Dela på Facebook Dela på Twitter Skicka e-post Skriv ut

Rapportering

  • Vad menas med att vara rapporteringsskyldig?

    Varje aktör i spårbarhetskedjan är skyldig att se till att informationen om de partier de levererar förmedlas till mottagaren. Företagen har också gemensamt en skyldighet att ha ett system för att kunna följa partierna genom hela kedjan (Artikel 58.4 i rådets förordning (EG) nr 1224/2009).

    Ett sätt att förse mottagare med denna information och att uppfylla kraven på att ha ett system är att rapportera informationen via det centrala IT-systemet hos HaV. De efterföljande rapporteringsskyldiga aktörerna kan då ta del av informationen elektroniskt, och kan därmed återanvända den informationen i sin hantering. Fortsättningsvis syftar begreppet ”rapportering” på rapportering av partiinformation via det centrala IT-systemet hos HaV.

  • Vilka händelser är det som ska rapporteras?

    De händelser som du som spårbarhetsaktör ska lämna uppgifter om till det centrala IT-systemet hos HaV (spårbarhetssytemet) är:

    • Bildande av ursprungsparti, det vill säga partier som bildas inför
      första försäljning i Sverige
    • Inköp eller annat övertagande av ägandet av parti (ankomstregistrering). Här innefattas även partier som införs från annat EU-land samt partier som importeras från tredje land med fångstintyg och som avses att blandas med partier av EU ursprung.
    • Bildande av produktionsparti, om du väljer att skapa produktionspartier så ska dessa rapporteras.
    • Försäljning eller annan överlåtelse av ägandet av parti. Förstahandsmottagare och grossister ska rapportera alla sina leveranser av fiskeriprodukter som omfattas av spårbarhetskraven oavsett vem mottagaren är. Detta gäller även vid försäljningar till mottagare i andra EU-länder och till mottagare i länder utanför EU
    • Terminering av parti:

    − Vid försäljningar direkt till slutkonsument ska dessa försäljningar rapporteras till spårbarhetssystemet, då via ett förenklat förfarande där inga specifika uppgifter om mottagaren behöver lämnas.

    − Händelser som gör att fiskeriprodukter ej längre omfattas av kraven på spårbarhet ska också termineras. Till exempel då produkter bereds eller kasseras (det vill säga då de lämnar kapitel 03 i den kombinerade nomenklaturen - Se även fråga ”Vad är en terminering?”).

    Illustration.

    Bilden visar de händelser som rapporteras via det centrala IT-systemet hos HaV.

  • Vilken information är det som ska rapporteras?

    Den information som ska rapporteras är beroende av om partiet utgörs av fiskeri- och vattenbruksprodukter som är fångade eller odlade i havet. Den information som är obligatorisk att rapportera framgår av tabellen nedan.

    Identifikation

    Matris över attribut i spårbarhetssystemet från föreskrift - Vägledning

    ID

    Uppgifter Som ska vara åtkomliga genom HaVs spårbarhetsdatabas

    Fångad

    Odlad

    1

    Identifikationsnummer

    Obligatorisk

    Obligatorisk

    2

    Identifikationsnummer – ingående partier. Vid blandning av partier.

    Obligatorisk i vissa fall

    Obligatorisk i vissa fall

    3

    Identifikationsnummer – fångstintyg . Vid inblandning av importerat parti i blandat parti.

    Obligatorisk i vissa fall

    Obligatorisk i vissa fall

    Ursprung

    Matris över attribut i spårbarhetssystemet från föreskrift - Vägledning

    ID

    Uppgifter Som ska vara åtkomliga genom HaVs spårbarhetsdatabas

    Fångad

    Odlad

    4

    Importland. För importerat parti.

    Obligatorisk i vissa fall

    Obligatorisk i vissa fall

    5

    Produktionsmetod

    Obligatorisk

    Obligatorisk

    6

    Fiskefartygets distriktsbeteckning.
    Obligatoriskt för partier som inte består av blandade partier från mer än ett fartyg.

    Obligatorisk i vissa fall

    Ej tillämpligt

    7

    Fiskefartygets namn.
    Obligatoriskt för partier som inte består av blandade partier från mer än ett fartyg.

    Obligatorisk i vissa fall

    Ej tillämpligt

    8

    Flera fartyg. Obligatoriskt för partier som består av blandade partier från mer än ett fartyg.

