Dela på Facebook Dela på Twitter Skicka e-post Skriv ut

Taggar: Anställning Styrdokument Chef

Arbetsordning – organisation, ansvar och arbetsuppgifter

Havs- och vattenmyndighetens arbetsordning beskriver hur vår organisation arbetar, hur ansvaret för arbetsuppgifter är fördelat och beslutsordningen i vilka frågor. Arbetsordningen är styrande för all verksamhet på myndigheten.

Enligt beslut av Havs- och vattenmyndigheten den 22 maj 2018 ska följande arbetsordning gälla för myndighetens verksamhet från och med den 22 maj 2018. Därmed upphävs den arbetsordning som gällde från och med den 1 februari 2018.

1. Organisation och arbetsfördelning

1.1 Myndighetens struktur

Organisation. Illustration.

Generaldirektören är myndighetschef, jfr 8 § förordningen med instruktion för Havs- och vattenmyndigheten.

Vid myndigheten finns en biträdande generaldirektör som bistår generaldirektören i ledningen av myndigheten samt utgör ställföreträdande generaldirektör. Biträdande generaldirektören är chef för avdelningen för verksamhetsstöd samt har de arbetsuppgifter som generaldirektören i övrigt beslutar och som framgår av besluts- och arbetsordningen eller av särskilt arbetsledningsbeslut.

Biträdande generaldirektören leder myndigheten och fattar beslut när generaldirektören inte är i tjänst eller är på tjänsteresa, jfr 24 § myndighetsförordningen.

Om varken generaldirektören eller biträdande generaldirektören inte är i tjänst eller på tjänsteresa, inträder som tjänsteförrättande generaldirektör chefen för ledningsstaben.

Är även chefen för ledningsstaben förhindrad inträder som tjänsteförrättande generaldirektör i följande ordning; avdelningschefen för kunskapsavdelningen, , avdelningen för havs- och vattenförvaltning, avdelningen för digital utveckling och avdelningen för fiskförvaltning. Tjänsteförrättande generaldirektören har samma lednings- och beslutsbefogenheter som biträdande generaldirektören.

För myndighetens lednings- och stödverksamhet finns

Sakverksamheten vid Havs- och vattenmyndigheten (HaV) är organiserad i:

Respektive avdelning leds av en avdelningschef. Vid varje avdelning finns en biträdande avdelningschef som är avdelningschefens ställföreträdare. Detta innebär att biträdande avdelningschef fullgör avdelningschefens uppgifter när denne inte är tillgänglig för beslut. Biträdande avdelningschefen fullgör även de uppgifter avdelningschefen i övrigt beslutar och som framgår av arbetsordningen eller av särskilt arbetsledningsbeslut.

Avdelningarna är indelade i enheter, som leds av enhetschefer. Enheter kan indelas i sektioner som leds av sektionschefer. Jämför 1–3 §§ förordningen (2011:619) med instruktion för Havs- och vattenmyndigheten (HaV:s instruktion)

Avdelningarna är indelade i enheter, som leds av enhetschefer. Alla avdelningar och enheter har i uppdrag att bidra till att myndigheten fullföljer sitt uppdrag enligt myndighetens instruktion.

Avdelningarna är indelade i enheter och sektioner enligt följande:

Kunskapsavdelningen (K)

Enheten för forskning och miljömål (Kf)
Enheten för miljöövervakning (Km)
Internationella enheten (Ki)
Kommunikationsenheten (Kom)

Avdelningen för havs-och vattenförvaltning (H)

Enheten för vattenförvaltning (Hv)
Enheten för biologisk mångfald och områdesskydd (Hb)
Enheten för tillsynsvägledning och miljöbalksprövning (Hm)
Enheten för havsplanering (Hp)
Enheten för havsmiljöförvaltning (Hh)

Avdelningen för fiskförvaltning (F)

Enheten för fiskereglering (Fr)
Tillståndsenheten (Ft)
Dokumentations-och övervakningsenheten (FMC)
Uppföljningsenheten (Fu)
Västerhavsenheten för fältkontroll (Fv)
Östersjöenheten för fältkontroll (Fö)

Avdelningen för verksamhetsstöd (V)

Ekonomienheten (Ve)
Juridiska enheten (Vj)
Arkiv- och serviceenheten (Va)

Avdelningen för Digital utveckling (D)

Enheten för systemutveckling (Du)
Enheten för drift och förvaltning (Dd)
Enheten för IT-styrning och analys (Ds)

1.2 Insynsråd

Vid HaV finns ett insynsråd, jfr 9 § förordningen med instruktion för Havs- och vattenmyndigheten. Insynsrådet består utöver ordföranden av åtta ledamöter och utses av regeringen. Generaldirektören ska vara ordförande i insynsrådet och hålla rådet informerat om verksamheten.

1.3 Internrevision (I-rev)

HaV ska, enligt 13 § förordningen med instruktion för Havs- och vattenmyndigheten, tillämpa internrevisionsförordningen (2006:1228) och därmed ha en internrevision. Internrevisionen lyder direkt under generaldirektören som särskilt beslutar om riktlinjer för revisonens verksamhet.

1.4 Kunskapsavdelningen (K)

  • Avdelningen ansvarar för långsiktig kunskapsförsörjning och internationell utveckling.

  • Det innebär bland annat ansvar för:

  • Samordna och beställa miljöövervakning,
  • Bereda och påverka forskningsutlysningar
  • Miljömålsuppföljning
  • Koordinera internationellt utvecklingssamarbete
  • Kommunikation

Avdelningen består av följande enheter med respektive ansvarsområden:

1.5.2 Enheten för forskning och miljömål (Kf)

Enheten ansvarar för:

  • främjande av forskning och utvecklingsverksamhet och deltagande i beredningen av Naturvårdsverkets miljöforskningsanslag,
  • medverkan i styrning av forskningsprojekt och forskningsprogram i den mån det inte är fördelat på andra enheter,
  • samordning av Sveriges deltagande i ICES arbets- och expertgrupper
  • samordning av mottagande och utvärdering av forskningsresultat och syntesarbete som stöd för långsiktig kunskapsförsörjning,
  • kontinuerlig övervakning och tillgängliggörande av forskningsresultat inom relevanta områden, - beredning av underlag för forsknings- och utvecklingsprojekt finansierade av 6:6-fonden,
  • uppföljning och utvärdering av miljökvalitetsmålen Ingen övergödning, Levande sjöar och vattendrag samt Hav i balans samt levande kust och skärgård liksom medverkan vid utvärderingen av andra miljömål,
  • bidra till uppföljning och rapportering av relevanta delmål inom Agenda 2030- samordning och utveckling av indikatorer för uppföljning av miljökvalitetsmålen och Agenda 2030,
  • myndighetens bibliotek

1.5.3 Enheten för miljöövervakning (Km)

Enheten ansvarar för:

  • samordning och beställning av nationell miljöövervakning av vattenmiljöer (sjöar, vattendrag, grundvatten, kust, hav) samt samordningen av regional miljöövervakning (MÖ) av vattenmiljöer och frågor om recipientkontroll,
  • beredning av samordnad beställning gentemot SLU Aqua från myndigheten samt beträffande EU:s datainsamlingsförordning (DCF) ,
  • funktionen som Sveriges NC (National Correspondent) för fiskefrågor i enlighet med DCF,
  • övergripande och administrativa frågor om det ur Europeiska havs- och fiskerifonden (EHFF) medfinansierade fiskeriprogrammets genomförande,
  • utredning och handläggning av ansökningar om stöd ur Europeiska havs- och fiskerifonden (EHFF) vad avser åtgärder för datainsamling m.m. enligt artikel 77 i förordning (EU) nr 508/2014,
  • koordinering och utveckling av den övervakning som bedrivs enligt havsmiljöförordningen (EU:s havsmiljödirektiv) och vattenförvaltningsförordningen (EU:s vattendirektiv), samt EU:s art och habitatdirektiv,
  • EU-rapportering som rör övervakning inom ramen för vattendirektivet havsmiljödirektivet samt biogeografisk uppföljning enligt EU:s art- och habitatdirektiv,
  • integrerad kalkeffektuppföljning (IKEU),
  • avtalsfrågor om databaser och datavärdskap för miljöövervakningsdata för vatten inklusive webbplatsen Badplatsen,
  • frågor om miljöövervakning som rör vattenförvaltningens databas Vatteninformationssystem Sverige (VISS),
  • att upprätthålla ett samlat register över myndighetens samtliga rapporteringskrav till EU och internationella organ avseende akvatisk miljö,
  • rapportering av uppgifter om miljötillståndet i vattenmiljöer samt om fiskbestånd och fiske i nationella och internationella sammanhang i de fall ansvaret inte ligger på någon av de övriga avdelningarna,
  • beredning av remisser angående utländska forskningsfartygs tillträde till svenskt territorialhav och svensk ekonomisk zon

1.5.4 Internationella enheten (Ki)

Enheten ansvarar för:

  • myndighetens verksamhet rörande internationellt utvecklingssamarbete
  • samordning av stöd till regeringskansliet avseende internationella utvecklingsfrågor inom Agenda 2030
  • arbetet med politiken för global utveckling (PGU)
  • multilateralt samarbete med FN-organ och andra internationella organisationer
  • långsiktigt bilateralt samarbete

1.5.5 Kommunikationsenheten (Kom)

Enhetens ansvarar för:

1.6 Avdelningen för havs- och vattenförvaltning (H)

1.6.1 Övergripande

Avdelningen ska samordna genomförandet av havs- och vattenförvaltning. Det innebär bland annat ansvar för:

  • reglering
  • miljöbalksprövning
  • tillsynsvägledning
  • åtgärdsarbete
  • havsplanering
  • internationellt arbete
  • löpande kunskapsbehov

