdare och istället agerar som konsult. Den enskilde kan uppfatta situationen som att handläggaren varit för styrande genom att exempelvis ge detaljerade råd om lämpliga åtgärder för att rätta till en anläggning med brister eller råd om val av anläggning och installation. Om det sedan visar sig vara felaktiga instruktioner så kan det under vissa förutsättningar finnas grund för en skadeståndstalan mot kommunen. Bestämmelserna finns i skadeståndslagen och handlar om att kommunen ska ersätta skada som vållats genom fel eller försummelse i myndighetsutövning (3 kap. 2 §) eller vid lämnande av felaktiga upplysningar eller råd (3 kap. 3 §).

Enligt denna bestämmelse ska kommunen ersätta ekonomisk skada som vållas av att kommunen genom fel eller försummelse lämnar felaktiga upplysningar eller råd, om det med hänsyn till omständigheterna finns särskilda skäl. Den information som lämnats måste vara felaktig – inte bara exempelvis dålig eller bristfällig. Det ska också föreligga särskilda skäl och ett sådant kan vara om myndigheten riktat sin information till den som lidit skadan till exempel genom ett skriftligt meddelande eller en särskild muntlig uppmaning. Det är här viktigt hur den enskilde har uppfattat myndighetens uttalande och om myndigheten har kunnat förstå uttalandets betydelse för den enskilde.

Även om det inte finns grund för skadeståndsanspråk kan exempelvis vilseledande information från myndigheten innebära att en miljösanktionsavgift inte döms ut. Detta förutsatt att den vilseledande informationen varit avgörande för att åtgärden som miljösanktionsavgiften avsåg vidtogs, se MÖD:s dom M 4663-20.

Tydliggör rollerna för verksamhetsutövaren

För att undvika skadeståndsgrundande situationer är det viktigt att handläggaren är tydlig under hela handläggningen vid såväl tillsyn som prövning med att det är den enskilde som ansvarar för val av åtgärder, val av anläggning och anläggande av denna och att de råd som eventuellt lämnas bör stämmas av med sakkunnig av den sökande.

Det bör alltid finnas utrymme för en erfaren och kunnig handläggare att inom serviceskyldighetens ramar kunna ge den enskilde efterfrågade råd och information utan att gå in för mycket på detaljer.