Rapportering

Varje aktör i spårbarhetskedjan är skyldig att se till att informationen om de partier de levererar förmedlas till mottagaren. Företagen har också gemensamt en skyldighet att ha ett system för att kunna följa partierna genom hela kedjan (Artikel 58.4 i rådets förordning (EG) nr 1224/2009).

Ett sätt att förse mottagare med denna information och att uppfylla kraven på att ha ett system är att rapportera informationen via det centrala IT-systemet hos HaV. De efterföljande rapporteringsskyldiga aktörerna kan då ta del av informationen elektroniskt, och kan därmed återanvända den informationen i sin hantering. Fortsättningsvis syftar begreppet ”rapportering” på rapportering av partiinformation via det centrala IT-systemet hos HaV.

De händelser som du som spårbarhetsaktör ska lämna uppgifter om till spårbarhetssytemet är:

• Bildande av ursprungsparti, det vill säga partier som bildas inför
  första försäljning i Sverige
• Inköp eller annat övertagande av ägandet av parti (ankomstregistrering). Här innefattas även partier som införs från annat EU-land samt partier som importeras från tredje land med fångstintyg och som avses att blandas med partier av EU ursprung.
• Bildande av produktionsparti, om du väljer att skapa produktionspartier så ska dessa rapporteras.
• Försäljning eller annan överlåtelse av ägandet av parti. Förstahandsmottagare och grossister ska rapportera alla sina leveranser av fiskeriprodukter som omfattas av spårbarhetskraven oavsett vem mottagaren är. Detta gäller även vid försäljningar till mottagare i andra EU-länder och till mottagare i länder utanför EU
• Terminering av parti:
  − Vid försäljningar direkt till slutkonsument ska dessa försäljningar rapporteras till spårbarhetssystemet, då via ett förenklat förfarande där inga specifika uppgifter om mottagaren behöver lämnas.
  − Händelser som gör att fiskeriprodukter ej längre omfattas av kraven på spårbarhet ska också termineras. Till exempel då produkter bereds eller kasseras (det vill säga då de lämnar kapitel 03 i den kombinerade nomenklaturen - Se även fråga ”Vad är en terminering?”).

Den information som ska rapporteras är beroende av om partiet utgörs av fiskeri- och vattenbruksprodukter som är fångade eller odlade i havet. Den information som är obligatorisk att rapportera framgår av tabellen nedan.

‌Identifikation

‌

Ursprung

‌
Produkt

Händelse

[1] Avser GS1-lokaliseringsnummer (Global Location Number).

Utöver ovanstående obligatoriska information finns även möjlighet att förmedla ytterligare uppgifter via det centrala IT-systemet. Denna frivilliga information samt kompletterande upplysningar till ovanstående tabell finns i dokumentet Precisering av partiinformationen.

I normalläget är det förstahandsmottagaren eller den som inför eller importerar fiskeriprodukter som rapporterar information om det ursprungliga partiet i det svenska spårbarhetssystemet. Denna information återanvänds sedan av efterkommande aktörer i varukedjan. Alla förstahandsmottagare och grossister är även skyldiga att tilldela försålda partier unika identitetsnummer. Identitetsnumrets format ska följa GS1 standard och varje aktör tilldelas en nummerserie av GS1 eller HaV.

I situationer där information om partier från tidigare led saknas i spårbarhetssystemet ska saluförande aktör säkerställa tillgång till obligatorisk information innan partier säljs vidare. Det är alltid varje aktörs skyldighet att veta och kunna delge den obligatoriska informationen om de partier som aktören saluför. 

Alla händelser ska rapporteras senast nästkommande helgfri vardag. HaV rekommenderar dock att rapporteringen sker i samband med utleverans. Detta på grund av att informationen då blir tillgänglig via det centrala IT-systemet för mottagaren, vilket möjliggör användning i planerings- och försäljningsprocesser samt vid eventuell ankomstregistrering.  

Den grundläggande principen för informationsdelning via spårbarhetssystemet är att du som aktör endast ser ett steg bakåt och ett steg framåt i varuflödeskedjan. Det betyder att du bara ser den information som dina leverantörer har rapporterat för de partier där ditt företag står som mottagare. Du kan alltså inte i spårbarhetssystemet se information som rapporterats av tidigare aktörer i varuflödeskedjan.

Utöver ovanstående har du bara åtkomst till den information om de partier som du eller andra på ditt företag har rapporterat. Du kan således inte heller få information om vad dina mottagare senare rapporterar om de berörda partierna.
Behöriga myndigheter har tillgång till all rapporterad information för hela spårbarhetskedjan.

