Uppföljning och förbättring

Utvärdering och förbättring av projekt, där alla deltar och bidrar med tankar.

illustration för verktyget uppföljning och förbättring

Foto: Peter Nolbrant

Tid

4-8 timmar beroende på antal deltagare i smågrupperna och antal smågrupper.

Antal

Lämpligast 4-6 personer per smågrupp. Storgruppen kan vara upp till 100 personer utan större problem.

Hur

  1. Allas tankar är nödvändiga och det är viktigt att ge samma utrymme för alla att komma till tals. Arbetet består med fördel av två delar, dels vad som fungerar bra och det ni är nöjda med samt det som är problem och upplevs som bekymmer. Viktigt är att utgå från det ni själva känner är angeläget.
  2. Dela in i smågrupper 4-6 personer per grupp. Bestäm en tid för återsamling till storgruppen.
  3. Starta med egen reflektion var och en på några minuter till cirka 20 minuter beroende på vad som passar. De tankar som ni får noterar var och en på lappar (post-it eller andra lappar). Det är bra att poängtera att det ska vara minneslappar så ni behöver inte tänka så mycket på formuleringen. En sak skrivs på varje lapp. (Om ni vill snabba upp processen kan ni begränsa antalet lappar till exempelvis 3-4 stycken för det som är bra respektive problem.
  4. Därefter sätter ni er i smågrupperna. I gruppen går ni laget runt så att var och en får berätta om sina lappar och samtidigt lägga ut dem på bordet. Bäst är att ta en lapp åt gången och alltså göra flera rundor tills alla lappar är utlagda och förklarade. Bra att utse en person som ser till att alla kommer till tals.
  5. När alla gjort detta sorterar gruppen dem i högar/grupper med lappar som handlar om samma sak. Alla i gruppen ska vara överens. Om ni inte är det får ni bilda fler högar. Varje hög ges sedan en rubrik som sammanfattar innehållet i högen och som lämpligen skrivs på en lite större lapp som kan läsas på håll.
  6. Slutligen berättar grupperna för övriga vad gruppen kommit fram till och rubriklapparna tejpas upp på en tavla eller vägg så att alla ser. Eventuellt kan de små post-it lapparna fästas på rubriklappen så att dessa följer med. Rubriklapparna på väggen kan åter sorteras så att rubriker som storgruppen tycker hör ihop sätts samman.
  7. Nästa steg kan vara att utgå från problemen för att se hur dessa kan lösas. Var och en kan välja det problem som den berörs mest av och tycker är viktigast. Fundera först varför detta är ett problem? Notera själv eller intervjua varandra.
  8. Nästa fråga är hur problemet kan lösas. Detta görs med fördel genom intervjuer där ni frågar och lyssnar på varandra.
  9. Notera de svar som kommer fram så att de kan sammanställas.
  10. Resultaten bör dokumenteras så att det kan skickas ut till alla deltagare och till personer som inte kunnat närvara.

Vad behövs?

  • Processledare med erfarenhet är fördel men processen kan genomföras med ledning från någon i gruppen.
  • Post-it lappar eller annat och pennor.
  • Tuschpennor som syns på håll.
  • Tejp
  • Kamera för dokumentation.

Att tänka på

  • Allas tankar är värdefulla och det är viktigt att ge samma utrymme för alla att komma till tals. I smågrupperna kan ni utse en person som får i uppgift att se till att alla får ungefär lika mycket tid och att och att ni inte fastnar i argumentation.
  • Det är bra att poängtera att det ni skriver på post-it lapparna är minneslappar. Det handlar inte om att prestera välformulerade tankar på lapparna. I smågruppen kan ni sedan förtydliga vad ni menar genom att berätta. Här kan ni också få hjälp genom att gruppen ställer frågor så att ni kan utveckla det ni tänker.

Läs mer

Publicerad: 2019-11-11
Sidansvarig: Webbredaktion