Direkt under avdelningsledningen placeras följande verksamheter:

  • samordna, följa upp och utveckla avdelningens verksamhetsplanering, ekonomiska kvartalsuppföljning och årsredovisning
  • samordna myndighetens EU-beredning inom Miljö- och energidepartementets ansvarsområde
  • utveckla och samordna processen för en effektiv och kvalitetssäkrad användning av anslag 1:11
  • samordna, utveckla, följa upp och handlägga det samlade bidragsbeslutet till länsstyrelserna enligt villkor avseende anslag 1:11
  • utveckla nya finansieringslösningar för uppväxling och medfinansiering av 1:11-anslaget
  • samordna bidrag för medfinansiering från 1:11-anslaget av LIFE
  • bereda underlag/frågor till anslagsrådets gällande anslag 1:11
  • beredning och samordning av frågor om lokala vattenvårdsprojekt enligt LOVA-förordningen

Avdelningen består av följande enheter med respektive ansvarsområden:

1.6.2 Enheten för vattenförvaltning (Hv)

Enheten ansvarar för:

  • samordning och utveckling av arbetet med genomförande av vattenförvaltningsförordningen och samordning av Vattenmyndigheterna CIS- arbetet, föreskrifter, och vägledningar och EU-rapportering med undantag av övervakning
  • stöd till regeringskansliet i arbete som följer av den EU gemensamma genomförandestrategin (CIS) inom vattenförvaltningen.
  • samordning, utveckling och avtalsfrågor för vattenförvaltningens databas Vatteninformationssystem Sverige (VISS).
  • samordning av åtgärdsarbete i sjöar, vattendrag och kust för att minska negativa effekter av närsaltsbelastning och miljöfarliga ämnen
  • samordning av myndighetens rapportering med anledning av genomförande av de åtgärder som följer av åtgärdsprogram under vattenförvaltningsförordningen
  • samordna frågor, relaterade till vattenmiljö, som berör utveckling och genomförandet av CAP (EU:s gemensamma jordbrukspolitik) och regeringsuppdraget CAP miljöeffekter
  • samordna och vägleda i frågor som rör avrinningsområdesvis planering av vattenhushållning
  • vägledning i frågor som rör klimatanpassning vid utformning av förvaltningsplaner och åtgärdsprogram enligt vattendirektivet och översvämningsdirektivet.
  • föreskrifter och vägledning om badvatten.
  • beredning av frågor som rör bidrag enligt vattenförvaltningsförordningen.
  • delta i miljöprövningar inom enhetens ansvarsområde
  • genomförandet av konventioner inom enhetens ansvarsområde; UNECE (avseende gränsvatten) och UNWC

1.6.3 Enheten för biologisk mångfald och områdesskydd (Hb)

Enheten ansvarar för:

  • samordning av arbetet med skydd av och åtgärder för naturtyper och arter, genom EU:s art- och habitatdirektiv, internationella och regionala miljökonventioner
  • samordning och utveckling av arbetet med områdesskydd av marina och limniska naturmiljöer
  • samordning och arbetet med det svenska genomförandet av konventioner inom enhetens ansvarsområde; CBD, Bern, Bonn, Cites, Ramsar, ASCOBANS, Arktis och Antarktis och relaterade konventioner, inklusive PAME,
  • underlag till OECD:s miljögrupper
  • beredning och samordning av frågor enligt förordningen (1998:1343) om stöd till fiskevården
  • beredning och samordning av frågor enligt kalkningsförordningen SFS (1982:840)
  • vägledning och insatser för hotade arter samt åtgärdsarbete
  • regelverk, vägledning och insatser för främmande arter
  • samordning av arbetet med marina däggdjur och fåglar, exempelvis förvaltningsplaner för säl och skarv
  • frågor om skogsbruksverksamheters inverkan på vattenmiljön
  • vägledning om kalkning av sjöar och vattendrag samt åtgärder för att minska negativa effekter av försurning
  • frågor om fiskeavgifts- och villkorsmedel
  • samordning och utveckling av åtgärdsarbete som rör fysisk påverkan inklusive biologisk återställning och restaurering
  • beredning av ansökningar om bidrag från anslaget 1:7 Ersättningar för viltskador samt effektuppföljning
  • vägledning och reglering som rör utsättning av fisk
  • hantera ansökningar om stöd och utbetalning av stöd ur Europeiska havs- och fiskerifonden (EHFF) avseende skydd och återställande av den marina biologiska mångfalden och stöd för att skydda den marina miljön
  • samordning av arbete med frågor om friluftsliv
  • medverka i myndighetens arbete med ekosystembaserad förvaltning

1.6.4 Enheten för tillsynsvägledning och miljöbalksprövning (Hm)

Enheten ansvarar för:

  • deltagande i miljöprövningar som gäller frågor som är principiellt viktiga eller har stor betydelse för vattenmiljön, havsmiljön eller fisket
  • remisser från regeringskansliet, mark- och miljödomstolar eller andra myndigheter i frågor som rör miljöprövningar av verksamheter med bäring på vatten- eller havsmiljön
  • samverkan med Naturvårdsverket (NV), Kammarkollegiet, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB), Länsstyrelserna i frågor som rör miljöprövningar
  • ärenden rörande dumpningsdispenser
  • åtgärder för att i samband med prövning och tillsyn minska negativa effekter av fysisk påverkan
  • andra frågor enligt gränsälvöverenskommelsen mellan Sverige och Finland än om fiske och utlämnande av allmän handling; främst i HaV:s egenskap av bevakningsmyndighet
  • tillsynsvägledning enligt miljötillsynsförordningen inom myndighetens ansvarsområden
  • frågor om skydd av dricksvattenresurser
  • frågor som rör VA-sektorn
  • tillsyn samt vägledning för prövning och tillsyn avseende genetiskt modifierade organismer (GMO)

1.6.5 Enheten för havsplanering (Hp)

Enheten ansvarar för:

  • samordning av myndighetens arbete enligt havsplaneringsförordningen och EU:s havsplaneringsdirektiv,
  • att införa, genomföra och utveckla svensk havsplanering i samverkan med myndigheter i berörda grannländer
  • frågor som rör fysisk planering, riksintressen och samhällsutveckling
  • samordning för uppföljning av den maritima strategin
  • samordningen av myndighetens arbete med EU:s Östersjöstrategi
  • beredning och utveckling av frågor som rör EUs maritima politik
  • samordning av frågor om samhällsutveckling och planering av marina resurser

1.6.6 Enheten för havsmiljöförvaltning (Hh)

Enheten ansvarar för:

  • samordning och utveckling av arbetet med genomförandet av havsmiljöförordningen och EU:s havsmiljödirektiv innefattande CIS arbetet, åtgärdsprogram, inledande bedömning, föreskrifter, vägledningar och EU-rapportering med undantag av frågor som rör miljöövervakning.
  • stöd till regeringskansliet i arbete som följer av den EU gemensamma genomförandestrategin (CIS) inom havsmiljöförvaltningen.
  • samordning av arbetet inom Helcom och Ospar inom myndighetens ansvarsområde innefattande regional samordning och harmonisering av havsmiljödirektivet samt genomförande och rapportering av Helcom BSAP och Ospar NEA Strategy.
  • samordning och uppföljning av åtgärdsprogram för havsmiljön enligt havsmiljöförordningen och andra beslutade program
  • samordning av åtgärdsarbete i havsmiljön för att minska negativa effekter av belastningar och förekomst av farliga ämnen och marint skräp
  • samordning av åtgärdsarbete för att minska miljöpåverkan från miljöfarliga vrak (inkl. vraksanering)
  • samordning och utveckling av bedömningsgrunder och indikatorer för att definiera miljötillstånd i svenska vatten enligt havsmiljödirektivet
  • medverka i myndighetens arbete med ekosystembaserad förvaltning

1.7 Avdelningen för fiskförvaltning (F)

1.7.1 Övergripande

Avdelningen ska genomföra fiskeriförvaltning, samordnat med havs- och vattenförvaltningen.

Det innebär bl. a ansvar för:

  • Reglering
  • Licenser och tillstånd
  • Kontroll
  • Internationellt arbete
  • Löpande kunskapsbehov

Direkt under avdelningschefens ledning hanteras följande verksamheter:

  • utveckling av processer och IT-system för genomförande av fiskerilagstiftningen
  • ansökningar om stöd från EHFF avseende kontrollåtgärder

Avdelningen består av följande enheter med respektive ansvarsområden:

1.7.2 Enheten för fiskereglering (Fr)

Enheten ansvarar för:
  • samordning av stöd till regeringskansliet i frågor om fiskförvaltning och genomförandet av den gemensamma fiskeripolitiken,
  • underlag och deltagande i regeringskansliets beredning i frågor som rör miljökonventioner inom avdelningens område
  • nationella föreskrifter vad gäller levande akvatiska resurser, exklusive sådana som rör tillträdesfrågor och fiskekvoter, föreskrifter rörande fiskefria områden i samverkan med enheten för biologisk mångfald,
  • fiskefrågor enligt gränsälvsöverenskommelsen mellan Sverige och Finland,
  • att delta vid utformning av de närmare beställningarna till SLU Aqua beträffande beståndsuppskattningar, insamling och sammanställning av uppgifter härom och om fisket, bl.a. enligt EU:s datainsamlingsförordning (DCF) och svara för löpande dialog och inhämtning av rådgivningsresultat,
  • HaV:s ansökningar om stöd och utbetalning av stöd ur Europeiska havs- och fiskerifonden (EHFF) vad avser åtgärder för datainsamling, hantering, lagring och analys av fiskeriberoende data beträffande såväl yrkes- som fritidsfiske m.m. enligt artikel 77.2 a-e) i förordning (EU) nr 508/2014,
  • bedriva åtgärdsarbete inom området fiske inom ramen för HELCOM:s aktionsplan för Östersjön BSAP med undantag för sådant restaureringsarbete som ligger under enheten för biologisk mångfald,
  • att samordna myndighetens EU-beredning inom Näringsdepartementets ansvarsområde,
  • arbete med frågor om fritidsfiske och fisketillsyn för sådant fiske,
  • tillsynsvägledning för genomförande av fisketillsyn avseende fritidsfiske
  • samordning av kontakter med fiskerisektorn och
  • vägledning och reglering som rör utsättning av fisk.