HaV erbjuder två sätt för berörda aktörer att lämna och hämta spårbarhetsinformation. Aktörerna kan välja att använda en av dessa metoder eller välja att använda sig av båda rapporteringssätten.

1. Manuell rapportering med hjälp av e-tjänst hos HaV. Detta rapporteringssätt vänder sig främst till de aktörer som hanterar ett mindre antal partier och kanske saknar eget IT-stöd för hantering av logistiska flöden.
2. Automatiserad rapportering där aktörernas IT-system integreras med det centrala IT-systemet hos HaV. Observera att integration av IT-system kan medföra omställningskostnader och relativt lång etableringstid. Integration möjliggör även att information om inköpta partier kan laddas in i ert eget affärssystem för att t.ex. underlätta ankomstkontroll och lagerhantering.

För att underlätta bedömningen av vilket rapporteringssätt som passar bäst för er finns en räknesnurra Excel, 12.5 kB. på Webbplats Spårbarhet, där ni anger antal inköp och försäljningar per dag varpå en vägledande tidsuppskattning beräknas. Observera att den faktiska tidsåtgången kan variera från person till person.

Flera av de uppgifter som ska rapporteras för partier omfattas även av deklarationer om övertagande och avräkningsnotor. Därför är det möjligt att via Spårbarhetssystemets e-tjänst skapa partier med dessa underlag som utgångspunkt. Fördelen med det är att samma information inte behöver skrivas in manuellt flera gånger. Det förutsätter dock att deklaration om övertagande eller avräkningsnotor för de partier som avses först har levererats till HaV via tjänsten e-Notor, vilket är en separat tjänst.

Ja, ni ska då fylla i informationen manuellt (så kallad ankomstregistrering) och tilldela partiet ett partinummer om ni inte har en lösning där er leverantör kan leverera information elektroniskt direkt till ert affärssystem.

Ni ska endast rapportera det som omfattas av spårbarhetskraven.

Ett parti får ej innehålla olika presentationer. Ni måste därför rapportera två olika partier. Ryggbitarna och slaget med presentationen "Övrigt" och Fileérna med presentationen filé.

Vid rapportering ska värdet på MRB vara LSC, MHS rapporteras inte. Vid fysisk märkning där räka<MHS (Minsta HandelsStorlek) ska gul etikett med "BMS" (Below Minimum Size) finnas på partiet.

Se även HVMFS 2017:0 9§ p6 Pdf, 185.2 kB..

Uppgift om partiet uppfyller referensstorleken (MRB) ska alltid rapporteras, även för arter som inte ingår. Dessa får då värdet LSC (Legally Sized Catch) eller möjligen MIX i senare led.

Spill och rens ska ej rapporteras förutsatt att det inte används till livsmedel som fortfarande omfattas av tulltaxa 03.

Ni ska inte rapportera in att ni mottagit eller försäljer produkter som inte berörs av spårbarhetskraven.

Inget ska rapporteras till kommissionen. Syftet med spårbarhetskraven och rapporteringen är inte informationsinsamling - syftet är informationsöverföring mellan näringens aktörer samt att öka möjligheterna för HaV att kontrollera upptaget av fisk genom kontroll i saluföringsledet.

Anledningen till att vi tidkravet landat på just ”dagen efter händelsen som ska rapporteras” är en balans mellan kundens behov att snabbt få spårbarhetsinformation och leverantörernas kapacitet att rapportera uppgifterna. I första försäljningsledet sammanfaller detta tidskrav med tidskravet för förstahandsmottagarens elektroniska rapportering av avräkningsnotor och deklarationer om övertagande. Uppgifterna i dessa dokument utgör i regel även startpunkten för spårbarheten.

Termineringar kallar vi de rapporteringar av händelser då partier med fiskeriprodukter inte längre omfattas av spårbarhetskraven. Det kan vara efter vissa typer av beredningar, att de inte längre kan klassas som livsmedel eller att de säljs direkt till konsument enligt bild nedan.

Se även Vilka produkter ingår i tulltaxa 03 – och omfattas därav av spårbarhetskraven? samt Hur ska jag rapportera när en produkt lämnar tulltaxa 03 och därmed inte längre omfattas av spårbarhetskraven?

Hav har löst detta genom att ha en prioriterad/ordnad lista. Den ser ut som följer:

1. Levande
2. Färsk
3. Fryst
4. Torkad
5. Rökt
6. Saltad
7. Kokt

Om ett parti har flera beredningar så ska aktören rapportera den med högst prioritet, d.v.s. högst upp i listan.

T.ex. om ett parti är rökt & fryst så ska aktören rapportera partiet som Fryst.

Förfarandet gäller både för bastjänstanvändare och för de som använder e-tjänst.