Dela på Facebook Dela på Twitter Skicka e-post Skriv ut

Beställ tjänster och felanmäl brister i våra lokaler

Serviceportalen är vår tjänst för beställningar som handlar om reception, uppvaktningar och lokalfrågor.

Här gör du dina beställningar i Serviceportalen

Vi har delat in tjänsten i tre rubriker – allmänt, beställningar och passerkort.

Allmänt

Under fliken allmänt finner du följande:

Lokalfrågor

Här anmäler du brister i våra lokaler och beställer inredning, möbler och stolar. Här går det även bra att beställa vaktmästeritjänster

Uppvaktning

Här anmäler du om du önskar möblering, dukning för avtackningar eller liknande. Notera att denna tjänst endast tillhandahålls inom kontorstid.

Glöm inte att ange datum, tid och hur många ni blir och om ni vill ha förbryggt kaffe eller te.

Mötesbokning (konferensbokning)

Här föranmäler du större konferens till receptionen. Meddela datum och tid för mötet samt beskriv mötet i en rubrik. Bifoga deltagarlista så att besökskort kan produceras på förhand.

Checklista för möten på HaV med externa gäster.

Övriga frågor

Här kan du meddela felanmälan allt som inte överensstämmer med någon annan rubrik.

Beställningar

Under den andra fliken, beställningar, finner du följande:

Beställa kontorsmaterial

Här kan du lägga beställningar på kontorsmaterial inom stapels avtalet. Notera att vanligt förekommande kontorsmaterial finns i respektive skrivarutrymme.

Beställa ergonomiska hjälpmedel

Här beställer din chef ergonomiska hjälpmedel såsom utifrån ergonom eller företagshälsovård rekommendation. Till exempel ståmattor, specialstolar, mousetraps, handledsstöd mm

Passerkort

Vid kvittering av passerkort from den 1 september 2019 får medarbetaren skriva på en kvittens. Kvittensen innebär ett intygande om att mottagaren antar följande riktlinjer:

  • Passerkortet är ett värdeföremål som representerar det sammanlagda värdet av allt som förvaras i de utrymmen till vilka passerkortet ger tillträde till.
  • Passerkortet ska förvaras på ett betryggande sätt, då ett förlorat kort kan medföra kostsamma åtgärder och ökad risk.
  • Förvara koden på ett betryggande sätt, lämna inte ut koden till någon annan samt skriv inte koden på kortet eller motsvarande
  • Vid förlust av kortet ska detta anmälas direkt till din chef som i sin tur utan dröjsmål anmäler förlusten på intranätet ’’Serviceportalen-Passerkort”

Vid uthämtning av passerkort ska medarbetaren legitimera sig med giltig legitimation. Legitimering sker helt enkelt för att säkerställa att det är rätt person som hämtar ut kortet.

Med anledning av dessa riktlinjer kommer möjligheten att få nya kort efter förlust eller låna temporära passerkort begränsas till max 3 gånger. Därefter får samtal föras mellan medarbetare, ansvarig chef och EC -Va huruvida passerkortet behandlats som ett värdeföremål enligt villkoren och hur tillträde till arbetsplatsen ska beredas för medarbetaren.

Frågor och svar om passerkort

För chefer: Hur beställer jag ett kort till min medarbetare?

Anmälan av nytt kort görs i Serviceportalen

  • Receptionen meddelar via mail/Jira när kortet är klart för uthämtning.En notis om att ärendet är löst kommer mailas till beställaren/ ansvarig chef
  • Medarbetare legitimerar sig och skriver på kvittensen
  • Kortet lämnas ut till medarbetare
Publicerad: 2 oktober 2019
Vad gör jag om jag glömt mitt kort?
  • Ansökan om temporärt kort görs i Serviceportalen eller ring vaktmästare på 010-698 61 61 eller enhetchefen för Va på 073-660 75 03.
  • Återkoppling om avhämtning av passerkortet sker via mail/Jira
  • Medarbetaren får legitimera sig och skriva på ytterligare en kvittens för lånekortet
  • Vaktmästare lämnar ut ett lånekort
  • Lånekortet återlämnas vid dagens slut antingen till vaktmästare, enhetschefen/Va eller i brevlådan vid receptionen/utgången plan 2.
Publicerad: 2 oktober 2019
Vad gör jag om jag tappat bort mitt ordinarie kort eller lånekortet?
  • Vid förlust av kortet ska detta meddelas till din chef omedelbart
  • Anmäl även förlusten direkt i Serviceportalen
  • Ditt kort spärras
  • Beställ ett nytt kort enligt ovan
Publicerad: 2 oktober 2019
Vad gör jag om jag glömt min kod?

Kontakta receptionen som har alla koder.

Publicerad: 2 oktober 2019
Jag kommer inte in överallt där jag behöver med mitt kort?
  • Rapportera ditt ärende i serviceportalen under rubriken Lokalfrågor och beskriv vilka lokaler du behöver ha tillgång till
  • Du får svar om när du har tillträde igen du via mail/Jira
Publicerad: 2 oktober 2019
Hur behandlas mina personuppgifter?

HaV behöver behandla personuppgifterna som du lämnat i kvittensblanketten för att kunna administrera tillträde till HaV:s lokaler och förebygga säkerhetsrisker som exempelvis otillbörligt tillträde till lokalerna, stöld samt hot och våld.

Den rättsligagrunden för att behandla dina personuppgifter är att behandlingen är nödvändig för att HaV ska kunna utföra denna uppgift, det vill säga fullgöra en uppgift av allmänt intresse. HaV behandlar ditt födelsedatum eftersom det krävs för en säker identifiering av den som kvitterat ut passerkortet. Dina personuppgifter behandlas av enheten för arkiv och service på HaV. Personuppgifterna behandlas för syftet ovan framtill att passerkortet lämnas tillbaka, därefter raderas dina personuppgifter.

Du hittar mer information om dina rättigheter när HaV behandlar dina personuppgifter.

Publicerad: 2 oktober 2019

Nyheter om lokaler

Dela på Facebook Dela på Twitter Skicka e-post Skriv ut