    Obligatorisk i vissa fall

    Ej tillämpligt

    9

    Vattenbruksanläggningens namn

    Ej tillämpligt

    Obligatorisk

    Produkt

    Matris över attribut i spårbarhetssystemet från föreskrift - Vägledning

    ID

    Uppgifter Som ska vara åtkomliga genom HaVs spårbarhetsdatabas

    Fångad

    Odlad

    10

    Art – FAO:s trebokstavskod

    Obligatorisk

    Obligatorisk

    11

    Art – handelsbeteckning

    Obligatorisk

    Obligatorisk

    12

    Art – vetenskapligt namn

    Obligatorisk

    Obligatorisk

    13

    Minsta referensstorlek för bevarande

    Obligatorisk

    Ej tillämpligt

    14

    Presentationsform

    Obligatorisk

    Obligatorisk

    15

    Beredningsform

    Obligatorisk

    Obligatorisk

    16

    Nettovikt, kg

    Obligatorisk

    Obligatorisk

    17

    Antal individer. Anges för ursprungspartier av lax.

    Obligatorisk i vissa fall

    Ej tillämpligt

    18

    Fångstdatum/-period

    Obligatorisk

    Ej tillämpligt

    19

    Produktionsdatum

    Ej tillämpligt

    Obligatorisk

    20

    Fångstområde

    Obligatorisk

    Ej tillämpligt

    21

    Dominerande fångstområde. Obligatoriskt för partier som består av blandade partier från mer än ett fångstområde enligt definitionen i artikel 38.1.a i förordning (EU) nr 1379/2013.

    Obligatorisk i vissa fall

    Ej tillämpligt

    22

    Ekonomisk zon. Obligatorisk för ursprungspartier som består av reglerade arter där artikel 67.13. a i förordning (EU) nr 404/2011 är tillämplig.

    Obligatorisk i vissa fall

    Ej tillämpligt

    23

    Produktionsområde

    Ej tillämpligt

    Obligatorisk

    24

    Dominerande produktionsområde. Obligatoriskt för partier som består av blandade partier från mer än ett produktionsområde enligt definitionen i artikel 38.1.c i förordning (EU) nr 1379/2013.

    Ej tillämpligt

    Obligatorisk i vissa fall

    25

    Fiskeredskap – kategori

    Obligatorisk

    Ej tillämpligt

    26

    Upptinad. Om partiet tidigare varit fryst.

    Obligatorisk i vissa fall

    Obligatorisk i vissa fall

    27

    Datum för minsta hållbarhet. När artikel 35.1. e i förordning (EU) nr 1379/2013 är tillämplig.

    Obligatorisk i vissa fall

    Obligatorisk i vissa fall

    Händelse

    Matris över attribut i spårbarhetssystemet från föreskrift - Vägledning

    ID

    Uppgifter Som ska vara åtkomliga genom HaVs spårbarhetsdatabas

    Fångad

    Odlad

    28

    Uppgiftslämnare

    Obligatorisk

    Obligatorisk

    29

    Händelsetyp

    Obligatorisk

    Obligatorisk

    30

    Händelsedatum

    Obligatorisk

    Obligatorisk

    31

    Leverantör – namn. Gäller ej ursprungspartier.

    Obligatorisk i vissa fall

    Obligatorisk i vissa fall

    32

    Leverantör – GLN[1]. Alternativ till VAT-nummer. Gäller ej ursprungspartier.

    Obligatorisk i vissa fall

    Obligatorisk i vissa fall

    33

    Leverantör – VAT-nummer. Alternativ till GLN. Gäller ej ursprungspartier.

    Obligatorisk i vissa fall

    Obligatorisk i vissa fall

    34

    Leverantör – anläggningens GLN. Obligatoriskt om leverantören är registrerad användare av spårbarhetsdatabasen. Gäller ej ursprungspartier.

    Obligatorisk i vissa fall

    Obligatorisk i vissa fall

    35

    Leverantör – anläggningens adress. Obligatoriskt om leverantören inte är registrerad användare av spårbarhetsdatabasen. Gäller ej ursprungspartier.

    Obligatorisk i vissa fall

    Obligatorisk i vissa fall

    36

    Mottagare – namn

    Obligatorisk

    Obligatorisk

    37

    Mottagare – GLN. Alternativ till VAT-nummer.