1.7.3 Tillståndsenheten (Ft)

Enheten ansvarar för:

  • utveckling av system för fördelning av fiskemöjligheter och tillträde till fisket,
  • tillträdesreglering till fisket genom föreskrifter och handläggning av ärenden om fiskelicenser och särskilda tillstånd,
  • utfärdande av motorstyrkeintyg,
  • handläggning av överklaganden och att bistå myndigheten i fiskerirättsliga förhandlingar,
  • beredning av nationella föreskrifter som rör tillträdesreglering,
  • rapportering till kommissionen,
  • hantering av inkomna överklaganden och yttranden till förvaltningsrätten,
  • statistikuppföljning avseende yrkesfisket.

1.7.4 Dokumentations- och övervakningsenheten (FMC)

Enheten ansvarar för:

  • registrering av köpare och förmedlare av fisk från fartyg vid första försäljning;
  • registrering av spårbarhetsaktörer;
  • registrering av importörer och i förekommande fall godkännande av företag vid införsel;
  • ärenden om godkänd ekonomisk aktör (APEO) vid import;
  • mottagande, registrering och arkivering av uppgifter om fiskeansträngningar;
  • fångster, landningar, omlastningar, övertagande, transporter och första försäljning av fisk;
  • validering och verifiering av mottagna uppgifter inklusive erforderliga åtgärder;
  • förvaltning av indata- och övervakningssystem;
  • service och support till yrkesfisket och andra aktörer i försäljningsledet om uppgiftslämnande och bestämmelser om fisket och saluföringen;
  • fartygsövervakning via VMS och AIS.

1.7.5 Uppföljningsenheten (Fu)

Enheten ansvarar för:

  • uppföljning av nationella och individuella fiskemöjligheter samt handläggning av beslut - om öppnande och stängning av fisken i förhållande till tillgängliga kvoter;
  • administration av kvotbyten med andra medlemsstater;
  • planering, samordning och uppföljning av tillsynsplan för yrkesfisket och saluföringsledet i samverkan med berörda myndigheter;
  • uppföljning av efterlevnadsnivåer inom yrkesfisket och saluföringsledet;
  • analys av risker och mönster i fisket och saluföringsledet;
  • uppföljning och rekvisition av bidrag från EU-kommissionen enligt förordning (EG) 861/2006 avseende utgifter för övervaknings- och kontrollsystem samt bedömning och handläggning av ansökningar från Jordbruksverket om medfinansiering av stöd ur EHFF gällande åtgärder för Kontroll och tillsyn enligt artikel 76 i förordning (EU) nr 508/2014;
  • förvaltning av kontrollenheternas beslutsstödsystem;
  • rapporter om fisket till EU-kommissionen och enligt internationella överenskommelser beträffande fiskerikontrollen;
  • dataförfrågningar och statistik inom kontrollområdet;
  • EU-samordning och utredningsarbete inom kontrollområdet;
  • övergripande förvaltning av avdelningens IT-objekt (KORT).
  • samverkan med andra myndigheter och organisationer, nationellt och internationellt gällande brottslighet inom fiskerinäringen
  • beredning av frågor avseende WTO, OECD Cofi, FAO Cofi.

1.7.6 Västerhavsenheten för fältkontroll (Fv)

Enheten ansvarar för:

  • planering och utförande av landningskontroll och annan fältkontroll inom område Västerhavet;
  • samordning av specifika insatser i Västerhavet samt deltagande i insatser Östersjön.

1.7.7 Östersjöenheten för fältkontroll (Fö)

Enheten ansvarar för:

  • planering och utförande av landningskontroll och annan fältkontroll inom område Östersjön;
  • samordning av specifika insatser i Östersjön samt deltagande i insatser i Västerhavet
  • planering och samordning av gemensamma kontrollinsatser inom EU (JDP);
  • handläggning av ärenden inom fältkontroll;
  • förvaltning av IT-system inom fältkontroll.

1.8 Avdelningen för verksamhetsstöd (V)

1.8.1 Övergripande

Avdelningen ska ge stöd och service till myndigheten med syfte att säkerställa en effektiv ledning, gemensamma arbetsformer och kvalitetssäkring av myndighetens verksamhet.

Det innebär bl.a. ansvar för:

  • Juridik
  • Ekonomi
  • Lokaler
  • Arkiv och diarium

Avdelningen består av följande enheter med respektive ansvarsområden:

1.8.2 Ekonomienheten (Ve)

Enheten ansvarar för:

  • konsultativt stöd och vägledning samt kvalitetssäkring på ekonomiområdet
  • policyfrågor, styrdokument, processer, rutiner och system inom ekonomiområdet,
  • stöd i ekonomistyrnings- och ekonomipolicyfrågor,
  • utveckling och anpassning av ekonomisystem,
  • redovisning,
  • utveckling och underhåll av myndighetens verksamhetsstruktur
  • löpande ekonomisk uppföljning,
  • samordna budgetarbetet för myndighetens samtliga anslag och övriga finansieringskällor, ekonomisk uppföljning av sakanslagen inklusive bemyndiganderedovisning,
  • frågor om E-handel och inköp,
  • utredning och handläggning av ansökningar hos Statens jordbruksverk om utbetalning av stöd ur Europeiska havs- och fiskerifonden (EHFF) vad avser åtgärder för datainsamling m.m. enligt artikel 77 i förordning (EU) nr 508/2014.
  • samordna myndighetens arbete med årsredovisning och bokslut
  • årlig rapportering av myndighetens miljöledningsarbete
  • utveckling av myndighetens ledningssystem
  • samordna myndighetens kvartalsuppföljningar
  • samordna beredningen av myndighetens budgetunderlag
  • beredning av åtgärder med anledning av externa och interna revisioner samt uppföljning av åtgärdernas genomförande

1.8.3 Juridiska enheten (Vj)

Enheten ansvarar för:

  • konsultativt juridiskt stöd och vägledning samt kvalitetssäkring av myndighetens verksamhet och vid föreskriftsarbete
  • bevaka arbetet inom UNCLOS och Londonkonventionen
  • konsultativt stöd och vägledning samt kvalitetssäkring avseende upphandlingar och avtal samt överenskommelser med statliga myndigheter om köp av varor och tjänster
  • konsultativt stöd i fråga om tillämning av statsstödsreglern
  • att företräda myndigheten i domstol genom yttranden och i förhandlingar
  • beredning av ärenden om allvarligare klagomål från enskild, bl.a. yttrande till JO, JK eller liknande instans,
  • beredning av myndighetens besluts- och arbetsordning,
  • utgivning och ansvar myndighetens författningssamling,
  • underrättelser och anmälningar om nationella föreskrifter till EU-kommissionen och Statsrådsberedningen enligt EU:s rättsakter och enligt internationella överenskommelser
  • beslut om åtalsanmälan, prickar, sanktionsavgift, varning, återkallelse av licens och tillstånd, särskild avgift för otillåten landning samt övriga administrativa sanktioner enligt fiskerilagstiftningen,
  • policyfrågor, styrdokument processer, rutiner och system inom enhetens ansvarsområde
  • administration av ett IT-baserat avtalshanteringssystem,
  • förvaltning och administration av systemet för handläggning av sanktionsärenden
  • prövning, i HaV:s egenskap av bevakningsmyndighet, av frågor om utlämnande av annan handling som finns hos Finsk-svenska gränsälvskommissionen, än handling som kommit in från myndighet i Sverige eller Finland (Bilagan, artikel 13, 3 p, lagen (2010:897) om gränsälvsöverenskommelse mellan Sverige och Finland),
  • samordning av myndighetens förenklingsarbete.
  • utse ledamot med suppleant i fiskeskyddsnämnder enligt 5 § kungligt brev från 1962-12-04
  • frågor om statlig avyttring av mark på ”Kronoholmarna”

1.8.3 Arkiv- och serviceenheten

Enheten ansvarar för:

  • registratur och diarium
  • myndighetens arkiv
  • lokalförsörjning (avtal), lokalplanering, lokalutformning och lokalvård
  • samordning av det systematiska brandskyddsarbetet
  • skalskydd och fysisk säkerhet
  • växel och reception

1.9 Avdelningen för Digital utveckling (D)

1.9.1 Övergripande

Avdelningen ansvarar för det strategiska genomförandet av myndighetens digitalisering och anskaffning och förvaltning av myndighetens IT-system..

Direkt under avdelningschefen hanteras följande verksamheter.

  • samordna arbetet med digital verksamhetsutveckling
  • samordning av arbetet med vidareutnyttjande av information

Avdelningen består av tre enheter, en för systemutveckling, en för drift och förvaltning och en för IT-styrning och analys.

1.9.2 Enheten för IT-styrning och analys

Enheten ansvarar för:

  • IT-strategisk planering, strategisk arkitektur, informationssäkerhet och processtöd
  • Beredning för IT-råd
  • Förvaltning och vidareutveckling av projekt- och förvaltningsmodell
  • Samordning av kompetensutveckling inom IT-området
  • HaV:s ansökningar om stöd och utbetalning av stöd ur Europeiska havs- och fiskerifonden (EHFF) vad avser åtgärder för datainsamling, hantering, lagring och analys av fiskeriberoende data beträffande såväl yrkes- som fritidsfiske m.m. enligt artikel 77.2 f) i förordning (EU) nr 508/2014.

