Registrering och rapportering
Information om registrering som spårbarhetsaktör och olika rapporteringssätt.
Hur registrerar jag mitt företag?
Ladda ner, fyll i och skicka in blanketten ”registrering för nya användare”.
När vi tagit emot och godkänt ditt företag för registrering till spårbarhetssystemet så kommer vi att skicka inloggningsuppgifter till registrerade användare samt att kontaktpersonen får en bekräftelse via mejl. De företag som angivit att de vill integrera sitt affärssystem med spårbarhetssystemet kommer även få kompletterande information.
Hur börjar jag rapportera?
Alla förstahandsmottagare och grossister som handlar med fiskeri- och vattenbruksprodukter som omfattas av spårbarhetskraven ska rapportera partiinformation om sina inköp och försäljningar via spårbarhetssystemet.
För att få tillgång till spårbarhetssystemet måste ditt företag vara registrerat (se ovan). Detaljister som säljer till slutkonsument omfattas inte.
Registreringen innebär att uppgifter om ert företag och era anläggningar läggs upp i ett gemensamt adressregister, vilket görs tillgängligt för alla andra registrerade svenska företag som omfattas av spårbarhetssystemet.
Hur ändrar jag mina registrerade företagsuppgifter?
Ladda ner, fyll i och skicka in blanketten ”ändring av befintliga uppgifter”. Denna blankett använder du också för att lägga till nya användare på ett redan registrerat företag.
Hur avregistrerar jag mitt företag?
Ladda ner, fyll i och skicka in blanketten ”avregistrering av företag”.
Observera att om du är förstahandsmottagare så måste du först avregistrera dig som förstahandsmottagare innan du kan avregistrera dig som spårbarhetsaktör. För att avregistrera dig skicka mejl till avrnotor@havochvatten.se
När vi tagit emot blanketten och avregistrerat ditt företag i spårbarhetssystemet kommer du få en bekräftelse från HaV.
Rapporteringssätt
Du kan välja mellan 3 olika sätt att rapportera information till spårbarhetssystemet.
- E-tjänst: Manuell rapportering via webbsida (kan kombineras med rapportering via bastjänst).
- Bastjänst 1: Systemintegrerad rapportering med fullständig information i varje rapport.
- Bastjänst 2: Systemintegrerad händelse-rapportering enligt GS1 eller motsvarande.
E-tjänst
HaV erbjuder en kostnadsfri manuell rapportering i spårbarhetssystemets e-tjänst.
När du registrerar ditt företag anger du de medarbetare som ska ha användarkonto till e-tjänsten. Användarna kan därefter logga in i e-tjänsten där de kan se information om inköpta partier från företagets svenska leverantörer samt rapportera dina andra inköp och försäljningar.
För dig som är registrerad förstahandsmottagare finns möjlighet att lämna avräkningsnota och deklaration om övertagande elektroniskt via e-tjänstens ”Notaklient”. I Notaklienten kan du även enkelt skapa ursprungspartier för spårbarhetssystemet utifrån dina rapporterade avräkningsnotor och deklaration om övertagande. Du har även möjlighet att terminera partier på avräkningsnota och deklaration om övertagande om partierna ska användas till produkter som inte omfattas av spårbarhetskraven och även produkter som ska säljas till slutkonsument.
Bastjänst 1
Bastjänst 1 används främst av företag med många transaktioner och som har ett affärssystem som de vill integrera med spårbarhetssystemet.
Om detta är intressant för ditt företag så behöver ni genomföra en anpassning av ert affärssystem så att det automatiskt sänder rapporter till spårbarhetssystemet när en händelse enligt kraven inträffar. Fullständig information om händelse och parti enligt föreskrift HVMFS 2017:14 ska följa med i varje rapport. .
Bastjänst 2
Bastjänst 2 används främst av företag som har många transaktioner och där fiskeri- och vattenbruksprodukternas partiegenskaper inte förändras. Bastjänst 2 erbjuder en händelserapportering enligt GS1 specifikation, EPCIS, som möjliggör att information om artiklar, organisationer och anläggningar kan delas mellan berörda parter samt att viss information om partier tillhandahålls av era leverantörer. Detta medför att rapporterade spårbarhetshändelser via Bastjänst 2 inte behöver innehålla fullständig information, istället används identifierare/nycklar som refererar till redan känd information.
Om detta sätt att dela information om spårbarhetshändelser är intressant för ditt företag behöver ni genomföra en anpassning av ert affärssystem så att det automatiskt utbyter information med det gemensamma spårbarhetssystemet hos HaV när händelser enligt kraven i föreskrift HVMFS 2017:14 inträffar. Ni behöver även komma överens med era handelspartners hur spårbarhetsinformation ska hanteras avseende såväl informationsutbyte som fysisk märkning av partier.
HaV tillhandahåller tekniska guider till registrerade spårbarhetsaktörer som i detalj förklarar hur bastjänsterna används.
Information för bastjänstanvändare
Samråd för bastjänstanvändare
När du registrerar ditt företag så ska du ange vilket rapporteringssätt du vill använda dig av. Om du vill använda bastjänst för att rapportera till spårbarhetssystemet ska samråd med HaV påbörjas. Under samrådsprocessen erbjuder HaV ditt företag rådgivning för att underlätta planering och beslut.
I samrådet ska ditt företag blanda annat redovisa:
- Vilka händelsetyper som kommer vara aktuella att rapportera med bastjänst.
- Systembeskrivning av det system som ska integreras med HaV.
- Datum när ditt företag anser sig vara klar med integrationen och kan genomföra godkänt slutprov.
Baserat på samrådet tar HaV beslut om vad slutprovet ska innefatta samt vid vilket datum godkänt slutprov senast ska ha genomförts.
Slutprov
Ditt företag ska i slutprovet visa att ni på korrekt sätt kan rapportera de typer av händelser som beslutades i samrådet. Det innebär att företaget rapporterar med sitt ”produktionssystem” till en etableringsmiljö (testmiljö). HaV granskar rapporteringen samt att spårbarhetskedjorna hålls intakta.
Eventuella fel återkopplas till företaget som ska justera integrationen och göra omprov.
Produktionsmedgivande
Efter att Hav har godkänt slutprovet får ditt företag ett beslut om produktionsmedgivande. Ni ska börja rapportera i produktionsmiljön samt märka enligt spårbarhetskraven från datumet som meddelas i produktionsmedgivandet
Observera att varje företag som hanterar partier som omfattas av spårbarhetskraven är skyldiga att rapportera enligt reglerna. Du har alltså en skyldighet att rapportera i e-tjänst om inte bastjänstrapportering är godkänd och produktionsmedgivande finns eller om bastjänsten inte fungerar som den ska.