    Obligatorisk i vissa fall

    Obligatorisk i vissa fall

    38

    Mottagare – VAT-nummer. Alternativ till GLN.

    Obligatorisk i vissa fall

    Obligatorisk i vissa fall

    39

    Mottagare – anläggningens GLN. Obligatoriskt om mottagaren är registrerad användare av spårbarhetsdatabasen.

    Obligatorisk i vissa fall

    Obligatorisk i vissa fall

    40

    Mottagare – anläggningens adress. Obligatoriskt om mottagaren inte är registrerad användare av spårbarhetsdatabasen.

    Obligatorisk i vissa fall

    Obligatorisk i vissa fall

    [1] Avser GS1-lokaliseringsnummer (Global Location Number).

    Utöver ovanstående obligatoriska information finns även möjlighet att förmedla ytterligare uppgifter via det centrala IT-systemet. Denna frivilliga information samt kompletterande upplysningar till ovanstående tabell finns i dokumentet Precisering av partiinformationen.

    I normalläget är det förstahandsmottagaren eller den som inför eller importerar fiskeriprodukter som rapporterar information om det ursprungliga partiet i det svenska spårbarhetssystemet. Denna information återanvänds sedan av efterkommande aktörer i varukedjan. Alla förstahandsmottagare och grossister är även skyldiga att tilldela försålda partier unika identitetsnummer. Identitetsnumrets format ska följa GS1 standard och varje aktör tilldelas en nummerserie av GS1 eller HaV.

  • Vad ska jag göra om all information inte finns på mina inköpta partier?

    I situationer där information om partier från tidigare led saknas i spårbarhetssystemet ska saluförande aktör säkerställa tillgång till obligatorisk information innan partier säljs vidare. Det är alltid varje aktörs skyldighet att veta och kunna delge den obligatoriska informationen om de partier som aktören saluför. 

  • När ska jag rapportera?

    Alla händelser ska rapporteras senast nästkommande helgfri vardag. HaV rekommenderar dock att rapporteringen sker i samband med utleverans. Detta på grund av att informationen då blir tillgänglig via det centrala IT-systemet för mottagaren, vilket möjliggör användning i planerings- och försäljningsprocesser samt vid eventuell ankomstregistrering.  

  • Vilken information kan jag se i spårbarhetssystemet?

    Den grundläggande principen för informationsdelning via spårbarhetssystemet är att du som aktör endast ser ett steg bakåt och ett steg framåt i varuflödeskedjan. Det betyder att du bara ser den information som dina leverantörer har rapporterat för de partier där ditt företag står som mottagare. Du kan alltså inte i spårbarhetssystemet se information som rapporterats av tidigare aktörer i varuflödeskedjan.

    Utöver ovanstående har du bara åtkomst till den information om de partier som du eller andra på ditt företag har rapporterat. Du kan således inte heller få information om vad dina mottagare senare rapporterar om de berörda partierna.
    Behöriga myndigheter har tillgång till all rapporterad information för hela spårbarhetskedjan.

  • Hur rapporterar jag spårbarhetsinformation?

    HaV erbjuder två sätt för berörda aktörer att lämna och hämta spårbarhetsinformation. Aktörerna kan välja att använda en av dessa metoder eller välja att använda sig av båda rapporteringssätten.

    1. Manuell rapportering med hjälp av e-tjänst hos HaV. Detta rapporteringssätt vänder sig främst till de aktörer som hanterar ett mindre antal partier och kanske saknar eget IT-stöd för hantering av logistiska flöden.
    2. Automatiserad rapportering där aktörernas IT-system integreras med det centrala IT-systemet hos HaV. Observera att integration av IT-system kan medföra omställningskostnader och relativt lång etableringstid. Integration möjliggör även att information om inköpta partier kan laddas in i ert eget affärssystem för att t.ex. underlätta ankomstkontroll och lagerhantering. Se även Teknisk guide för integration av eget IT-system med spårbarhetssystemet hos HaV.

    För att underlätta bedömningen av vilket rapporteringssätt som passar bäst för er finns en räknesnurraExcel på Webbplats Spårbarhet, där ni anger antal inköp och försäljningar per dag varpå en vägledande tidsuppskattning beräknas. Observera att den faktiska tidsåtgången kan variera från person till person.