1.9.3 Enheten för systemutveckling

Enheten ansvarar för:

  • ny- och vidareutveckling av myndighetens informationssystem
  • projektledning
  • tillhandahålla stöd för verksamhetsutveckling och kravinsamling.
  • styrning av systemutvecklingsprocessen, arkitektur, metoder, verktyg och miljöer.

1.9.4 Enheten för drift och förvaltning

Enheten ansvarar för:

  • förvaltning, drift och nyutveckling av myndighetens tekniska infrastruktur.
  • förvaltning, drift av myndighetens informationssystem.
  • IT-säkerhet
  • policyfrågor, livscykelhantering, styrdokument, metoder, processer samt rutiner inom området.
  • intern och extern användarsupport.
  • inköp inom IT och telefoni

1.10 Ledningsstaben (S)

Ledningsstaben är en stöd- och analysfunktion till myndighetsledningen och ledningsgruppen. Ledningsstaben stödjer myndighetens verksamhet med strategiskt och koordinerande arbete liksom övergripande operativt arbete.

Ledningsstaben ansvarar för:

  • stöd till myndighetsledningen med framåtriktande analys inom myndighetens verksamhetsområde,
  • koordinering av särskilt utpekade tvärgående verksamheter,
  • ansvara, beredning och uppföljning av myndighetens verksamhetsstrategi och årliga inriktning,
  • säkerställa strategisk publicering och god kvalitet av myndighetens väsentliga rapporter,
  • samordning av myndighetens dialog med regeringskansliet i frågor som rör regeringsuppdrag eller som hanteras genom gemensam beredning eller delning inom RK,
  • samordna arbetet med risk- och sårbarhetsanalys enligt förordning (2015:1052) om krisberedskap och bevakningsansvariga myndigheters åtgärder vid höjd beredskap
  • beredning och uppföljning av myndighetens klimatstrategi och handlingsplan,
  • kontaktpunkt för nationellt arbete med Agenda 2030,
  • samordning av myndighetens säkerhetsstrategiska arbete,
  • ajourhållning och fördelning av regeringsuppdrag,
  • säkerställa myndighetsledningens sekreterarfunktion,
  • samordning av myndighetsledningens föredragningar,
  • samordna och organisera ledningsgruppens möten, chefsmöten och frukostmöten,
  • samordning och beredning av möten med insynsrådet,
  • samordning och beredning av myndighetsgemensamma grupper där myndighetsledningen ingår,

1.11 Personalenheten (HR)

Enheten ansvarar för att driva och utveckla myndighetens personalpolitik och genom den verka för att Havs-och vattenmyndigheten ska vara en attraktiv arbetsgivare.

Enheten ansvarar för:

  • konsultativt stöd och vägledning samt kvalitetssäkring på personalområdet
  • policyfrågor, strategier, planer och styrdokument för myndighetens arbetsgivarpolitik (ex kompetensförsörjning, arbetsmiljö, lönebildning, omställning, ledarskapsfrågor),
  • tolkning och tillämpning av kollektivavtal och arbetsrättslig lagstiftning,
  • samverkan och förhandling med personalorganisationerna,
  • löneadministration,
  • konsultativt stöd till avdelningarna inom sitt verksamhetsområde

2. Verksamhetens lokalisering

Myndigheten har sitt huvudkontor i Göteborg. Enheten för landningskontroll vid avdelningen för fiskförvaltning har utöver Göteborg verksamhet i Simrishamn och Karlskrona.

3. Centrala mötesformer

3.1 Ledningsgruppen

På myndighetens ska finnas en ledningsgrupp som består av generaldirektören, biträdande generaldirektören, avdelningscheferna, chefen för ledningsstaben och chefen för HR-enheten.

I ledningsgruppen behandlas frågor av strategisk karaktär, övergripande prioriteringar av verksamheten, budget och tvärsektoriella frågor. Slutligt beslut av frågor som behandlats i ledningsgruppen fattas av generaldirektören om inte annat följer av bestämmelserna om fördelning av beslutsbefogenheter i bilagan till denna arbetsordning.

3.2 Chefsgruppen

Chefsgruppen utgörs av ledningsgruppen, enhetscheferna och internrevisionschefen. Gruppen är ett forum för information och diskussion samt utveckling och förankring av bland annat övergripande verksamhetsfrågor, arbetsgivarfrågor, policys och rutiner.

3.3 Personalansvarsnämnden

Vid HaV ska, enligt 11 § förordningen med instruktion för Havs-och vattenmyndigheten, finnas en personalansvarsnämnd.

Personalansvarsnämnden har enligt 25 § myndighetsförordningen att

  • pröva frågor om skiljande från anställning på grund av personliga förhållanden när anställningen inte är en provanställning,
  • disciplinansvar,
  • åtalsanmälan,
  • avstängning.

Personalansvarsnämnden består av generaldirektören, tillika ordförande, cheferna för avdelningarna, chefen för personalenheten och de personalföreträdare som avses i personalföreträdarförordningen (1987:1101).

3.4 Partsgemensam samverkan

Samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare sker i enlighet med särskilt samverkansavtal mellan parterna.

3.5 Digitaliseringsråd

Digitaliseringsrådet är ett strategiskt forum för beredning, samordning och uppföljning av frågor om digitalisering, verksamhets- och IT-utveckling. Digitaliseringsrådet ska verka för helhetssyn och att digitaliseringens möjligheter nyttjas för att effektivt förvalta och innovativt utveckla myndighetens verksamhet.

I digitaliseringsrådet bereds digitaliserings- och IT-strategi, flerårig plan för digital utveckling, årlig budget för systemutveckling, datortjänster och IT-investeringar. Rådet koordinerar projektportföljen för digital utveckling och rekommenderar start av projekt utifrån projektdirektiv för enskilda utvecklingsprojekt och gör uppföljning och utvärdering av genomförda projekt. Beslut fattas i linjeorganisationen i enlighet med besluts- och arbetsordningen.

Digitaliseringsrådet leds av chefen för avdelningen för digital utveckling. I rådet är myndigheternas avdelningar representerade genom en avdelnings- eller biträdande avdelningschef per avdelning. Möjlighet att adjungera deltagare finns. I rådet ingår också verksamhetsutvecklaren, chefsarkitekt och informationssäkerhetsansvarig på avdelningen för digital utveckling. Chefen för avdelningen för digital utveckling ansvarar för beredning av dagordning och ärenden inför rådets sammanträden. Närmare rutiner för rådets arbetsformer utarbetas inom rådet.

3.6 Anslagsråd

Anslagsrådet är ett strategiskt organ för beredning, samordning och uppföljning av hur myndigheten använder anslag, fondmedel och frågor om långsiktig finansiering. Rådet ska verka för att säkerställa den strategiska inriktning på hur myndighetens anslag används samt tydliggöra och synliggöra myndighetens prioritering av anslagens medel.

Med utgångspunkt i myndighetens verksamhetsstrategi bereds förslag till inriktning för anslagens användning, förslag till årlig budget, uppföljning av anslagens nyttjande med avseende på besluts- och utbetalningstakt samt förslag till budgetjustering. Rådet bereder årligen förslag till treårigt budgetunderlag till regeringen. Beslut fattas i linjeorganisationen i enlighet med besluts- och arbetsordningen.

Anslagsrådet leds av biträdande generaldirektören. I rådet är myndighetens avdelningar representerade genom avdelningschef eller biträdande avdelningschef. Chefen för ekonomienheten deltar i rådet. Rådet sammanträder efter egen plan. Chefen för ekonomienheten bereder dagordning och ärenden inför rådets sammanträden tillsammans med utpekad ansvarig från respektive avdelning. Närmare rutiner för rådets arbetsformer utarbetas inom rådet.

3.7 Säkerhetsrådet

Säkerhetsrådet är ett strategiskt organ för att stärka och koordinera myndighetens säkerhetsarbete avseende informationsskydd, otillbörlig påverkan samt brand och skalskydd. Rådet ansvarar för att följa upp, hantera och föreslå åtgärder i anledning av konstaterade incidenter, säkerhetsproblem och risker.

Rådet leds av chefen för ledningsstaben (säkerhetsskyddschef). I rådet ingår därutöver informationssäkerhetsansvarig, chefen för enheten för IT-styrning och analys, chefen för personalenheten, chefen för arkiv- och serviceenheten och dataskyddsombudet. Chefen för ledningsstaben ansvarar för beredning av dagordning och ärenden inför rådets sammanträden. Närmare rutiner för rådets arbetsformer utarbetas inom rådet.

3.8 Kommunikationsrådet

Kommunikationsrådet är ett strategiskt organ med uppgift är att bereda och lämna förslag på hur myndigheten bedriver kommunikationsverksamhet. Rådet skall bidra till myndighetens omvärldsanalys och lämna förslag till årlig kommunikationsplan för genomförande av myndighetens verksamhetsplan. Rådet har ansvar för att följa upp genomförandet av myndighetens kommunikationsstrategi.

Kommunikationsrådet är ett beredande organ. Beslut om kommunikationsaktiviteter fattas i linjeorganisationen i enlighet med besluts- och arbetsordningen.

Kommunikationsrådet leds av chefen för kommunikationsenheten. I rådet är myndighetens avdelningar representerade genom en biträdande avdelningschef eller enhetschef. Rådet sammanträder efter egen plan. Chefen för kommunikationsenheten ansvarar för beredning av dagordning och ärenden inför rådets sammanträden. Närmare rutiner för rådets arbetsformer utarbetas inom rådet.

