Dela på Facebook Dela på Twitter Skicka e-post Skriv ut

Taggar: Anställning Tjänsteresa

Några saker att tänka på inför och under din tjänsteresa utomlands

Syftet med den här informationen är att underlätta för dig som reser utomlands i tjänsten. Här tar vi upp viktiga förberedelser och saker som kan vara bra att tänka på inför och under tjänsteresan.

Kostnader för vaccination, försäkringar, tillägg, resekostnader med mera budgeteras hos den enhet där medarbetaren arbetar.

Du hittar bra och matnyttig information på Kammarkollegiets sida Goda råd på tjänsteresan.

Meddela flightnummer och boende

Vid resa utomlands ska medarbetare meddela flightnummer eller motsvarande, samt boende till sin närmaste chef.

Inför din resa, läs på om kultur, lagar och förhållanden

Det kan vara bra att läsa på om landet innan resan, till exempel om kulturella skillnader och etiska ställningstaganden.

När du väl är i landet är det viktigt att du respekterar kultur och lagar även om det skiljer sig från Sverige. Det som är tillåtet i Sverige kan exempelvis vara förbjudet i andra länder och tvärtom. Svenska arbetstagare ska följa svenska lagar och regler så långt det går.

Läs om ambassadernas reseinformation

regeringskansliets hemsida kan man se vilka områden och länder som Utrikesdepartementet (UD) avråder från att resa till.

Tjänsteresor planerade till länder som UD avråder från ska ställas in.

Reseförsäkring

Kammarkollegiet har en tjänstereseförsäkring som gäller vid både inrikes- och utrikesresor för anställda och uppdragstagare som reser för myndighetens räkning. Innan du reser utomlands kan du hämta ett försäkringskort hos Emil Rydståle på Personalenheten. Kortet visar att du har rätt till läkarvård med full ersättning.

Försäkringen gäller under hela tjänsteresan och motsvarar ett vanligt reseförsäkringsskydd. Tjänstereseförsäkringen är en samlingsförsäkring vilket innebär att alla anställda på HaV är försäkrade.

En vanlig hemförsäkring ersätter oftast mer än tjänstereseförsäkringen och de flesta hemförsäkringar har ett reseskydd i 45 dygn.

Tänk på att försäkringen kanske inte täcker alla typer av aktiviteter och inte gäller resor till en plats UD avråder från. Det bästa är att kontakta försäkringsbolaget och kontrollera exakt vad som gäller.

Vaccin och mediciner

Innan du reser kan du vid behov ges möjlighet till hälsoundersökning och vaccination. Vilken typ av vaccination samråds i första hand med företagshälsovården, annars med annat vaccinationsställe. Många vaccin måste tas i god tid för att få full effekt.

Det kan vara bra att be att få med sig dokumentation som styrker vilka vaccin du har tagit.

Om du är sjuk eller använder receptbelagd medicin bör du ha ett intyg på engelska som visar vilken sjukdom du lider av och vilka mediciner du använder. Intyget är bland annat bra att ha vid passering genom tullen. Medicin ska aldrig checkas in.

Pass, visum och kontokort

I god tid innan resan är det bra att kontrollera giltighetsdatum på passet. En del länder kräver dessutom att passet ska vara giltigt en viss tid efter utresa, så ta reda på vad som gäller för det aktuella landet. Kontrollera också att passet är i gott skick eftersom du kan bli nekad att resa in i landet om passet är skadat.

Kontrollera om landet du ska besöka kräver visum. Kontakta i så fall ambassaden för det landet för att få mer information och göra en visumansökan.

Det kan vara bra att ta med två nytagna foton ifall passet stjäls eller kommer bort. Det är också bra att göra kopior på värdehandlingar som pass, visum, biljetter, försäkringshandlingar och kreditkort. En uppsättning kan du lämna hos vänner eller familj och en kan du förvara i packningen skiljt från originalhandlingarna.

Ta med ett telefonnummer till någon spärrtjänst i fall du behöver spärra konto- och kreditkort.

Arbetstid

Som utsänd till en arbetsplats med en arbetsvecka som är längre än en svensk kan det vara komplicerat att följa de svenska arbetstidsreglerna. Även om arbetet inte sker tillsammans med inhemsk personal kan det ibland vara svårt att frångå lokal praxis. Svenska arbetstagare bör dock följa svensk lag eller svenska avtal så långt som möjligt.

Vissa resor innehåller intensivare arbete under en längre tid och det kan vara bra att både före och efter resan ha en dialog med chefen om hur tiden ska kompenseras.

Bagage

Lägg alltid medicin och stöldbegärlig egendom (kamera, dator och viktiga arbetsdokument) i handbagaget. Även ombyteskläder kan vara bra ifall bagaget kommer bort. Märk bagaget med adress och telefonnummer till din vistelseort utomlands.

SOS Internationals larmcentral kan hjälpa till i samband med stöld, försening av bagage eller om resan måste avbrytas akut.

SOS international nås på telefonnummer +45 7010 5050.

Telefon – lägg in "ICE-nummer"

Ett tips är att lägga till ICE-nummer (In case of Emergency) i telefonboken. Det vill säga att sätta ”ICE” framför personens namn i telefonkontakterna. Numret används av räddningspersonal om de behöver få kontakt med en anhörig vid ett nödläge. Utomlands kan det hända att en kostnad tas ut både för att ringa och ta emot samtal.

