Inköp
Kraven på spårbarhet uppstår redan vid inköpstillfället. Ni behöver säkerställa att era leverantörer indelar de produkter ni tar emot i partier och att dessa partier märks på ett sådant sätt att ni får tillgång till all relevant information. Detta gäller såväl vid inköp från primärproducenter, t.ex. fiskare, som vid handel i grossistledet med svenska och utländska leverantörer.
Leverantörer som är anslutna till det svenska spårbarhetssystemet får möjlighet att rapportera information om levererade partier i samband med utleverans, vilket gör att ni kan ta del av informationen via det centrala IT-systemet hos HaV så fort detta skett.
OBS! Eventuella produkter som inte lever upp till kraven på partiindelning och fysisk märkning får inte saluföras.
Varumottagning
Ni ansvarar för att kontrollera att mottagna partier uppfyller kraven på spårbarhet och att ni får rätt information om dessa. Detta avser den information som är möjlig att kontrollera vid varje givet tillfälle, t.ex. art och beredningsform. Ni ansvarar för att korrigera eventuella avvikelser. En väl utvecklad varumottagning är en förutsättning för korrekt lagerhantering och därmed för såväl intern som extern spårbarhet.
Inköpta partier, inom EU, ska ha unika partiidentiteter vilka t.ex. kan användas för ankomstregistrering. Ankomstregistrering kan underlättas om ni använder er av den information som era leverantörer rapporterat via det centrala IT-systemet hos HaV. Senare i detta dokument beskrivs hur ni kan ta del era leverantörers rapporterade information.
Produktion och ompackning
Vid produktion och ompackning är det, under vissa förutsättningar, möjligt att slå samman flera partier till produktionspartier så länge som spårbarheten kan påvisas. Produktionspartier (batcher) kan underlätta hanteringen och rapportering av levererade partier. Samtidigt är det främst era kunders krav på detaljnivå som eventuellt begränsar möjligheten att använda produktionspartier.
Orderplock
"Torsk är torsk” är ett uttryck som inte är förenligt med kraven på spårbarhet. Era kunder har utöver information om art även rätt att få information om till exempel fångstområde, fångstdatum och fångstredskap. Det ställer krav på lagerhantering och att man vid orderplock tar produkter från rätt låda/lagerplats.
Utleverans
Vid utleverans ska partier märkas med rätt information och på ett sådant sätt att det inte råder någon tvekan om vad som utgör ett parti då sampackning sker. Även rapportering av partiinformationen ska ske via det centrala IT-systemet hos HaV, vilken då blir tillgänglig för mottagaren.