3.9 Projekt vid myndigheten

Projektformen används som verktyg för att genomföra verksamheter och aktiviteter som skär igenom hela eller delar av organisationen och som ofta inbegriper flera avdelningar och stödenheter eller utvecklingsarbeten av omfattande karaktär. Syftet med att använda projektformen är att öka styrningen och tydliggöra resursallokeringen för en verksamhets genomförande.

När projekt bedrivs ska de följa HaV:s projektpolicy och rutin för projektarbete.

Program används när en grupp av projekt bedrivs som skär över myndighetens olika verksamhetsdelar eller inom en avdelning och koordineras av en central funktion.

4. Chefernas ansvar och arbetsuppgifter

4.1 Generaldirektören

Generaldirektören ansvarar inför regeringen för HaV:s verksamhet och ska se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel.

Vidare ansvarar general-direktören för att verksamheten drivs i enlighet med myndighetens uppdrag och följer dess policyer och rutiner. Generaldirektören utför de arbetsuppgifter och utövar de beslutsbefogenheter som ankommer på myndighetens ledning. Beslutsbefogenheterna fördelas i övrigt enligt vad som föreskrivs i avsnitt 6 och bilagan till denna arbetsordning.

Generaldirektören ska bland annat

  • se till att det finns en fungerande intern styrning och kontroll,
  • vara övergripande arbetsmiljöansvarig för myndigheten,
  • hantera samverkansfrågor på övergripande nivå gentemot personalorganisationerna,
  • genomföra utvecklings- och lönesättande samtal samt sätta lön för direkt underställda chefer,
  • till myndighetens anställda kommunicera för dem och myndigheten principiellt viktiga frågor,
  • vara ytterst ansvarig för att kommunikationen fungerar i en kris,
  • vara talesman för myndigheten i frågor som är av principiell karaktär.

4.2 Biträdande generaldirektör

Biträdande generaldirektör bistår generaldirektören i ledningen av myndigheten och deltar vid myndighetens GD-föredragningar samt utgör ställföreträdande generaldirektör.

Generaldirektören kan välja att delegera arbetsuppgifter till den biträdande generaldirektören genom arbetsledningsbeslut eller bilagan till arbetsordningen som anger beslutsbefogenheter.

4.3 Avdelningscheferna

Avdelningschefen har det övergripande verksamhetsansvaret samt personal- och arbetsmiljöansvaret för avdelningen. Avdelningschefen har också direkt personalansvar för avdelningens enhetschefer och för avdelningsgemensam personal.

Avdelningschefen har ett övergripande ansvar för avdelningens verksamhetsplanering, verksamhetsuppföljning och årsredovisning, inom ramen för myndighetens processer för detta. Utöver det övergripande ansvaret för att den egna avdelningens verksamhet drivs effektivt och utvecklas i enlighet med myndighetens mål, inriktas avdelnings­chefens roll mot strategiska frågor som rör myndighetens verksamhet.

Avdelningschefen ansvarar för att avdelningens verksamhet drivs i enlighet med myndighetens uppdrag, gällande rätt samt myndighetens policyer och rutiner.

I ansvaret ligger att avdelningen ska samverka väl med övriga delar av myndigheten.

I avdelningschefens ansvar ingår att inom avdelningens verksamhetsområde

  • löpande återrapportera till generaldirektören enligt fastställd rutin,
  • utöva beslutanderätt i den omfattning som följer av i bilagan till denna arbetsordning föreskriven fördelning av beslutsbefogenheter,
  • följa avdelningens prestationer och resultat, personalanvändning och arbetsbelastning, både i löpande verksamhet och i projekt,
  • sköta avdelningens arbete med intern styrning och kontroll,
  • hålla styrdokument aktuella och tillgängliga i enlighet med HaV:s rutin för hantering av interna styrdokument
  • förmedla information från ledningsgruppen på ett korrekt sätt samt förklara och
  • förtydliga myndighetens mål till avdelningens enhetschefer,
  • anvisa budget- och planeringsramar för personella och ekonomiska resurser inom avdelningen,
  • samordna kompetensutveckling samt rekrytering på avdelningen i samråd med
  • enhetschefer,
  • genomföra utvecklings- och lönesamtal samt sätta lön för direkt underställda chefer och medarbetare,
  • informera och omvärldsbevaka på avdelningens verksamhetsområden,
  • se till att den interna kommunikationen med andra avdelningar och enheter inom myndigheten fungerar,
  • ha kännedom om avdelningens mediekontakter och medieaktiviteter och vid behov samråda med kommunikationsenheten inför och under pågående kontakter med media
  • ta tillvara möjligheten att påverka omvärldens bild av HaV, bl.a. genom mediakontakter

4.4 Biträdande avdelningschef

Biträdande avdelningschef är ställföreträdande avdelningschef. Detta innebär att biträdande avdelningschef fullgör avdelningschefens uppgifter när denne inte är tillgänglig för beslut. Befattningen som biträdande avdelningschef kan bestå i en fristående anställning eller ett förordnande till enhetschef eller annan medarbetare. Avdelningschefen kan välja att delegera arbetsuppgifter till den biträdande avdelningschefen genom arbetsledningsbeslut eller i bilagan till arbetsordningen som anger beslutsbefogenheter.

4.5 Enhetscheferna

Enhetschefen har inom anvisade budget- och planeringsramar personal- och verksamhetsansvar samt arbetsmiljö­ansvar för enheten.

Enhetschefen ansvarar för att enhetens verksamhet drivs i enlighet med myndighetens uppdrag och mål samt att verksamheten följer gällande rätt och myndighetens policyer och rutiner. I ansvaret ligger att enheten ska samverka väl med övriga delar av myndigheten.

I ansvaret ingår att inom enhetens verksamhetsområde

  • se till att myndighetens övergripande målsättningar, prioriteringar och fastlagda policyer och rutiner får genomslag i verksamheten,
  • genomföra verksamhetsplanering, verksamhetsuppföljning och årsredovisning för enhetens verksamhet,
  • genomföra arbetsplatsträffar på enheten
    - utöva beslutanderätt i den omfattning som följer av i bilagan till denna arbetsordning föreskriven fördelningen av beslutsbefogenheter, samt i övrigt inom enhetens verksamhetsområde
  • informera avdelningschefen i principiellt viktiga ärenden
  • sköta arbetet med intern styrning och kontroll,
  • hålla styrdokument aktuella och tillgängliga i enlighet med HaV:s rutin för hantering av interna styrdokument
  • samordna arbetet med sakfrågor samt besluta i ärenden av principiell och övergripande karaktär inom enhetens ansvarsområden,
  • följa upp prestationer och resultat, personalanvändning och arbetsbelastning, både i löpande verksamhet och projekt,
  • löpande återrapportera till avdelningschefen enligt fastställd rutin,
  • förklara och förtydliga myndighetens mål till enhetens medarbetare,
  • förmedla relevant information från avdelningens ledningsgrupp på ett korrekt sätt till enhetens medarbetare,
  • genomföra utvecklings- och lönesamtal och sätta lön
  • aktualisera frågor om kompetensutveckling för medarbetarna inom enhetens sakområden,
  • driva utvecklingsarbete avseende exempelvis arbetsprocesser, kompetensutveckling
  • och grupputveckling, se till att information ges och omvärldsbevakning sker inom enhetens verksamhetsområden sker,
  • se till att den interna kommunikationen fungerar genom att förmedla information som andra enheter har nytta av och att information som berör flera enheter stäms av med berörda och kommunikationsenheten innan den förmedlas externt,
  • ansvara för enhetens mediekontakter och medieaktiviteter och samråda med kommunikationsenheten inför och under pågående kontakter med media och samråda med avdelningschefen vid behov,
  • ta tillvara möjligheten att påverka omvärldens bild av HaV, bl.a. genom mediakontakter

4.7 Chefen för ledningsstaben

Chefen för ledningsstaben har verksamhetsansvar och personal- och arbetsmiljöansvaret för enhetens personal. Därutöver ansvara chefen för enhetens verksam­hetsplanering, verksamhetsuppföljning och årsredovisning samt för att den egna enhetens verksamhet drivs effektivt och utvecklas i enlighet med myndighetens mål.

Chefen ansvarar även för att enhetens verksamhet drivs i enlighet med myndighetens uppdrag och mål samt att verksamheten följer gällande rätt, myndighetens policyer och rutiner. I ansvaret ligger att verksamheten ska bedrivas i god samverkan med övriga delar av myndigheten.

I ansvaret ingår att:

  • löpande återrapportera till generaldirektör enligt fastställd rutin,
  • utöva beslutanderätt i den omfattning som följer av i bilagan till denna arbetsordning föreskriven fördelningen av beslutsbefogenheter,
  • följa enhetens prestationer och resultat, personalanvändning och arbetsbelastning, både i löpande verksamhet och i projekt,
  • sköta arbetet med intern styrning och kontroll,
  • hålla styrdokument aktuella och tillgängliga i enlighet med HaV:s rutin för hantering av interna styrdokument
  • förmedla information från ledningsgruppen på ett korrekt sätt samt förklara och förtydliga myndighetens mål till enhetens personal,
  • anvisa budget- och planeringsramar för personella och ekonomiska resurser inom
    enheten,
  • samordna kompetensutveckling samt rekrytering på enheten,
  • genomföra utvecklings- och lönesamtal och sätta lön,
  • informera och omvärldsbevaka på enhetens verksamhetsområden,
  • ansvara för enhetens mediekontakter och samråda med kommunikationsenheten inför och under pågående kontakter med media

4.8 Chefen för personalenheten

Chefen för HR enheten har verksamhetsansvar och personal- och arbetsmiljöansvaret för enhetens personal. Därutöver ansvara chefen för enhetens verksam­hetsplanering, verksamhetsuppföljning och årsredovisning samt för att den egna enhetens verksamhet drivs effektivt och utvecklas i enlighet med myndighetens mål.

