Dela på Facebook Dela på Twitter Skicka e-post Skriv ut

Tips inför videomöte

Här är en checklista i fem steg för lyckade videokonferenser och online-möten, för dig som är mötesledare på HaV.

Inför – en bra mötesomgivning

  1. Se till att inte ha en massa plock runt dig.
  2. En neutral och prydlig bakgrund minskar risken för att övriga deltagare blir distraherade.
  3. Undvik störande ljus. Det kan blända eller försämra kvaliteten för dig eller andra deltagare.
  4. Kolla vinkeln på din kamera ­​så de övriga deltagarna ser dig rakt framifrån, och kan få ögonkontakt.
  5. Testa allting innan det riktiga mötet så du ser att allting fungerar som det ska.
  6. Ha alla dokument och annat du kan behöva nära till hands.
  7. Ta en snabb titt i spegeln, kolla att du ser presentabel ut och att du är klädd passande för den typen av möte som du deltaga i.

Inför – förbered ditt innehåll

  1. Mejla ut uppkopplingsinformationen och ange lokal.
  2. När du bjuder in till mötet, specificera vad mötet ska handla om. Berätta vad som förväntas av deltagarna så de kan förbereda sig.
  3. Definiera målet med mötet,­ för dig själv samt vad deltagare får ut av att delta.
  4. Ha koll på vilka som deltar. Om mötet är med externa samarbetspartners eller andra som är nya för dig: läs in dig på vilka de är och vad de gör, via till exempel LinkedIn, så du har koll på vilka du pratar med.
  5. Förbered en dagordning för mötet som visar vad ni ska prata om, i vilken ordning och hur lång tid mötet kommer ta.
  6. Förbered en presentation.
  7. Om du inte har en presentation, skriv ner vad du ska prata om, mötesdatum och dina uppgifter i ett dokument på skärmen. Ha sedan ett tomt dokument tillgängligt för kommentarer under mötet.

Övriga förberedelser

  1. Stäng ner alla öppna fönster och program i datorn som du inte behöver.
  2. Ha ett glas vatten till hands.
  3. Skapa en mapp på skrivbordet för alla dokument som behövs under mötet.
  4. Ha en klocka till hands så att du följer tidsschemat.

Under mötet

  1. Starta allt i förväg. ­Starta gärna kameran/videon eller det program som mötet ska hållas i (till exempel Skype, Adobe Connect med flera), cirka fem minuter före mötets starttid.
  2. Välkomna övriga deltagare när de ansluter sig och försök att hålla igång ett samtal (där alla involveras) tills alla är närvarande och redo att börja.
  3. Inled med att förklara varför mötet hålls. Förklara vilket samtalsämnet (eller vilka ämnen) som ni ska fokusera på.
  4. Spela in möte​t. Kontrollera att alla deltagare är med på att bli inspelade först.
  5. Dela din skärm och för protokoll. På så sätt kan alla hänga med och ta del av vad som bestäms, vem som ska göra vad och så vidare. Detta gör att inga missförstånd uppstår och bidrar till både samförstånd och transparens.

Efter mötet

  1. Dela mötesinspelningen, även med inbjudna som inte hade möjlighet att delta.
  2. Dela mötesprotokoll, eventuella uppgifter och övriga aktuella dokument. Använd dig av ett enkelt program där alla deltagare har lätt att komma åt allting. Exempelvis kan du använda OneNote.
  3. Hitta förbättringsmöjligheter. Kolla genom din mötesinspelning för att se om det finns förbättringsmöjligheter inför nästa möte.
Dela på Facebook Dela på Twitter Skicka e-post Skriv ut

Publicerad: 2016-05-19
Uppdaterad: 2017-11-13

Hjälpte informationen på sidan dig?

Kontakta sidansvarig Webbredaktionen