Kommunikationsplan

God kommunikation är nödvändig för att organisationer och projekt ska fungera. Samtidigt är det ofta detta som brister och som skapar problem och misstro i en grupps arbete.

Som ett stöd för kommunikationen kan ni göra en kommunikationsplan. Målet är främst att skapa en bra kommunikation internt i gruppen med alla inblandade så att ni håller er uppdaterade. Dessutom kanske ni vill nå ut till andra grupper som är viktiga att involvera.

Tid

2-4 timmar. Tiden beror mycket på omfattningen av planen. Ofta behövs 1-2 möten.

Antal

2-20 personer. Arbetet med kommunikationsplan kan ofta vara en uppgift för en arbetsgrupp som har mer ansvar för processledning och planering av arbetet, som en styrelse eller utsedd arbetsgrupp.

Hur

1. Planen tas fram genom en gemensam workshop. Det finns en mall som ni kan använda som hjälp. Nedanstående steg görs gemensamt där gruppens deltagare får komma upp med alla tankar och förslag.
2. Vilka övergripande mål finns i projektet eller för gruppens arbete? Dessa kan vara formulerade genom tidigare arbete med visioner och handlingsplan.
   
3. Vilka är målen med kommunikationen, vad är det ni vill uppnå?
   
4. Vilka målgrupper finns? Dessa delas in i om de har stor eller liten påverkan samt om de har liten eller stort intresse. Ni ser då vilka grupper som är särskilt viktiga att kommunicera med.
5. Vilket/vilka budskap ska kommuniceras? (Kan vara olika för olika målgrupper.)
6. Vilka milstolpar har uppnåtts och ska försöka uppnås?
7. Tabell över aktiviteter (se mall). Aktiviteter kan även redan finnas i en handlingsplan som gruppen tagit fram. För varje aktivitet beskrivs kommunikationsmål, målgrupp, tidplan, ansvarig och uppföljning.
   
8. En arbetsgrupp eller processledare sammanställer resultatet och skickar ut till alla deltagare (även till medlemmar som inte deltagit) för synpunkter.

Vad behövs?

• Hjälp från en kommunikatör eller person med erfarenhet av kommunikationsplaner är fördel.
• Mall för kommunikationsplan.
• Papperslappar, tuschpennor och ev. tejp.
• Kamera för dokumentation.

Att tänka på

• Även om en arbetsgrupp arbetar med planen är det viktigt att hela gruppen inkluderas i arbetet genom exempelvis en workshop som nämns ovan.
• Planen behöver följas upp och uppdateras.

Läs mer

• Mall för kommunikationsplan Word, 18.9 kB.
• För att ta del av exempel på kommunikationsplaner för vattenråd, lyft frågan till kontaktpersonen från länsstyrelsen i vattenrådet eller kontakta Vattenmyndigheten.