Chefen ansvarar även för att enhetens verksamhet drivs i enlighet med myndighetens uppdrag och mål samt att verksamheten följer gällande rätt, myndighetens policyer och rutiner. I ansvaret ligger att verksamheten ska bedrivas i god samverkan med övriga delar av myndigheten.

I ansvaret ingår att:

  • löpande återrapportera till generaldirektör enligt fastställd rutin,
  • utöva beslutanderätt i den omfattning som följer av i bilagan till denna arbetsordning föreskriven fördelningen av beslutsbefogenheter,
  • följa enhetens prestationer och resultat, personalanvändning och arbetsbelastning, både i löpande verksamhet och i projekt,
  • sköta arbetet med intern styrning och kontroll,
  • hålla styrdokument aktuella och tillgängliga i enlighet med HaV:s rutin för hantering av interna styrdokument
  • förmedla information från ledningsgruppen på ett korrekt sätt samt förklara och förtydliga myndighetens mål till enhetens personal,
  • anvisa budget- och planeringsramar för personella och ekonomiska resurser inom enheten,
  • samordna kompetensutveckling samt rekrytering på enheten,
  • genomföra utvecklings- och lönesamtal och sätta lön,
  • informera och omvärldsbevaka på enhetens verksamhetsområden,
  • ansvara för enhetens mediekontakter och samråda med kommunikationsenheten inför och under pågående kontakter med media

5. Medarbetares ansvar och arbetsuppgifter

5.1 Den enskilde medarbetarens ansvar och arbetsuppgifter

Den enskilde medarbetaren har bland annat ansvar för att

  • hålla sig informerad och uppdaterad om myndighetens mål, uppdrag och aktuella frågeställningar samt dito på avdelningar och enheter,
  • bedriva omvärldsbevakning inom kunskapsområdet, sprida kunskaper inom organisationen och svara för att egen kompetens hålls aktuell,
  • medverka till att målen inom respektive arbetsområde uppnås,
  • bidra till utveckling av enhetens verksamhet och arbetsprocesser,
  • aktivt bidra till att samverkan sker med övriga delar av myndigheten,
  • det egna arbetet drivs i enlighet med myndighetens uppdrag, gällande rätt, samt myndighetens policyer och rutiner,
  • planera, genomföra och följa upp eget arbete,
  • i god tid planera för överlämnande av arbetsuppgifter vid semestrar eller längre tjänstledigheter,
  • återkoppla till närmste chef om arbetet inte kan utföras i enlighet med upprättad verksamhetsplan eller handlingsplan,
  • informera närmste chef och kommunikationsenheten inför deltagande i medieaktivitet
  • själv anmäla bisyssla och omständighet som kan antas utgöra jäv i samband med tjänsteutövning,
  • i sin verksamhet ta tillvara möjligheter att påverka omvärldens bild av HaV.

5.2 Medarbetare med särskilt ansvar

5.2.2 Säkerhetsskyddschef

Det ska vid myndigheten finnas en säkerhetsskyddschef som utövar kontroll över sådant säkerhetsskydd som avses i säkerhetsskyddsförordningen (2018:658). Med säkerhetsskydd avses enligt 1 kap. 2 § säkerhetsskyddslagen (2018:585) skydd av säkerhetskänslig verksamhet mot spioneri, sabotage, terroristbrott och andra brott som kan hota verksamheten samt skydd i andra fall av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter.

Säkerhetsskyddschefen utses av och är direkt underställd generaldirektören. Det ska finnas en ersättare för säkerhetsskyddschefen.

5.2.3 Signalskyddschef

Det ska vid myndigheten finnas en signalskyddschef i enlighet med 7 § Försvarsmaktens föreskrifter (FFS 2005:2) om signalskyddstjänsten inom totalförsvaret. Signalskydds­chefen ansvarar för bakgrundskontroll av personal som ”handhar” eller har tillgång till SGSI-resurser eller som handhar utrustning som kommunicerar via SGSI samt andra uppgifter som framgår av Försvarsmaktens grundläggande regler för signalskydds­tjänsten (H TST Grunder).

Signalskyddschefen utses av generaldirektören och är underställd chefen för enheten för IT-styrning och analys. Det ska finnas en ersättare för signalskyddschefen.

5.2.4 Informationssäkerhetsansvarig

Det ska vid myndigheten finnas en informationssäkerhetsansvarig för att stödja verksamheten med informationssäkerhetsarbete enligt MSFS 2016:1. Rollen som informationssäkerhetsansvarig utses av GD. Informationssäkerhetsansvarige fattar beslut utan föredragning i enlighet med vad som anges i beslutsordningen.

Informationssäkerhetsansvarige ska bland annat:

  • Stödja och följa upp HaV:s systematiska informationssäkerhetsarbete i enlighet med MSBFS 2016:1.
  • Stödja vid och följa upp informationsklassificering av informationsmängder
  • Ta fram de styrdokument som behövs enligt rutiner för informationsskydd
  • Arbeta med informationssäkerhetsincidenter och rapportering i enlighet med MSBFS 2016:2.
  • Säkerställa att HaV-personal och konsulter utbildas inom informationssäkerhet
  • Stödja och följa upp myndighetens arbete med revisioner och mätningar inom informationssäkerhet.
  • Vara myndighetens kontaktperson gentemot andra myndigheter och organisationer gällande informationssäkerhet.

5.2.5 IT-säkerhetsansvarig

Det ska vid myndigheten finnas en IT-säkerhetsansvarig för att stödja verksamheten i IT-säkerhetsrelaterade frågor. IT-säkerhetsansvarig utses av avdelningschefen för digital utveckling (CDO) och är underställd chefen för enheten för drift och förvaltning.

IT-säkerhetsansvarige ska bl.a.:

  • Genomföra risk- och sårbarhetsanalyser samt bedömningar av hotbilder relaterade till myndighetens IT-miljö.
  • Göra bedömningar och kravställa tjänster, produkter och verktyg för skydd av myndighetens IT-miljö.
  • Medverka aktivt i hanteringen av säkerhetsincidenter för att analysera svagheter och utvärdera behov av förbättringar i skyddet av IT-miljön.
  • Utfärda riktlinjer för, och ge råd vid, anskaffning av mjuk- och hårdvara.
  • Samverka med Va för att säkerställa att skalskydd till datahall och utrymmen för nätverksutrustning är ändamålsenligt.

5.2.6 Verksarkivarie

Det ska vid myndigheten finnas en verksarkivarie. Verksarkivarien ansvarar för planering och styrning av myndighetens allmänna handlingar och arkiv i enlighet med nedan. Verksarkivarien utses av chefen för arkiv- och serviceenheten. Verksarkivarien fattar beslut utan föredragning i enlighet med vad som anges i beslutsordningen

Verksarkivarien ska bland annat:

  • Säkerställa att HaV:s arkiv bevaras, hålls ordnade och vårdas så att de tillgodoser
    1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
    2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
    3. forskningens behov.
  • Stödja och följa upp att HaV följer bestämmelser om allmänna handlingar i enlighet med bl.a. tryckfrihetsförordningen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen och arkivförordningen.
  • Säkerställa att HaV följer Riksarkivets generella föreskrifter och allmänna råd (RA-FS) och Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter och allmänna råd (RA-MS).
  • Ta fram styrdokument med riktlinjer för informationshantering, diarieföring, arkivering och gallring av allmänna handlingar på HaV i enlighet med föreskrifterna och övriga legala krav.
  • Ge råd och stöd i strategiska informationshanteringsfrågor, delta i utvecklingsprojekt som sakkunnig inom området.
  • Vara myndighetens kontaktperson gentemot andra myndigheter och organisationer gällande arkivfrågor.

5.2.7 Enhetschefen för juridiska enheten

Chefen för juridiska enheten är tillika myndighetens chefsjurist och ansvarig utgivare av myndighetens föreskrifter.

5.2.8 Verksjurist och upphandlingsjurist

Myndighetens verksjurister och upphandlingsjurist är utan särskild fullmakt alltid behöriga att företräda myndigheten vid förhandlingar i domstol.

5.2.9 Dataskyddsombud

Myndigheten ska enligt artikel 37 i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 ha ett dataskyddsombud. Rollen som dataskyddsombud är placerad vid juridiska enheten. En beskrivning av dataskyddsombudets uppgifter och funktion framgår av rutinen för dataskyddsombud på HaV. Dataskyddsombudet fattar beslut utan föredragning i enlighet med vad som anges i beslutsordningen.

Samtliga enheter ska utse en kontaktperson gentemot dataskyddsombudet i frågor som rör personuppgiftsbehandling inom enhetens ansvarsområden.

6. Ärendenas handläggning

6.1 Legalitet och objektivitet

I varje ärende som handläggs av HaV ska åtgärder ha stöd i lag eller annan författning. Ärendena ska handläggas så enkelt, snabbt och effektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts.

6.2 Föredragning

Ärenden ska avgöras efter föredragning.

Föredraganden ansvarar bland annat för att

  • diarieföring sker av handlingar som tillhör ärendet,
  • nödvändiga handlingar, upplysningar och yttranden hämtas in,
  • kontakt tas med deltagande som behövs för ärendets handläggning vilket innefattar bland annat juristmedverkan i förekommande fall och sådana avstämningar mellan avdelningarna som krävs enligt arbetsordningen,
  • dokumentera avvikande mening,
  • nödvändig kommunikation sker innan beslut,
  • i god tid kalla samtliga deltagande till föredragning
  • beslutet expedieras och att akten rensas och ordnas och lämnas till registraturen.
  • Information om ärenden av principiell vikt och/eller kan antas ha uppmärksamhetsvärde internt eller externt, ska lämnas till kommunikationsenheten innan föredragning,

Föredraganden, och i sista hand den som är beslutande, ska ge de som berörs av ärendet tillfälle att medverka i handläggningen.

