Kommunicering vid tillsynsärenden
Innan myndigheten fattar beslut i ett tillsynsärende ska den som är part i ärendet underrättas om material av betydelse för beslutet och få tillfälle att inom en bestämd tid yttra sig över materialet. Det framgår av 25 § förvaltningslagen och kallas för kommunicering.
Bestämmelser om kommunicering finns för att värna enskildas rättssäkerhet. Kommunicering innebär att en myndighet aktivt både informerar en part om sådant material som har tillförts ärendet men också ger parten tillfälle att lämna synpunkter på innehållet i materialet. En part ska alltså inte själv behöva vara aktiv. Det är myndigheten som fattar beslutet som ska se till att parten får del av underlaget och att parten får möjlighet att bemöta det.
Kommunicering bidrar också till utredningen av ärendet, eftersom information och argument mellan dem som medverkar i ärendet kommer fram.
Hur kommunicering går till
Den som är part ska kommuniceras i ärendet. Part är den som är berörd. Det är ingen skillnad om parten är en fysisk eller juridisk person och inte heller om det är en enskild eller offentlig part.
Kommuniceringsskyldigheten består av två delar – den som kommuniceras ska underrättas om utredningsmaterialet samt få tid på sig att kunna lämna synpunkter.
I ärenden som rör tillsyn av små avloppsanläggningar sker kommuniceringen i första hand skriftligen. I undantagsfall kan det gå bra att ringa och berätta om nytt material eller uppgifter som inkommit. Verksamhetsutövaren måste dock få tid på sig att lämna synpunkter och handläggaren behöver dokumentera kommunicering i ärendet.
Att verksamhetsutövaren deltar vid ett platsbesök innebär inte att kommuniceringsskyldigheten kan begränsas. En del i kommuniceringen är också att ge verksamhetsutövaren tid för att hinna tänka och lämna synpunkter.
Vad ska kommuniceras?
Material som är av betydelse för ärendets utgång ska kommuniceras. Det kan handla om till exempel utredningar eller remissyttranden som talar till fördel eller nackdel för parten i ärendet
Underrättelse
Kommuniceringen görs i form av en skrivelse (underrättelse) till parterna. Av skrivelsen bör framgå vilket material eller uppgifter som kommunicering avser.
Om myndigheten anser att ärendet behöver kompletteras i någon del kan det även vara lämpligt att i samband med kommuniceringen begära in ytterligare beslutsunderlag från verksamhetsutövaren.
Hur lång svarstid krävs?
Förvaltningslagen reglerar inte hur lång svarstid som krävs för att myndigheten ska anses ha uppfyllt kommuniceringsplikten. Tiden kan anpassas bland annat efter ärendets art och materialets omfattning. Om det inte finns speciellt brådskande omständigheter bör verksamhetsutövaren få åtminstone två, men gärna tre veckor på sig att komma in med synpunkter.
Att inte kommunicera är ett formellt fel
Att inte kommunicera när detta krävs är ett formellt fel som kan leda till att överprövande instans upphäver beslutet och återförvisar ärendet för förnyad handläggning. Det är viktigt att i beslutet redogöra för att kommunicering skett så att det tydligt framgår för parterna. Det gäller även upplysningar om att inget svar har inkommit under kommuniceringen.
Om det är uppenbart obehövligt behöver inte kommunicering ske. Det måste i dessa fall stå klart för myndigheten att åtgärden inte kan tillföra något. Om det finns en tveksamhet kring detta ska parten kommuniceras på vanligt sätt enligt huvudregeln (se vidare i förarbetena till förvaltningslagen, prop. 2016/17:180 En modern och rättssäker förvaltning – ny förvaltningslag s. 159 ff).
Sekretess
I ett ärende om tillsyn av små avlopp kan det förekomma uppgifter som omfattas av sekretess enligt bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen och detta måste beaktas.
I 10 kap. 3 § i denna lag gäller dock att sekretess inte hindrar att en enskild eller en myndighet som är part i ett mål eller ärende hos domstol eller annan myndighet och som på grund av sin partsställning har rätt till insyn i handläggningen, tar del av en handling eller annat material i målet eller ärendet.
En sådan handling eller ett sådant material får dock inte lämnas ut till parten i den utsträckning det av hänsyn till allmänt eller enskilt intresse är av synnerlig vikt att sekretessbelagd uppgift i materialet inte röjs. Bestämmelser om underrättelseskyldighet och partsinsyn gäller alltså med de förutsättningar som bland andra följer av 10 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen.
