Dela på Facebook Dela på Twitter Skicka e-post Skriv ut

Taggar: Anställning Rutin

Hantera e-post som vanlig post

Var noggrann med dina mejl. Se till att allt som kommer in till dig personligen, och som tillhör ett ärende, registreras i diariet. Fråga registratorerna om du känner dig osäker på vad som ska registreras. Skicka aldrig sekretessbelagda uppgifter med mejl.

Mejl jämställs med brev som kommer till HaV genom traditionell postgång. Det gör att samma regler gäller för dina mejl som för andra inkomna handlingar.

Läs rutinen om hantering av allmänna handlingar

Bevaka och registrera mejl som är allmänna handlingar

Din personliga HaV-mejl måste bevakas dagligen. När du har semester eller är borta av andra anledningar ska du lägga in ett autosvar med ett meddelande som hänvisar avsändaren. Det kan exempelvis vara till HaV:s officiella mejladress, havochvatten@havochvatten.se.

Samma regler gäller även för så kallade funktionsbrevlådor. En funktionsbrevlåda är alla de e-postkonton som inte är personliga utan kopplade till en enhet eller funktion. Även dessa ska bevakas dagligen och hanteras på samma sätt som övrig e-post.

Tänk på att registraturen inte kan gå in och bevaka din mejl för att upptäcka om någon har begärt ut en allmän handling. För att täcka upp för dig när du är borta kan du istället ge ett ombud en fullmakt att kolla din mejl.

Så här lägger du till ombud i OutlookPDF

Eftersom vi har personliga mejlbrevlådor kommer det in en mängd handlingar till HaV utan att de har passerat registraturen. Du har därför ansvar för att se till att de mejl som ska registreras lämnas dit. Det gör du genom att vidarebefordra mejlet eller skriva ut det på papper och lämna till registratorerna.

Om du känner dig osäker på vilka mejl som ska registreras kan du fråga registratorerna.

Ett inkommet mejl är oftast en allmän handling. Du behöver inte besvara ett mejl med ett annat mejl, utan kan använda dig av traditionell post.

Om du svarar med ett mejl är det viktigt att kontrollera om svaret behöver registreras.

Radera inte slentrianmässigt och se upp med sekretessen

Du får inte radera mejl rutinmässigt eller per automatik.

Din inkorg och din utkorg är förteckningar där man kan se rubriker på inkomna och skickade mejl, samt tidpunkt och avsändare/mottagare. De förteckningarna är allmänna handlingar.

Meddelanden som är allmänna handlingar och som ska bevaras får inte raderas ur in- eller utkorgen, förrän de skrivits ut på papper och arkiverats.

Vissa mejl kan gallras (raderas) enligt Riksarkivets gallringsföreskrifter. Läs om det i vår rutin om gallring av handlingar av ringa och tillfällig betydelse.PDF

Skicka inte sekretessbelagda uppgifter via mejl. Det gäller oavsett om det gäller personuppgifter eller annat.

Berätta för avsändaren om du inte kan läsa bifogade filer

Om du får ett mejl som innehåller bilagor som du av tekniska skäl inte kan öppna eller läsa, ska du genast meddela avsändaren det. Det är viktigt för att denne ska kunna skicka handlingarna till dig på något annat lämpligt sätt, till exempel med traditionell post.

Ett mejl är inkommet så fort du kan läsa det

Ett mejl räknas som inkommet så fort det kan läsas på en skärm, oavsett format på skärmen. 

Även om du tar emot mejl som hör till tjänsten på din privata mejladress, räknas det som inkommet till myndigheten.

Även interna mejl kan räknas som allmän handling

Mejl som skickas inom HaV kan också vara en allmän handling. Det är innehållet, snarare än vem du skickar mejl till eller från ett ifrån, som avgör vad som är att betrakta som en allmän handling.

Det är viktigt att du har ordning på dina mejl om det kommer en begäran om utlämnade. Det ska vara enkelt att sortera ut de mejl som är allmänna.

Dela på Facebook Dela på Twitter Skicka e-post Skriv ut

Taggar: Anställning Rutin