Beslut, yttranden och andra skrivelser som föredras ska ha en beslutsmening av vilken framgår beslutande och föredragande. I en andra, direkt följande mening ska anges de som har medverkat vid den slutliga handläggningen. Den som medverkar vid beslutet har dock inte deltagit i beslutsfattandet, eftersom endast i beslutsordningen utpekad medarbetare är beslutsfattare. Bara de som har varit med vid föredragningen kan anges som medverkande vid den slutliga handläggningen, (se 28 § förvaltningslagen).

Den som medverkar vid den slutliga handläggningen har rätt att få en avvikande mening antecknad. En sådan avvikande mening ska framföras i samband med föredragningen (se 30 § andra stycket förvaltningslagen).Vid registrering, expediering och arkivering av ärenden ska HaV:s rutiner härför efterföljas.

6.3 Juridisk och ekonomisk kvalitetssäkring

Enligt beslutsordningen (bilaga till arbetsordningen) ska juridiska enheten och ekonomienheten medverka i en rad olika beslut. Syftet med medverkan är att HaV:s beslut kvalitetssäkras ur ett juridiskt och ekonomiskt perspektiv.

Den juridiska och ekonomiska kvalitetssäkringen görs avseende de i beslutsordningen utpekade frågorna, men också genom överväganden som behöver göras i till exempel projekt och enskilda frågor som inte utpekas särskilt i arbetsordningen och kanske inte heller hör till något ärende.

I de föredragnings-PM som används vid EC, AC respektive GD-föredragningar ska det framgå om Vj eller Ve har något att erinra eller inte har något att erinra mot förslaget till beslut. Om erinran finns, ska detta framgå av ett separat yttrande, som bifogas föredragnings-PM och tillförs ärendet efter dragningen.

Den juridiska eller ekonomiska granskningen ska göras av det slutliga beslutsunderlaget.

Om granskningen inte avser beslut som bereds enligt ovan utan utgör ett ställningstagande i ett projekt eller annan form av vägval i en process, ska en eventuell erinran mot förslaget dokumenteras i ett yttrande av Vj eller Ve. Ansvarig handläggare ska presentera yttrandet för styrgrupp eller liknande innan beslut fattas i den aktuella frågan och se till att yttrandet tillförs ärendet.

För GD-föredragningar gäller särskilda rutiner.

6.4 Beslutanderätt

Generaldirektören beslutar i alla ärenden som inte har delegerats enligt vad som följer av fördelningen av beslutsbefogenheter i bilagan till denna arbetsordning. Delegerad beslutanderätt innefattar rätt att binda myndigheten genom avtal och andra förbindelser (firmatecknare).

6.5 Beslut om upphandling, inköp och andra ekonomiska åtaganden

Upphandling och inköp ska ske i enlighet med myndighetens rutin för upphandling.

Juridiska enheten ska medverka i upphandlingsbeslut i enlighet med vad som följer av bestämmelserna om fördelning av beslutsbefogenheter i bilagan till denna arbetsordning.

6.6 Beslut om bidrag

Beslut om villkor för bidrag får endast ske inom ramen för de anslagsvillkor som anges för respektive anslag.

Beslut om bidrag ska dokumenteras skriftligt genom beslut med underskrift av såväl föredragande som beslutande. Av beslutet ska framgå vilken anslagspost och vilket anslagsvillkor som tillämpas för det aktuella bidraget samt i förekommande fall vilken förordning som reglerar bidragsgivandet.

Ekonomienheten och juridiska enheten ska medverka i bidragsbeslut i enlighet med vad som följer av bestämmelserna om fördelning av beslutsbefogenheter i bilagan till denna arbetsordning.

6.7 Attest

6.7.1 Intern kontroll

Den interna ekonomiska kontrollen ska säkerställa en riktig och fullständig redovisning samt att HaV:s resurser disponeras i enlighet med fattade beslut.

Attestreglerna skall medverka till att HaV i sina interna rutiner uppnår en god intern kontroll i enlighet med förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll.

6.7.2 Definition

Attest är en bekräftelse på riktigheten i ett tidigare agerande eller beslut och således ingen beslutsfunktion. Attest sker genom att därtill behörig person med sin namnteckning bekräftar att en ekonomisk transaktion är motiverad och korrekt. Fakturor, tidrapporter och reseräkningar attesteras elektroniskt.

6.7.3 Behörighet och begränsningar

Generaldirektören har en övergripande attesträtt avseende HaV:s samtliga verksamheter, konton och finansiärer. Normalt, och särskilt när generaldirektören själv har beslutat, ska dock betalningar med anledning av ekonomiska åtaganden och bidrag som har beslutats av generaldirektören attesteras av den avdelnings- eller enhetschef inom vars ansvarsområde åtagandet eller bidraget ligger. En avdelningschefs attesträtt är, när generaldirektören har beslutat, inte beloppsbegränsad. Enhetschefers attesträtt gäller upp till samma belopp som enligt bilagan avgränsar deras beslutsbefogenhet vid ekonomiska åtaganden.

Utbetalningar av bidrag som inte har beslutats av generaldirektören attesteras av behörig chef enligt fördelningen av beslutsbefogenheter i bilagan.

Attestberättigad får inte attestera inköp för betalning av det han eller hon själv har beställt för eget behov eller som mera direkt har anknytning till den egna personen (reseförskott, resekostnader, representation och liknande). I sådana fall ska i första hand närmast högre chef och i andra hand chef på samma nivå attestera utgiften.

Generaldirektörens inköp attesteras av chefen för ledningsstaben eller biträdande generaldirektören.

Chefen för ekonomienheten får attestera interna omföringar mellan samtliga verksamheter, konton och finansiärer.

Generaldirektören, och avdelningscheferna inom sitt verksamhetsområde, kan genom särskilt beslut delegera sin attesträtt även till andra anställda. Sådant beslut ska dokumenteras och delges ekonomienheten. Chefen för ekonomienheten ska alltid delta i beslut om delegering av attesträtt till andra än chefer.

6.7.4 Attestberättigads skyldigheter

Attestberättigad skall kontrollera följande.

Utbetalningsattest – faktura och rekvisition

Kontroll av att

  • utgiften följer av anskaffning som uppfyller tillämpliga regler om upphandling
  • angivna belopp är riktiga
  • verksamhet, konto och finansiär som utgiften ska belasta är riktigt angivna, och
  • i förekommande fall
    - beställning skett i överensstämmelse med beslut och att beställaren var behörig,
    - rekvisitionen står i överensstämmelse med bidragsbeslutet och dess villkor,
    - kvaliteten och riktigheten på leveransen står i överensstämmelse med avtalet/överenskommelsen och dess villkor,
    - utgifter för beställda tjänster som belastar sakanslag ska kunna hänvisas till en korrekt underskriven handling med diarienummer.
Vid kontrollen ska säkerställas att utgiften följer myndighetens instruktion och regleringsbrev.

Utbetalningsattest – rekvisition

Kontroll av att

  • utgiften faller inom HaV:s verksamhetsområde och det -område för vilken attesträtten gäller,
  • rekvisitionen står i överensstämmelse med bidragsbeslutet (i undantagsfall överenskommelsen om bidrag) med dess villkor,
  • angivna belopp är riktiga,
  • verksamhet, konto och finansiär som utgiften skall belasta är riktigt angivna.

Utbetalningsattest - reseräkningar och timrapporter

Kontroll av att

  • underlagets innehåll överensstämmer med sakförhållandet,
  • underlagets uppgifter svarar mot gällande avtal eller föreskrifter,
  • underlaget är rätt uträknat.

Omförings-och korrigeringsattest, interndebiteringar

Kontroll av att

  • åtgärden är motiverad och att belopp och kontering är riktig,
  • motiven för åtgärden klart framgår av verifikationen och att hänvisning sker till rätt underlag.

Vid attest av omföringar mellan och inom verksamheter och enheter (interndebiteringar) gäller samma regler som i övrigt enligt denna arbetsordning, dock har även ekonomichefen attesträtt för sådana omföringar. Underlag för omföringar och rättelser som ekonomienheten gjort och som avser flytt mellan verksamheter och enheter ska underrättas attestberättigad vid uppföljningstillfällen.

6.8 Utanordning och bemyndigande av betalningar

6.8.1 Utanordning

Kontroll vid betalning kallas utanordning. Med utanordning menas den handling genom vilken en person med sin namnteckning bekräftar att en attesterad utgiftsverifikation / leverantörsfaktura / lönefil får betalas.

Den som utanordnar ett belopp till betalning ska kontrollera att

  • rätt betalningsmottagare har angetts,
  • utbetalningen är rimlig till sitt belopp,
  • utgiften är attesterad av därtill behörig person.

Den som utanordnar underlag till betalning får inte vara samma person som ankomstregistrerat, bokfört eller attesterat utgiftsverifikation / leverantörsfaktura / lönefil.

6.8.2 Bemyndigande

Betalningsbemyndigande innebär att ett underlag för utbetalning godkänns att betalas ut från HaV:s konton för likvida medel. Den som bemyndigar att utbetalning verkställs får inte vara samma person som vid samma betalningstillfälle utanordnat betalningsunderlag.

6.8.3 Utsedda personer att utanordna respektive bemyndiga betalningar

Personer som får utanordna respektive bemyndiga betalningar utses enligt särskilt beslut senast 31 december varje år eller i samband med personalförändringar.