  • Kan jag använda informationen på mina avräkningsnotor?

    Flera av de uppgifter som ska rapporteras för partier omfattas även av deklarationer om övertagande och avräkningsnotor. Därför är det möjligt att via Spårbarhetssystemets e-tjänst skapa partier med dessa underlag som utgångspunkt. Fördelen med det är att samma information inte behöver skrivas in manuellt flera gånger. Det förutsätter dock att deklaration om övertagande eller avräkningsnotor för de partier som avses först har levererats till HaV via tjänsten e-Notor, vilket är en separat tjänst.

  • I normalfallet får vi all partiinformation elektroniskt från våra utländska leverantörer. Hur ska vi rapportera i de fall informationen bara kommer på papper? Är tanken då att vi ska fylla i systemet manuellt?

    Ja, ni ska då fylla i informationen manuellt (så kallad ankomstregistrering) och tilldela partiet ett partinummer om ni inte har en lösning där er leverantör kan leverera information elektroniskt direkt till ert affärsystem.

  • Får vi rapportera allt vi säljer?

    Ni ska endast rapportera det som omfattas av spårbarhetskraven.

  • Vi skär och får ut både ryggbitar, filé och slag av samma fisk. Hur ska vi rapportera - bara den ena presentationen eller båda?

    Ett parti får ej innehålla olika presentationer. Ni måste därför rapportera två olika partier. Ryggbitarna och slaget med presentationen "Övrigt" och Fileérna med presentationen filé.

  • Nordhavsräkan saknar MRB men har en MHS. Hur ska fångster av räka under MHS rapporteras och märkas?

    Vid rapportering ska värdet på MRB vara LSC, MHS rapporteras inte. Vid fysisk märkning där räka<MHS (Minsta HandelsStorlek) ska gul etikett med "BMS" (Below Minimum Size) finnas på partiet.

    Se även HVMFS 2017:0 9§ p6PDF.

  • Ska det rapporteras MRB (minsta referensstorlek för bevarande) för alla arter?

    Uppgift om partiet uppfyller referensstorleken (MRB) ska alltid rapporteras, även för arter som inte ingår. Dessa får då värdet LSC (Legally Sized Catch) eller möjligen MIX i senare led.

  • Om vi skär ryggbitar från hel fisk får vi en massa spill och rens - hur ska det rapporteras?

    Spill och rens ska ej rapporteras förutsatt att det inte används till livsmedel som fortfarande omfattas av tulltaxa 03.

  • Hur ska jag rapportera när vi får produkter leverade till oss som inte berörs av spårbarhetskraven?

    Ni ska inte rapportera in att ni mottagit eller försäljer produkter som inte berörs av spårbarhetskraven.

  • Vad är det som sedan ska rapporteras till EU kommissionen? Det är fortfarande oklart för oss vad det slutliga syftet är med informationsinsamlingen.

    Inget ska rapporteras till kommissionen. Syftet med spårbarhetskraven och rapporteringen är inte informationsinsamling - syftet är informationsöverföring mellan näringens aktörer samt att öka möjligheterna för HaV att kontrollera upptaget av fisk genom kontroll i saluföringsledet.

  • Kravet på rapporteringen är ju att rapporten ska skickas inom 24 h (dagen efter händelsen), varför måste ni ha datat så snabbt?

    Anledningen till att vi tidkravet landat på just ”dagen efter händelsen som ska rapporteras” är en balans mellan kundens behov att snabbt få spårbarhetsinformation och leverantörernas kapacitet att rapportera uppgifterna. I första försäljningsledet sammanfaller detta tidskrav med tidskravet för fångstmottagarens elektroniska rapportering av avräkningsnotor och deklarationer om övertagande. Uppgifterna i dessa dokument utgör i regel även startpunkten för spårbarheten.

  • Vad är en terminering?

    Termineringar kallar vi de rapporteringar av händelser då partier med fiskeriprodukter inte längre omfattas av spårbarhetskraven. Det kan vara efter vissa typer av beredningar, att de inte längre kan klassas som livsmedel eller att de säljs direkt till konsument enligt bild nedan.

    Illustration - När ska jag terminera partier.
Dela på Facebook Dela på Twitter Skicka e-post Skriv ut

Publicerad: 2016-03-10

Sidansvarig: Webbredaktionen