Dela på Facebook Dela på Twitter Skicka e-post Skriv ut

Ny handledning hjälper dig i hanteringen av allmänna handlingar 

Leone Linder är verksarkivarie på HaV och ingår inom projektet Dataskyddsförordningen. Här ger hon en uppdatering om hur arbetet i projektet går.

– I projektet stöttar jag de frågor som kan tänkas komma upp gällande dokumenthantering/dokumentstyrning, slutarkivering samt gallring. Jag jobbar med strategiska bevarandefrågor, informationskartläggning, klassificering av information, offentlighet och sekretess och vilka föreskrifter och lagkrav vi har att förhålla oss till på HaV som statlig
myndighet.

– Arbetsuppgifter inom det här området är vardag för mig men som deltagare i det här projektet har det blivit tydligt att det finns ett behov av en samlad information om hur vi ska hantera allmänna handlingar på HaV (alltså den information vi dagligen arbetar
med). För att möta upp behovet så har jag gjort en enkel handledning som kan sägas vara en sammanfattning av våra viktigaste policys för hantering av allmänna handlingar och som förhoppningsvis ska kunna vara ett stöd för de flesta medarbetare.

Här hittar du handledningen.PDF

– Det mesta av den information som vi dagligen arbetar med är digital och vad gäller frågor om digitalt bevarande och upprättande av bevarandeplaner som förvaltningsobjekten enligt lagkrav ska göra så svarar jag på det. Lagen är teknikneutral och att framtidens bevarande av information ska ske digitalt, säger Leone.

Gällande frågor om diarieföring vänder man sig bäst till registraturen. De kan svara på hur diarieföring går till i praktiken och vad du som handläggare på HaV bör tänka på vid registrering av handlingar.

– Har du frågor kring bevarandeplaner, dokumenthantering och gallring så kontaktar du mig, säger Leone.

Påminnelse inför årsskiftet

Lena Linderos, registrator på HaV, vill också påminna om att medarbetare bör se över och om möjligt avsluta öppna ärenden innan årsskiftet så att de inte i onödan kommer med på den så kallade JK-listan, förteckning till Justitiekanslern över ärenden som inkommit till myndigheten till och med 30 juni och som inte är avslutade senast
vid årsskiftet. De ärenden som inte är avslutade måste alltså myndigheten redovisa till JK senast 1 mars med upplysning om vilken som är den senaste vidtagna åtgärden i ärendet.

Fler nyheter om dataskyddsförordningen

Publicerad: 2017-12-08

Sidansvarig: Webbredaktionen