6.9 Namnteckningsprov

Namnteckningsprov för attestberättigad och utsedd utanordnare och den som är bemyndigad ska avfattas på särskild blankett och finnas hos ekonomienheten.

7. Planering och uppföljning

7.1 Planering

7.1.1 Intern styrning och kontroll

Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör följande krav.

  • Verksamheten ska bedrivas effektivt.
  • Verksamheten ska bedrivas enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av
  • Sveriges medlemskap i Europeiska unionen.
  • Verksamheten ska redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt.
  • Myndigheten ska hushålla väl med statens medel.

Väsentliga avvikelser och brister i verkställigheten av myndighetens interna styrning och kontroll ska, via närmast högre chef, med omedelbar verkan rapporteras till generaldirektören.

7.1.2 Verksamhetsplanering

Med verksamhetsplanering avses den process som årligen leder till fram till myndighetens verksamhetsplan. Verksamhetsplanen gäller för hela myndighetens verksamhet.

7.1.3 Miljöledning

HaV ska, enligt förordningen (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ha ett miljöledningssystem som integrerar miljöhänsyn i myndighetens verksamhet så att man beaktar verksamhetens direkta och indirekta miljöpåverkan på ett systematiskt sätt, bland annat ställs krav på miljöredovisning och miljöpolicy. Jfr avsnitt 7.2.3 och 7.3.2.

7.1.4 Mångfaldsplan

HaV ska ha en mångfaldsplan (jämställdhetsplan) som innefattar åtgärder för att aktivt främja lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning. Jfr diskrimineringslagen (2008:567) och förordningen (1986:856) om de statliga myndigheternas ansvar för genomförandet av integrationspolitiken.

7.1.5 Systematiskt arbetsmiljöarbete

HaV ska systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö. Arbetsmiljöarbetet definieras enligt särskilt beslut. Jfr om arbetsmiljöpolicy m.m. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete och allmänna råd om tillämpningen av föreskrifterna (AFS 2001:1). Se även avsnitt 7.3.3.

7.1.6 Systematiskt brandskyddsarbete

HaV ska i skälig omfattning hålla utrustning för släckning av brand och för livräddning vid brand eller annan olycka och i övrigt vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand. Jfr Statens räddningsverks allmänna råd och kommentarer om systematiskt brandskyddsarbete (SRVFS 2004:3). Se även avsnitt 7.3.4.

7.1.7 Ledningssystem för informationssäkerhet

HaV ska, enligt Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter (MSBFS 2009:10) om statliga myndigheters informationssäkerhet, i sitt arbete med att upprätthålla säkerhet i sin informations­hantering tillämpa ett ledningssystem för informationssäkerhet. Jfr avsnitt 7.3.5.

7.2 Uppföljning

7.2.1 Årsredovisning

HaV ska varje år lämna en årsredovisning till regeringen avseende det senast avslutade räkenskapsåret.

Generaldirektören ska i anslutning till underskriften i årsredovisningen lämna en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen är betryggande.

Generaldirektören ska också lämna ett separat uttalande/intygande i anslutning till Riksrevisionens granskning av myndighetens årsredovisning. Uttalandet/intygandet ska ge uttryck för generaldirektörens uppfattning om huruvida årsredovisningen i alla väsentliga avseenden ger en rättvisande bild enligt förordningen (2000:605) om årsredovisning (FÅB).

7.2.2 Miljöredovisning

HaV:s miljöledningsarbete ska redovisas särskilt till Miljödepartementet och Naturvårdsverket i enlighet med 20 § och bilaga 2 till förordningen (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter. Redovisningen lämnas i samband med årsredovisningen. Jfr avsnitt 7.1.3 och 7.3.2.

7.2.3 Kvartalsuppföljning

Kvartalsuppföljningen ska göras enligt ett myndighetsgemensamt formulär och innehålla

  • uppföljning och eventuell uppdatering av riskanalys,
  • uppföljning av avvikelser i relation till aktiviteter i verksamhetsplanen och i relation till beslutad budget,
  • uppföljning av personalinformation
  • uppföljning av åtgärder beslutade i anledning av revisionsrapporter

Vid kvartalsuppföljningen ska beaktas behov av revidering av verksamhetsplanen och budgeten.

I kvartalsuppföljningen deltar myndighetens ledningsgrupp samt ekonomichefen och generaldirektören.

7.3 Roller vid planering och uppföljning

7.3.1 Intern styrning och kontroll

Generaldirektören som ansvarar för tillämpning och genomförande av intern styrning och kontroll delegerar ansvaret för den interna kontrollen enligt följande.

  • Ekonomienheten ansvarar för den interna kontrollen avseende ekonomiadministration.
  • Personalenheten ansvarar för den interna kontrollen avseende personalfrågor.
  • Juridiska enheten ansvarar för den interna kontrollen avseende upphandling och avtal samt ger stöd till myndigheten om gällande rätt.
  • Avdelningen för verksamhetsstöd samordnar myndighetens övergripande arbete med riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation. Avdelningen ansvarar även för beredning av rekommendationer från såväl externrevision som internrevision för generaldirektörens beslut om åtgärder samt för uppföljning av beslutade åtgärder.

7.3.2 Miljöledningssystem

Avdelningen för verksamhetsstyrning ska samordna miljöledningssystemet och säkerställa att systemet är upprättat, infört och underhållet. Avdelningen ska också rapportera miljöledningssystemets prestanda till generaldirektören och övriga i ledningsgruppen för genomgång, inklusive rekommendationer. Jfr avsnitt 7.1.3 och 7.2.3.

7.3.3 Systematiskt arbetsmiljöarbete

Personalenheten ska samordna det systematiska arbetsmiljöarbetet genom att organisera, utbilda, dokumentera, kontrollera och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Jfr avsnitt 7.1.5.

7.3.4 Systematiskt brandskyddsarbete

Ledningsstaben ska samordna det systematiska brandskyddsarbetet genom att organisera, utbilda, dokumentera, kontrollera och följa upp det systematiska brandskyddsarbetet. Jfr avsnitt 7.1.6.

7.3.5 Ledningssystem för informationssäkerhet

Säkerhetsansvarig ska tillsammans med chefen för enheten för IT-styrning och analys samordna arbetet med ledningssystem för informationssäkerhet. Jfr avsnitt 5.2.1 och 7.1.7.

7.3.6 Informationsägare

En informationsägare ansvarar för en angiven del av de informationsmängder som myndigheten hanterar. Ansvaret innefattar klassificering av informationen (informationsklassificering), att säkerställa vidareutnyttjande av informationen, att hålla informationen uppdaterad och säkerställa att informationen bevaras på rätt sätt.

Informationsägaren ska se till att informationsmängden

  • klassificeras enligt Havs- och vattenmyndighetens rutin för informationsskydd och mall för informationsklassificering
  • tillgängliggörs för vidareutnyttjande enligt gällande regelverk (bl.a. PSI och Inspire) med beaktande av sekretessbestämmelser och personuppgiftsskydd enligt Havs- och vattenmyndighetens policy och rutin för vidareutnyttjande av information,
  • bevaras enligt Havs-och vattenmyndighetens policy för registrering, expediering och bevarande av allmänna handlingar samt rutin för bevarande av elektroniska handlingar.

Informationsägaren ska före beslut om fastställande av informationsklassificering samråda med juridiska enheten och i förekommande fall objektägaren och IT-enhet samt övriga som behövs för att genomföra ovanstående punkter.

Informationsägare för en specifik informationsmängd ska normalt vara chefen för den enhet som enligt arbetsordningen ansvarar för den verksamhetsprocess som informationsmängden tillhör. Informationsägaren behöver således inte vara samma person som objektägaren. Om det finns särskilda skäl kan annan funktion eller namngiven befattningshavare utses till informationsägare av GD. Om flera enheter ansvarar för informationsmängden i fråga och det är oklart var ansvaret ska ligga, ska en informationsägare utses av GD. Jfr avsnitt 1.6 i bilagan.

8. Interna styrdokument

Med interna styrdokument avses fastställda dokument som uttrycker mål, grundprinciper för handlande, ansvarsfördelning, instruktion, rutinbeskrivning eller anvisning om lämpligt tillvägagångssätt. Den avdelning eller enhet som i arbetsordningen pekas ut som ansvarig för en speciell uppgift eller arbetsområde ska vid behov upprätta relevanta styrdokument och kontrollera att dessa efterföljs. Alla anställda har ett ansvar att följa fastställda styrdokument.

Utöver denna arbetsordning fastställs övriga verksövergripande interna styrdokument som något av följande.

Vision

Beskrivning av en framtida idealbild. Myndigheten använder detta begrepp som beteckning endast på ett verks- och verksamhetsövergripande styrdokument.

Strategi

Pekar ut mål för vad vi vill uppnå inom ett eller flera av våra verksamhetsområden samt valda handlingsalternativ för hur vi skall nå dessa mål. En strategi ska tydliggöra för oss själva och vår omgivning hur vi väljer att prioritera genomförandet av vår verksamhet samt vara ett stöd vid planering och vid operationella vägval. En strategi ska vara tidsbegränsad.

Policy

Beskriver organisationens handlande inom ett visst område och som anställa har ansvar för att följa.

Rutin

Manual, checklista och anvisning, tillvägagångssätt som anställda har ansvar för att följa.

Plan

Sammanställning av tidsbundna aktiviteter för att uppnå uttalade mål. I ett plandokument kan även strategi för att uppnå planens mål redovisas.

Dela på Facebook Dela på Twitter Skicka e-post Skriv ut

Taggar: Anställning Styrdokument Chef