När du kommit på plats

Om det händer något akut när du är utomlands i tjänsten ska du i första hand kontakta din sektions- eller enhetschef. I andra hand kontaktar du avdelningschefen

Taxi och hyrbil

Rekommendationen i många länder är att använda sig av auktoriserade taxibilar och fordon som bokats genom ett hotell. Svarttaxi bör alltid undvikas. Kontrollera vilken taxa som gäller innan avfärd, för att minska risken att bli lurad. Tänk även på att det alltid är säkrare att sitta i baksätet än framme hos chauffören.

Om du tänker hyra en bil utomlands bör du alltid vända dig till en känd hyrbilsfirma.

Ta inte upp liftare och stanna inte för att hjälpa till vid en olycka vid sidan av vägen. Risken finns att du råkar ut för något obehagligt. Tänk även på att det är bra att köra med låsta dörrar och fönster i många länder.

Körkort

Ett giltigt körkort som är utfärdat i ett EU-land gäller i hela EU. Vid bilkörning utanför Europa behövs ett internationellt körkort som beställs via Motormännens hemsida.

Stöld, rån och överfall

Om ditt pass stjäls eller kommer bort ska du kontakta den svenska ambassaden i landet. De kan hjälpa till med att skaffa ett provisoriskt pass. Det finns dock länder som inte tillåter in- eller genomresa på ett provisoriskt pass så om resan ska fortsätta bör det aktuella landets ambassad kontaktas för att få mer information.

Om du behöver annan hjälp under resan, till exempel om det uppstår en juridisk konflikt, kan du alltid vända dig till den svenska ambassaden i landet. Som EU-medborgare kan man även utnyttja andra medlemsländers ambassader om det inte finns en svensk ambassad.

Stöld, rån och överfall ska alltid anmälas till polisen på orten där det hänt, så fort som möjligt. Be att få ett intyg på att anmälan är upprättad. Skriv inte under dokument som du inte förstår, inte ens om det är en polisanmälan. Försök få dokumentet på engelska eller undersök om det går att få tag i en tolk.

Om du blir överfallen ska du uppsöka läkare för att få en bedömning och dokumentation av skadorna. Alla kvitton på eventuella egna utlägg ska sparas.

Om det uppstår juridiska frågor kan du också vända dig till EU-kommissionens representation. Mer information den svenska representationen finns på kommissionens hemsida.

Vård utomlands

Om plötslig sjukdom eller olycka inträffar under ett tillfälligt besök i ett annat EU-land, Island, Liechtenstein, Norge eller Schweiz kan du få gratis eller rabatterad sjukvård. Det gäller dock bara sjukvård som finansieras med offentliga medel och varje land har egna regler.

I vissa länder är vården helt gratis, i vissa betalas en del av kostnaden och i andra betalar man hela kostnaden och begär ersättning i efterhand. Spara därför alla räkningar, recept och kvitton. Det brukar finnas en lista på godkända vårdgivare på ambassaderna.

Med det europeiska sjukförsäkringskortet blir det lättare att få vård i EU, byråkratin minskar och ersättningen för kostnaderna fås snabbare. Kortet behövs inte om du reser inom Norden.

Kortet beställs hos Försäkringskassan på webbplatsen eller via sms. Sms:a EUKORT och ditt personnummer till 71020. Leveranstiden kan vara upp till tio arbetsdagar.

Läs mer om kortet och i vilka länder det gäller på Försäkringskassans hemsida.

Sverige har även sjukvårdskonventioner och sjukvårdsavtal med några få länder utanför EU/EES/Schweiz.

Mer information om nödvändig vård utomlands finns att läsa på Försäkringskassans hemsida.

Om du behöver sjukvård kan du ringa till SOS Internationals larmcentral på telefonnummer +45 7010 5050. De hjälper till med allt möjligt, från att hitta rätt vårdinstans till att ge nödvändig betalningsgaranti för att hemresa med flyg eller ambulansflyg ska kunna arrangeras. Deras läkarteam ser också till att rätt medicinsk behandling fås under hela processen.

SOS Internationals larmcentral kan även hjälpa till i andra situationer, till exempel i samband med stöld, försening av bagage eller om resan måste avbrytas akut.


Vid dödsfall utomlands

Om en person avlider utomlands är det en lokal läkare eller polis som identifierar personen och kontaktar den svenska ambassaden eller konsulatet i det land där dödsfallet har skett. Ambassaden ska anmäla händelsen till UD:s konsulära enhet som meddelar närstående genom lokal polis i Sverige.

Som närstående uppmanas man ta kontakt med UD för att klargöra om den avlidna var försäkrad och hur kvarlevorna ska tas omhand. Det är sedan ambassaden som utfärdar dödsbeviset och andra intyg som är nödvändiga för en eventuell hemtransport.

Vid misstanke om brott är det den svenska ambassaden eller konsulatet som ordnar med tillstånd för polisutredning och obduktion av kroppen. Försäkringsbolaget är de som ordnar med hemtransport eller eventuell begravning på plats. Om den avlidne inte var försäkrad är det de närstående som, med praktisk hjälp från ambassaden, får bekosta hemtransport.

Om något händer, vad gör vi på arbetsplatsen?

Det är viktigt att chefen informerar berörda på myndigheten och erbjuder krishantering åt de som behöver om det uppstår en kris. Det är nödvändigt att hantera situationen på ett respektfullt sätt och att lyssna på sektionens, enhetens och avdelningens behov.

Om en medarbetare avlider utomlands kan HaV hjälpa till med kontakterna i landet om de närstående vill, men det är inget ansvar som automatiskt faller på myndigheten.

Dela på Facebook Dela på Twitter Skicka e-post Skriv ut

Taggar: Anställning Tjänsteresa